السوق اليوم مليء بالمنتجات القائمة على التكنولوجيا والتي لا بد منها من أجل المنافسة. تطورت البرامج والتطبيقات إلى ترسانة أكثر ديناميكية من أجل الكفاءة ؛ والأجهزة الأكثر ذكاءً قللت من الحاجة إلى تدريب جماعي وصارم للموظفين. ونتيجة لذلك ، تغيرت البنية التحتية التنظيمية للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم من وظيفية إلى أكثر اعتمادًا على المشاريع. مع هذا التحول ، احتاجت ديناميكيات الشركة وإجراءاتها أيضًا إلى تغيير للتكيف مع التغييرات. المعضلة الأكثر وضوحا هي كيفية إنشاء مديري المشاريع أو المسؤولين الحاليين للمشاركة بشكل ديناميكي مع تحول الشركة في الهيكل التنظيمي ، وبالتالي إنتاج عملية أكثر نجاحًا على أساس المشروع. يتطلب تطوير مديري المشاريع التدريب على إدارة المشروع من أجل تسهيل إجراء أفضل ، وزيادة الكفاءة إلى أقصى حد ، وتعزيز الإجراءات وكذلك تحسين الأداء العام.
حدد المشكلة:
القضية الحاسمة هي تطوير المديرين الوظيفيين الحاليين إلى مديري مشاريع من أجل معالجة المبادرات أو المشاريع بنجاح والتي أصبحت الآن الإجراء التشغيلي العادي للشركة. كيف عملت الشركة منذ سنوات من الإدارات الوظيفية المختلفة التي تعمل في مهمة عمليات محددة قد تغيرت إلى المزيد من المبادرات القائمة على المشاريع ، مع العمل الذي تم التعامل معه من قبل مجموعة من الموظفين من إدارات متعددة. أدى هذا التغيير إلى ظهور مشكلة حيث لا توجد إجراءات مطبقة لمتابعة ، أو أي شكل من أشكال العمليات القابلة للتطوير أو أي قياسات نجاح لأي مشروع بدأ. هناك العديد من المرات التي تم فيها إكمال المشاريع والمبادرات ولكن لا توجد مؤشرات رسمية لعملية ناجحة أو فاشلة أو توثيق للتدابير القابلة للتطوير. لذلك ، من الناحية التشغيلية – يبدو أنه يعمل بشكل جيد ولكن هناك فرص ضائعة يمكن أن تكون مفيدة للمؤسسة.
تحليل مهام وشروط الوظيفة:
المهمة الأولى هي تقييم الإجراءات الحالية المعمول بها لإنشاء خط أساس للقياس. يعد توثيق كيفية تلقي المشاريع أو المبادرات وتفويضها مكانًا جيدًا للبدء. يجب أن يكون هذا بمثابة المهمة الأولى للتحليل في العملية. يتضمن ذلك توثيق نسبة نجاح المدير الحالي من حيث عدد المشاريع التي أكملوها بنجاح وكذلك عدد المشاريع التي يتعاملون معها في أي نقطة معينة. إن تقييم خبرة المدير ومجموعات المهارات في إدارة المشاريع يضر بنجاح المشروع أو فشله. سيساعد هذا أيضًا في توثيق مصفوفة المعرفة لتناسب الأدوار المختلفة في فريق إدارة المشروع. مع الظروف الحالية مثل تدفق العديد من المشاريع ، هناك قيود واضحة مثل الوقت لإنهاء التسليم وكذلك إدارة ساعات العمل الحالية. نظرًا لأن المشروع يأخذ دورة الحياة في الشركة ، هناك حاجة أيضًا إلى التقييم المستمر لإدارة جوانب مختلفة من التغييرات.
حدد أسباب المشكلة:
لا مفر من التحول في الهيكل التنظيمي. كل شركة في مرحلة ما ستغير اتجاهها لجني الأرباح. ستتغير الشركة إذا طلب السوق خدمة أو منتجًا أو حلًا مختلفًا. تبنت العديد من الشركات الملموسة الآن الإنترنت وأطلقت استراتيجياتها للتواجد عبر الإنترنت. تحولت الشركات الأخرى تمامًا إلى التشغيل عبر الإنترنت فقط. سبب المشكلة هو أن الشركة يجب أن تلتزم بالعملية القائمة على المشروع وللقيام بذلك ، يحتاج المديرون وكل من يشارك في تشغيل معالجة المشاريع إلى اكتساب المعرفة بثقافة إدارة المشروع. يعد الموظفون الذين يمتلكون خبرة سابقة في إدارة المشاريع أمرًا رائعًا في تطوير فريق المشروع. ولكن ، مع عدم وجود فريق دعم لرحلة ناجحة في إنجاز المشروع في الوقت المناسب ، وفي حدود الميزانية وجودة المخرجات للتسليم ، تصبح مهمة صعبة للغاية. بصرف النظر عن هذه الحقيقة ، هناك أيضًا مسألة تحليل الأداء. كيف ستقيس الشركة كفاءة الفريق في تنفيذ مهمته في مشروع دون إنشاء نهج منهجي ونظامي في عمليتهم؟ كيف يمكن للشركة أن تجد أي مجال للمناورة للنجاح إذا لم يكن هناك خط أساس للإجراء كنقطة انطلاق في خارطة طريق للتحسين؟ في النهاية ، السبب هو أنه لا يوجد تدريب على الإجراءات في تنفيذ المشروع ، ولا توجد إرشادات يجب اتباعها لتحقيق النجاح.
حدد نتيجة الأداء المطلوب:
هناك العديد من نتائج الأداء التي ترغب الشركة في تحقيقها في التدريب على إدارة المشاريع. النتيجة الأولية هي أن يكون كل من يشارك في أي مشروع على اطلاع جيد ودراية في جانب إدارة المشروع. الإلمام بممارسات وإجراءات إدارة المشروع هو الهدف الأول للتدريب ؛ لتكون قادرًا على تحديد وتحديد المشروع الذي سيتم إدارته. يعتبر فهم دورة حياة المشروع هو الأولوية الثانية ، بحيث يمكن للمديرين تحديد أولويات الوقت والجداول الزمنية بشكل أفضل من أجل العمل مع المشاريع الحالية الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أيضًا تحديد المراحل المختلفة وترتيبات الترتيب لدورة الحياة لمزيد من الوضوح بشأن الخط الزمني للمشاريع. تخصيص الموارد هو التالي في نتيجة الأداء المطلوب. يحتاج مدير المشروع إلى تطوير عملية منهجية لتخصيص الأموال ، وجدولة الجداول الزمنية للموظفين لتجنب العمل الإضافي ، وإدارة المخاطر لتكون على دراية أفضل بالنفقات غير المتوقعة ونهج منهجي في تحسين تحفيز الموظفين. قبل كل شيء ، تحتاج الشركة إلى خط أساس أداء للعملية من أجل زيادة الكفاءة في مساعي المشروع المستقبلية.
حدد توقعات التدريب الخاص بك فيما يتعلق بالنتيجة:
يتمثل التصميم العام للتدريب في تطبيق المعرفة بمنهجية إدارة المشاريع ، لمنح مديري المشاريع طريقة مباشرة للالتقاء للعمل معًا في كيفية ، وماذا ، ومتى المشاريع. سيعطي هذا المديرين وفريقهم ثقة أكبر في أي مشروع سيكونون مهمة يقومون بها لأنهم سيكونون قادرين على تحديد المعلمات المختلفة لعملية إدارة المشروع وتنفيذها. يجب أن يوفر التدريب أيضًا عمليات لتطبيقها في تخطيط وتنفيذ وإدارة فعالة لتطوير نهج مبسط مثل تصنيف وتخصيص الموارد اللازمة لمكانها الصحيح. مع نتيجة التدريب ، سيتمكن مديرو المشاريع من التعرف على أهداف مثل إعداد الميزانية والتخطيط والجدولة وإدارة المخاطر التي ستسمح بتدفق أفضل في تنفيذ العمل إلى أي مشروع.
