في مقالتي السابقة بعنوان “الاتصال في مكان العمل – وجهة نظر الممارس” ، كنت قد اقترحت نشر استراتيجية كجزء من نهج شامل لتواصل الموظفين.
فقط لإعادة التأكيد ، كنت قد اقترحت أن الاتصال في مكان العمل هو عملية ذاتية الاستدامة تساعد المنظمة في تحقيق أهدافها من خلال ؛
- ربط مختلف مستويات التسلسل الهرمي والوظائف ؛
- الاعتراف بالموظفين حول رؤية المنظمة وقيمها وأهدافها لتجنيد التزامهم ؛
- مساعدة الموظفين على التعرف على أنفسهم من خلال رؤية المنظمة وتمكينهم من تحديد أولويات أعمالهم ؛ و
- مساعدة المنظمة على تحقيق الانفتاح والثقة المتبادلة وتطوير التطابق بين الأهداف والجهود التنظيمية والفردية.
هنا ، سأشرح بالتفصيل جوهر استراتيجية الاتصال في مكان العمل. قبل أن نبدأ ، دعونا نحمل معنى مشتركًا للاستراتيجية على أنها “خطة عمل مصممة لتحقيق هدف طويل الأجل”.
يعتبر الاتصال في مكان العمل إلى حد ما أقرب إلى “الإعلان الداخلي” مع توضيح نهج “فوق الخط” و “أسفل الخط”. الغرض الأساسي من استراتيجية الاتصال في مكان العمل هو إبقاء الموظفين على اطلاع دائم طوال الوقت فيما يتعلق بالوضع الحالي للأعمال ، والآفاق المستقبلية ، والقضايا المتعلقة بوظائفهم ومهنهم ، وظروف السوق ، وما إلى ذلك ، وهو أمر ضروري لتحقيق قدر أكبر من التطابق بين التنظيمي و الفردية والأهداف والجهود.
إذن ما هي العناصر الأساسية لاستراتيجية اتصال سليمة في مكان العمل؟
تطوير الإستراتيجية
لا فائدة من افتراض ما يود الموظف معرفته أو ما يجب أن يعرفه. إنها فكرة عامة كما أنها مهمة شاقة. أثناء تطوير استراتيجية الاتصال في مكان العمل ، يجب على المنظمة أن تأخذ في الاعتبار جوانب مثل التركيبة السكانية للموظفين ، ومتوسط الملف التعليمي ، ومتوسط العمر الشخصي ، والتنوع الثقافي ، وإتقان اللغة ، وما إلى ذلك. يودون معرفة أعمال المنظمة وكذلك عن وظائفهم ومهنهم. في حين أن كل موظف لا يحتاج إلى تلقي جميع المعلومات ، يجب عليه بالتأكيد الحصول على ما هو مناسب له أو لها في الوقت المناسب.
تصنيف المعلومات أو البيانات
بعد تحديد “ماذا ومتى وكيف” يرغب الموظفون في معرفته ، يجب تصنيف كل قطعة من حيث الأهمية والجمهور المستهدف. يجب أن يشمل التصنيف أيضًا من يجب أن يعرف ماذا ومتى وكيف ومن من. النقطة الجوهرية هي أن للموظفين الحق الأول في الحصول على معلومات حول المنظمة ، وإذا عرفوا عن منظمتهم من الوكالات الخارجية ، فإن المنظمة ستفقد المصداقية. هذا المكون له وزن قائم بذاته أيضًا عندما لا يكون لدى المنظمة استراتيجية للاتصال في مكان العمل.
دورية الاتصال
التواصل المتكرر للغاية أو نادر الحدوث – كلاهما غير فعال. لذلك ، يجب أن يكون لكل معلومة دورية ترحيل محددة. والتشابه هو مع صحيفة الصباح اليومية التي يجب أن تأتي كل صباح وصحيفة تابلويد نصف شهرية والتي يجب أن تأتي كل خمسة عشر يومًا. بالطبع ، في حالة الطوارئ أو المواقف الخاصة ، يجب نقل المعلومات على الفور. لا جدوى من تلقي المدعو دعوة الزواج بعد عودة الزوجين من شهر العسل.
لغة التواصل
من الضروري نقل المعلومات باللغة التي يفهمها الموظفون. لا يمكن أن تكون اللغة الإنجليزية شكسبيرية عندما تكون شركة روسية. الطريقة الأكثر تفضيلاً هي نقل المعلومات في نفس الوقت باللغة الإنجليزية وكذلك باللغة العامية و / أو اللغة الوطنية (إذا لم تكن اللغة الإنجليزية هي اللغة الوطنية). من المفيد أيضًا استخدام العناصر المرئية ومقاطع الفيديو حسب الموضوع. عند التواصل باللغة العامية ، من المهم أن يكون لديك ترجمة وليس ترجمة. الهدف الأساسي من هذا المكون هو الوصول إلى أكبر عدد ممكن من الموظفين.
قنوات الاتصال
هذا عنصر صعب في استراتيجية الاتصال في مكان العمل. الأمر متروك تمامًا للمؤسسة للابتكار في هذه الجبهة. يجب أن تركز الإستراتيجية حسب التصميم فقط على القنوات الرسمية حيث أن للقنوات غير الرسمية أغراض وآثار مختلفة. إذا ما هي الخيارات؟
- البرنامج التعريفي / جولة / فيلم وتفاعل مكثف (نعم ، أعني مكثف) مع كبار اللاعبين حولها
- كتيب التعريفي والتنشئة الاجتماعية المصمم جيدًا مع المرئيات والتركيز على القيم والأخلاق
- مجلة / نشرة إخبارية ثنائية اللغة أو ربع سنوية (مطبوعة وكذلك إلكترونية) بمظهر المصمم
- الرسائل النصية الجماعية (يمكن أن تكون أداة قوية لنقل الأخبار المثيرة)
- تم تحديث “قسم الموظفين” على موقع الشركة (يمكن الوصول إليه فقط من خلال أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية)
- اجتماعات مراجعة الفريق أو القسم على أساس شهري (يجب أن يبدأ كل اجتماع من هذا القبيل بموجز عن حالة الأعمال العامة ومن ثم يجب مناقشة جدول أعمال القسم فقط)
- التعاميم أو رسائل البريد الإلكتروني (على سبيل المثال ، مشاركة نتائج الأعمال الفصلية / السنوية مع جميع الموظفين دفعة واحدة) من الرئيس التنفيذي أو أحد كبار المسؤولين وعرض نسخة أو نسخة مكتوبة بحروف صوتية في جميع الأماكن البارزة
- عرض رؤية المنظمة ورسالتها وقيمها في الأماكن الأكثر وضوحا بالتصاميم المناسبة. يجب أن يلفت هذا العرض الانتباه على الفور.
- اللوحات / اللوحات التقليدية والرقمية حسب وقت المعلومات
- شاشات الكمبيوتر / الوقوف الدائم
- أحداث التدريب (أداة مكثفة للغاية للتواصل مع الموظفين)
- المدونات الرسمية / منصات الدردشة
- لقاء سنوي أو نصف سنوي
- خطابات رسمية تُعطى للموظفين (خطاب عرض ، خطاب تعيين ، خطاب تأكيد ، خطاب مراجعة تعويض ، خطاب ترقية ، خطاب تحويل ، خطاب اعتراف ، خطاب إنهاء ، إلخ.)
عملية التعليقات
هل يتعرف الموظفون على المنظمة ما يحتاجون إلى معرفته؟ هل يجدون المحتوى وثيق الصلة؟ هل هم قادرون على ربط أدائهم وخبراتهم بأداء المنظمة (باستثناء تأثير العوامل الخارجية)؟ هل يتلقون المعلومات حسب الدورية الموعودة؟ هل يجدون اللغة واضحة ووسائل الإعلام مناسبة؟ لا يمكن لأي اتصال أن يكون فعالاً إذا لم يكن ذا اتجاهين ومفهوم بشكل صحيح. لذلك ، من العملي إجراء فحص دوري لفعالية المحتوى والقناة والوتيرة واللغة وما إلى ذلك.
مجموعة الأساسية
يجب أن يعهد إلى مجموعة من الموظفين بمسؤولية ضمان التنفيذ الفعال لاستراتيجية الاتصال. يجب أن تضم المجموعة رئيس الموارد البشرية ، ورئيس أعمال معين واحد على الأقل ، ورئيس الاتصالات المؤسسية ، ورئيس العلاقات العامة ، واثنين من ممثلي الموظفين على الأقل. سيكون من الحكمة أن يكون لديك توازن جيد بين الأعضاء الذكور والإناث وكبار السن والصغار. الشباب لديهم الأفكار والطاقة وقدامى المحاربين لديهم الحكمة. مثل تصنيف المعلومات أو البيانات ، يمتلك هذا المكون أيضًا وزنًا قائمًا بذاته.
استنتاج
الإفراط في التواصل أفضل من نقص التواصل. المعلومات في السياق التنظيمي هي غذاء أساسي للفكر وتوليد الأفكار والمناقشة واتخاذ القرار والعمل. لذا فإن وجود إستراتيجية واضحة المعالم للتواصل في مكان العمل وضمان تنفيذها الفعال هو بالتأكيد أمر حيوي لنجاح أعمال المنظمة. قد يكون التواصل حارًا في بعض الأحيان ، لكن السمات المميزة الحقيقية له هي حسن التوقيت والكفاية والواقعية واللغة والوصول. قال أحدهم بجدارة أن “المهارة في فن الاتصال ضرورية لنجاح القائد. لا يمكنه / يمكنها إنجاز أي شيء ما لم يكن قادرًا على التواصل بشكل فعال”.
اسمحوا لي أن أنهي المقال باقتباس من أنتوني روبينز – “للتواصل بشكل فعال ، يجب أن ندرك أننا جميعًا مختلفون في الطريقة التي ندرك بها العالم ونستخدم هذا الفهم كدليل لتواصلنا مع الآخرين”.
