يتطور العالم بسرعة تغذيه التقنيات الجديدة الموجودة لخلق كفاءات لم يخطر ببالها أنها ممكنة. في إدارة القوى العاملة ، تفكر العديد من الشركات في اعتماد تقنيات جديدة مثل نظام الحضور والانصراف لخلق الكفاءات وتوفير المال.
يعد تتبع وقت الموظف وحضوره إحدى المهام المركزية لأي عمل تجاري.كشف رواتب يجب حسابها وفقًا لساعات العمل الفعلية ، وليس وفقًا للساعات المجدولة أو التقديرات الفردية للمدة التي قضاها موظف معين في الوظيفة. ينصب التركيز الرئيسي لهذا النظام على المساعدة في الحفاظ على قوة عاملة كفؤة ومنتجة وفعالة من حيث التكلفة.
عندما تصبح المنظمات أكثر ديناميكية ، يصبح تحسين مكان العمل أكثر صعوبة. يعني الاستخدام الواسع النطاق للأجهزة المحمولة أن العديد من ساعات العمل المتغيرة تحدث خارج المكتب وحتى خارج ساعات العمل العادية. يعمل المزيد من الموظفين بشكل متزايد من المنزل ومن المكاتب البعيدة وأثناء التنقل. على الرغم من أن هذا يسمح للأعمال التجارية أن تكون أكثر فعال ومرن، يمكن أن يجعل تتبع وقت عمل الموظف مشكلة كبيرة. تسمح البرامج الآلية للمؤسسة ببناء صورة واضحة لوقت الموظف وحضوره من خلال تقارير شاملة عن الحضور والتغيب والوقت المرن والعمل الإضافي وإعداد القوائم والإجازة.
دعونا نلقي نظرة عامة سريعة على كيف يمكن لهذا النظام تحسين الكفاءة من عملك:
1. دقة سجلات الرواتب
الميزة الأساسية لعملك هي أنه سيتم قضاء وقت أقل ، سواء من قبل الموظفين أو الموارد البشرية ، في تتبع وتسجيل ومعالجة الوقت الذي يقضونه في العمل كل يوم وأسبوع وشهر. أ نظام القياسات الحيوية يسجل بدقة أوقات وصول وخروج الموظفين وكذلك العمل الإضافي مما يعني أنه يمكن الدفع للموظف وفقًا لذلك.
من خلال الترقية ، خفضت بعض الشركات وقتها في حساب كشوف المرتبات كل شهر بنسبة تصل إلى 70٪. يمكن للموظفين التركيز على وظائفهم ، بدلاً من المهمة الإضافية للمحاسبة عن أنفسهم. هذا بأتمتة نظام توليد الرواتب ويزيل فرص حدوث أي خطأ أو تناقض قد يحدث أثناء الحساب اليدوي للأجور والمكافآت وتعويضات العمل الإضافي.
2. منع اللكم الأصدقاء وسرقة الوقت الأخرى
يمكن أن تتضمن سرقة الوقت كل شيء بدءًا من تناول وجبة غداء أطول من تلك المخصصة أو تسجيل الحضور لصديق عندما يتأخر عن العمل ، والمعروف أيضًا باسم “اللكم الأصدقاء.“وفقًا لتقدير أكثر من 75٪ من الشركات تخسر أموالًا من خلال اللكمات الأصدقاء. سواء أكانت متعمدة أم غير ضارة ، فإن سرقة الوقت يمكن أن تكون مكلفة ، وهذا النظام الآلي يمنعها تمامًا.
بصمات يقضي النظام على لكمات الأصدقاء وسرقة الوقت من خلال مطالبة كل موظف بالتواجد في موقع العمل المحدد الخاص به للدخول. لا يمكن لأي شخص سرقة أو تزوير بصمة إصبع ومع أجهزة محددة لتسجيل الدخول والخروج ، لا توجد فرصة للمغادرة مبكرًا. تعد أنظمة الحضور والانصراف البيومترية من أفضل الطرق للقضاء على سرقة الوقت في مؤسستك.
3. كفاءة التخطيط وإدارة التحول
منظمة ذات قاعدة موظفين واسعة النطاق ، خاصة في قطاع الصناعة والإنتاج ، هناك حاجة أساسية لفعالية ، إدارة التحول الذكية والفعالة. هذا ضروري للحفاظ على دورة الإنتاج في دوران مستمر وتحقيق أهداف إنتاج الأعمال في الوقت المحدد.
يسمح استخدام هذا النظام الآلي لـ مزيد من المرونة في إنشاء النوبات وإسنادها. من خلال نظام جدولة الموظفين الآلي ، يمكن تخصيص مستويات الموظفين لتلبية متطلبات واحتياجات العمل. بنقرات قليلة فقط ، يمكن أن يساعد نظام الحضور في الوقت الآلي في إدارة الجداول الزمنية ، وتخصيص العمل ، وتتبع إدارة الورديات بسهولة.
4. زيادة الإنتاجية
من خلال تقليل ممارسة تسجيل الحضور والوقت يدويًا والقضاء عليها في النهاية ، يقلل نظام القياسات الحيوية من الموظفين ، وفر وقت الموظف ويزود كشوف المرتبات ببيانات عمالية دقيقة. هذا يؤدي إلى عمليات تجارية فعالة.
يقضي هذا النظام على مخاطر إدخالات البيانات الخاطئة أو المخترقة ويحتفظ بسجل عادل وفعلي لفحوصات الوقت وساعات العمل والإنتاجية. يساعد هذا في ضمان التدفق السلس للعمليات وتتبع كل منها أداء الموظف و نجاعة. هذا في نهاية المطاف يعزز بيئة تنافسية داخل المنظمة.
5. إبقاء الموظفين على اطلاع ورضا
السؤال العام للعاملين في الموارد البشرية هو مقدار الوقت الذي تركه الموظف هذا العام ، أو ما إذا كان لديهم أي أيام مرضية متبقية. جودة هذا النظام ستسمح للموظفين بالوصول إلى تلك المعلومات بأنفسهم في أي وقت.
السماح للموظفين برؤية سجلات حضورهم عند الطلب سيساعدهم على معرفة مدى الاستفادة من وقتهم في العمل. يمكن أن تكون البصيرة المكتسبة من معرفة مقدار الوقت الذي يتم قضاؤه في مشاريع معينة أو في مواقع معينة لا تقدر بثمن وستساعدهم على التخلص من أوجه القصور. يشعر الموظفون بالتمكين عندما يكون لديهم إمكانية الوصول إلى معلوماتهم الخاصة ، ويمكن أن يؤدي هذا المستوى من التمكين إلى ذلك زيادة الرضا.
الوجبات الجاهزة
من المحتمل أن يعمل النظام الورقي في شركة صغيرة ولكنه سيكون كابوسًا كاملاً لمؤسسة أكبر. ستزداد مخاطر الأخطاء بشكل كبير حيث يصبح فريق الموارد البشرية مسؤولاً عن إدارة عدد أكبر من العمال.
يمكن أن تتوسع الأنظمة الآلية دون عناء ويمكنك إدخال ميزات جديدة عند الضرورة. دع برنامج كشوف المرتبات الآلي يساعدك في إدارة احتياجات الموارد البشرية وعمليات كشوف المرتبات والبقاء على اطلاع بمطالب الامتثال. احصل على عرض تجريبي مجاني لمساعدتك على اتخاذ قرار مستنير.
