لا تقتصر إدارة محفظة المشاريع على إدارة العديد من المشاريع فقط. يصف هارفي ليفين PPM بأنه “إدارة محفظة المشروع من أجل تعظيم مساهمة المشاريع في الرفاهية الشاملة ونجاح المؤسسة.” ويواصل توضيح أنه لكي تكون PPM فعالة ، يجب أن تقوم المشاريع بما يلي:
- كن متماشيا مع استراتيجية الشركة وأهدافها
- كن متسقًا مع قيم وثقافة الشركة
- المساهمة (بشكل مباشر أو غير مباشر) في تدفق نقدي إيجابي للمؤسسة.
- الاستخدام الفعال لموارد الشركة – الأفراد والموارد
- لا توفر فقط المساهمات الحالية في صحة الشركة ولكن يجب أن تساعد في وضع الشركة للنجاح في المستقبل.
خلال الأيام القليلة القادمة سأناقش كل خطوة من هذه الخطوات بالتفصيل. أولاً ، لنتحدث عن بعض الأفكار للمساعدة في مواءمة المشاريع مع استراتيجية الشركة وأهدافها.
مواءمة المشاريع مع إستراتيجية الشركة وأهدافها
في استطلاع عام 2004 أجرته شركة Pricewaterhouse Coopers ، 2.5 بالمائة فقط من الشركات العالمية تحقق نجاحًا في المشروع بنسبة 100 بالمائة. وجد تقرير بحثي آخر من Business Improvement Architect أن السبب الرئيسي لفشل المشروع هو أن معظم المؤسسات لا تضمن أن جميع المشاريع التي تنفذها تتوافق مع الاستراتيجيات الأساسية لمنظمتهم. في الواقع ، 80 في المائة من المنظمات ليس لديها دراسة عمل رسمية لتطوير مكاتب إدارة المشروع.
إذن كيف يمكنك مواءمة المشاريع مع استراتيجيات وأهداف الشركة؟ يقترح مايكل ستانلي ثلاثة أشياء للمساعدة:
- إجراء مراجعة لجميع المشاريع التي يتم تنفيذها حاليًا داخل المنظمة وكذلك تلك التي تم الانتهاء منها خلال العام الماضي.
- اطلب من كل قسم سرد كافة المشاريع التي يعملون عليها حاليًا. ما هو هدف كل؟ ما هو التوافق الاستراتيجي ، إذا كان معروفًا؟
- أنشئ مخزونًا لجميع المشاريع في المؤسسة ، بغض النظر عن الحجم أو النطاق ، قيد التنقل حاليًا داخل جميع الإدارات وداخل المؤسسة بأكملها.
- قياس كل من هذه المشاريع. هل هم في الموعد المحدد وعلى الميزانية وفقًا للنطاق الأصلي؟ هل يلبون متطلبات العملاء على النحو المحدد؟ أم أنه لا توجد قياسات في المكان؟
- تحديد المشاريع المنجزة خلال العام الماضي وقياس معدل نجاحها. ستساعد هذه الدروس المستفادة في تحديد أولويات المشروع في الخطوة التالية. على سبيل المثال ، إذا لم تنجح العديد من المشاريع بسبب نقص الموارد ، فيجب اعتبار الموارد المطلوبة لإكمال المشاريع المستقبلية معيارًا لتحديد قابلية المشروع للاستمرار. إذا كان المشروع يتطلب العديد من الموارد ، فقد يكون معدلهم منخفضًا بناءً على هذه المعايير. إذا قررت أنه مشروع مهم استراتيجيًا ، فسيتعين عليك التأكد من توفير الموارد المناسبة وإلا فقد يفشل المشروع.
تطوير نهج منظم لتحديد أولويات جميع المشاريع.
- وضع معايير لتحديد أولويات جميع المشاريع على أساسها. تضمين التأثير على استراتيجية الشركة والعملاء. من الأفضل القيام بذلك مع لجنة فرعية من الإدارة العليا.
- ضع قائمة بجميع المشاريع جنبًا إلى جنب مع الهدف والغرض والمواءمة الاستراتيجية والمعايير المحددة اللازمة لتحديد التأثير المتوقع لكل مشروع على المنظمة وإداراتها وعملائها. ستسمح لك هذه العملية بترتيب كل مشروع كمياً وتحديد مستوى أولويته.
- تشكيل لجنة من الإدارة العليا لمراجعة وتقييم أولويات المشروع على أساس شهري. ستقدم هذه اللجنة الموافقة النهائية على جميع أولويات تنفيذ المشروع.
مواءمة المشاريع مع الخطط الإستراتيجية للشركات والإدارات.
- قم بمراجعة الخطط الإستراتيجية للشركة والإدارات ، وإذا لم تكن موجودة ، فقم بالاجتماع مع الفريق التنفيذي الأول لاكتساب فهم للأولويات الاستراتيجية الرئيسية.
- فحص جميع المشاريع لتحديد مدى توافقها مع الأهداف الإستراتيجية للشركة. ستوضح هذه المواءمة الاستراتيجية كيف أن التنفيذ الناجح لكل مشروع سيدعم الخطة الإستراتيجية للشركة و / أو الإدارات.
- إنهاء المشاريع ذات الأولوية المنخفضة أو التي لا ترتبط بطريقة أو بأخرى باستراتيجية الشركة و / أو الإدارات. سيضمن الإنهاء الفوري لهم التوقف عن تكلف أموال المنظمة ومواردها ووقتها وعملائها الضائعين. لا تضيف المشاريع غير المرتبطة باستراتيجية الشركة أو الأقسام أي قيمة قابلة للقياس إلى المنظمة.
آمل أن تساعد هذه الأفكار مؤسستك على تحقيق توافق أفضل للمشروع. كما يقترح Harvey Levine ، هذا هو واحد فقط من خمسة عوامل مهمة في إدارة محفظة المشروع. ستركز مقالتي التالية على مساعدة المشاريع في أن تصبح أكثر اتساقًا مع قيمة الشركة وثقافتها.
