إرسال بطاقة عطلة أو عدم إرسال بطاقة عطلة ، هذا هو السؤال. في كل عام منذ عام 1991 ، تصارع مع هذا السؤال ، ليس شخصيًا ولكن مهنيًا. ترسل عائلتي بطاقات عيد الميلاد لأفراد الأسرة والأصدقاء وبعض المعارف. هذه ليست مشكلة – إنها طريقة جيدة لمشاركة الأخبار ونقل أفضل التمنيات والبقاء على اتصال بشكل عام.
إذن ما هي المشكلة مهنيا؟ أليست هذه المزايا نفسها متاحة لمنظمة غير ربحية عندما ترسل بطاقات عيد الميلاد ، أو على نطاق أوسع ، أي نوع من بطاقات العطلات إلى ناخبيها؟ هذا يعتمد.
إذا أرسلت المنظمات غير الربحية بطاقات شخصية مما أعتقد أنها تحقق عائدًا إيجابيًا على الاستثمار. بعبارة أخرى ، إذا كانت المنظمات غير الربحية ، بغض النظر عن عدد البطاقات التي تختار إرسالها بالبريد ، أدخل بعض الأخبار الفردية ، والملاحظات ، والاسم ، مما يبدو لي أن البطاقة تستحق الجهد المبذول. بدون هذا التخصيص لست متأكدًا.
بطاقات البريد الجماعي
عندما خدمت لمدة 17 عامًا كرئيس للجامعة ، ظهر اسمي ولقبي على قوائم كبار الشخصيات للمنظمات التي لا حصر لها. في العامية ، كنت “شخصًا ما”. نظرًا لأنني اعتبرت على ما يبدو جديرًا ، أو على الأقل كان منصبي يعتبر مهمًا ، فقد تلقى مكتبي عشرات البطاقات: عيد الميلاد ولكن أيضًا في نهاية المطاف بطاقات عيد الشكر وأحيانًا بطاقات أعياد الميلاد.
ما وجدته رائعًا هو أن جميع هذه البطاقات تقريبًا تم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر. لم يتم العثور على اسمي في أي مكان بخلاف ملصق المغلف. لا توجد رسالة ذات صلة بعلاقتي بالمنظمة يمكن العثور عليها في الداخل. لا توجد أخبار مرتبطة بأي شكل من الأشكال بمن أكون أو حتى بما كانت الجامعة تجاه المنظمة غير الربحية التي ترسل البطاقة. لا يوجد توقيع فعلي لرئيس المنظمة غير الربحية ، حتى في كثير من الأحيان عندما كنت أعرف شخصيًا الزميل التنفيذي غير الربحي. لا شيئ.
حدث هذا حتى مع بطاقات عيد الميلاد. كنت أتلقى بطاقات من منظمات غير ربحية خلال أسبوع عيد ميلادي ، لكن البطاقة لم تحتوي على رسالة مكتوبة ولا اسم. مدهش. جرب هذا مع زوجتك: امنحها عيد ميلاد أو بطاقة ذكرى بدون رسالة أو اسمك. ليست جيدة.
أكثر إثارة للاهتمام بالنسبة لي ، منذ أن تركت رئاسة الجامعة لم أعد أتلقى بطاقات من معظم تلك المنظمات غير الربحية. هذا صحيح بالنسبة للمؤسسات التي كنت على علاقة وثيقة بها شخصيًا ، وهذا صحيح بالنسبة للمنظمات التي ما زلت أعرف قيادتها.
الرسالة التي استخلصتها من هذا هي أنني لا أهتم كثيرًا الآن وأنني كنت مهتماً فقط “في ذلك الوقت” لأنني كنت في موقع منظمات غير ربحية تُعتبر مؤثرة وربما مفيدة لها. لكن حتى في ذلك الوقت ، لأكرر نفسي ، من الواضح أنني لم أكن أهتم كثيرًا لأنني تلقيت بطاقة تم إنشاؤها ببساطة بواسطة ملف دغدغة.
أعلم أن بعض المنظمات غير الربحية ومديريها التنفيذيين يفتخرون بمدى طول أو حجم قائمة بطاقات عيد الميلاد الخاصة بهم. سمعت أن الرؤساء يعلنون رقمًا كما لو كان علامة على الإنجاز العظيم. كما تعلم ، فإن ساعة Rolodex الخاصة بي أكبر من ساعة Rolodex الخاصة بك. أو بعبارات أكثر معاصرة ، فإن قائمتي البريدية أكبر من قائمتك البريدية.
لكن هل هذا مهم؟ هل تعني شيئا؟ هل كل هذه البطاقات غير الشخصية تعزز في الواقع مهمة ورؤية المنظمة غير الربحية؟ هل يغمر الناخبون بالبهجة عندما يتلقون مثل هذه البطاقة؟ هل تعد ممارسة إرسال البطاقات غير الشخصية إلى عشرات أو مئات أو حتى الآلاف أداة تقدم فعالة؟ لا أعتقد ذلك.
بطاقات شخصية
عندما حان الوقت لاتخاذ قرار بشأن إنفاق أموال الجامعة التي تم الحصول عليها بشق الأنفس ، سألت نفسي ، “هل يستحق الأمر ذلك؟” ما زلت أفكر في نفس السؤال كل عام الآن في دور قيادي مختلف غير ربحي. لماذا يجب أن أنفق أو المبلغ الذي يجب أن أنفقه من أموال المؤسسة غير الربحية لإرسال بطاقة؟ هذا يعتمد.
لا أوصي المنظمات غير الربحية بإرسال أي بطاقات عطلة. ولا أنا ضد قائمة طويلة في حد ذاتها. ما أقترحه هو أن إرسال البطاقات بطريقة غير شخصية لن يكون له تأثير إيجابي مثل إرسال البطاقات الشخصية. لذلك إذا كنت مسؤولاً عن اتخاذ قرار بإنفاق أموال منظمة غير ربحية – الموارد التي يمكن أن تذهب إلى العمليات أو البرامج التي تفي بالمهمة – فأنا أرغب في تبني طريقة ذات تأثير كبير وفعالة في النهاية قدر الإمكان. بالنسبة لي ، هذه بطاقات شخصية.
أقضي في كل عيد شكر عدة ساعات أمام مباريات كرة القدم لتوقيع بطاقات عيد الميلاد. أختار قلمًا عادةً باللون الأزرق ، ولكن في الحقيقة أي شيء ما عدا الحبر الأسود. هذا يؤكد أن اسمي ورسالتي يبرزان مقابل الخط الأسود المعتاد للرسالة المطبوعة على البطاقة.
يستغرق الأمر وقتًا أطول ، لكني أحب كتابة اسم الشخص ، سواء كان فريدًا أو فريدًا وماري أو السيد والسيدة سميث ، اعتمادًا على مدى معرفتي بهما جيدًا. اتبع ذلك بجملة حول عمل المنظمة غير الربحية ، على سبيل المثال: “لقد كان عامًا مليئًا بالتحديات ولكنه مثمر” أو “شكرًا لك على مساعدتنا في تحسين الحياة” أو “مع انتهاء العام ، يسعدنا إطلاق البرنامج الجديد .. . “ثم تابع هذا بنوع من تحية عيد الميلاد أو موسم الأعياد:” سلم لكم ولكم في هذا الموسم “أو” عيد ميلاد سعيد وسنة جديدة سعيدة “أو” أطيب التمنيات في هذا الوقت الرائع من العام “. أخيرًا ، أوقع باسمي الأول.
أضمن أن هذه الطريقة ستلفت انتباه المكون الذي يتلقى البطاقة. لماذا ا؟ لأنني أستجيب للبطاقات الشخصية لذا أعرف أن الآخرين يفعلون ذلك ، ولأن الأشخاص الذين تلقوا هذه البطاقات قد أعربوا لاحقًا عن تقديرهم لها. وستبرز البطاقة الشخصية في الكومة على طاولة غرفة الطعام أو سطح المكتب ، لأنها البطاقة الوحيدة التي تحمل تحية شخصية مكتوبة بخط اليد.
الآن تقول ، “ليس لدي وقت للقيام بذلك.” أقول له ، “ليس لديك وقت لا تفعل هذا”. أو إذا تم الضغط عليك حقًا ، فقم بتقليص قائمة بطاقات عيد الميلاد الخاصة بك. لا ترسل أكثر مما لديك من الوقت والرغبة في التخصيص. بغض النظر عن هذا ، سيشعر الأشخاص الذين يستقبلونهم بالخصوصية والقيمة ، وهو ما تأمل المنظمة غير الربحية أن يشعر به ناخبوها.
البطاقات الإلكترونية
لا تزال ظاهرة البطاقات الإلكترونية جديدة نسبيًا. تستخدم بعض المنظمات غير الربحية هذه الطريقة لإرسال تحيات العطلة إلى ناخبيها – فهي غير مكلفة وفورية. لكن نفس القاعدة تنطبق. تعطي البطاقات الإلكترونية الشخصية عائد استثمار أعلى من البطاقات الإلكترونية غير الشخصية.
وعلى الرغم من أنني لست معاديًا للتكنولوجيا ، إلا أنني ما زلت أجادل في أن الملاحظة المكتوبة بخط اليد والتي يتم إرسالها عبر البريد الحلزوني تولد استجابة إيجابية أكبر من أي شيء يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني ويمكن حذفه بسهولة. قد يكون هذا موقفًا أو تقييمًا للمدرسة القديمة ، لكن القول المأثور الذي أصبح الآن “High Tech، High Touch” لا يزال ساريًا. يستمتع الناس ويتذكرون أنهم “متأثرون”.
جماعية مخصصة أو بطاقات بريد إلكتروني
بعد كل هذا يمكنك القول ، “إذا قمت بتقليص قائمتي إلى عدد قليل من الأشخاص الذين قمت بتخصيصها ، فستفقد منظمتنا غير الربحية فرصة رئيسية لمشاركة الأخبار وإشراك جمهورنا.” نعم، ربما.
إذا استنتجت منظمة غير ربحية أنه يجب عليها إرسال عشرات أو مئات أو آلاف بطاقات العطلات المختارة ، فما زلت أوصي بشدة بتخصيص هذه البطاقات بطريقة يمكن التعرف عليها. لا تلتقطها من الطابعة وتضعها في صندوق البريد. لا تحصل فقط على بطاقة إلكترونية وأرسلها إلى قاعدة بيانات واسعة. يعدل أو يكيف.
التخصيص يختلف عن التخصيص. يعني التخصيص أن اسم المستلم موجود على البطاقة وأن المدير التنفيذي غير الربحي قد وقع على البطاقة برسالة شخصية ، حتى لو كانت على بطاقة إلكترونية. يعني التخصيص أن المنظمة غير الربحية قد أضافت محتوى يعرّف بطريقة ما البطاقة على أنها بطاقة المنظمة غير الربحية ، وليس شراء أسهم أو حتى تصميم خاص لا يتضمن أي أخبار أو اسم غير ربحي.
يجب أن تتضمن البطاقة المخصصة المعلومات الحالية ، وتعبيرًا عن الشكر ، واسم الشخص ولقبه ، حتى لو لم يكن موقعًا شخصيًا. لا ترسل بطاقات من “الموظفون” أو ، الأسوأ من ذلك ، لا ترسل أي مصدر على الإطلاق بخلاف عنوان المرسل الموجود على الظرف ، أو اسم مؤسسي مثل “الجامعة” أو “الوزارات XYZ”. ضع اسم الفرد ، ربما رئيس مجلس الإدارة أو الرئيس أو نائب الرئيس للتقدم ، على البطاقة. تقريبا أي اسم أفضل من عدم وجود اسم.
استنتاج
تنفق المنظمات غير الربحية آلاف الدولارات كل عام لإرسال بطاقات العطلات إلى الناخبين. لكن هذه الممارسة ، خاصة القوائم الطويلة ، قد تكون تقليدًا ثقافيًا أكثر من كونها منهجية جيدة للتقدم.
يجب الإجابة على السؤال الخاص بإرسال بطاقة عطلة أو عدم إرسال بطاقة عطلة على أساس الفعالية المتصورة لتعزيز المهمة. نظرًا لأن أفضل تقدم يتعلق بالعلاقات ، فمن المنطقي أن نستنتج أن أفضل بطاقات العطلات تعزز الروابط الشخصية مع المنظمة غير الربحية. نحن نبني العلاقات من خلال تخصيص بريد إلكتروني على الأقل ، ولكن الأفضل من ذلك ، تخصيصه.
وقّع على بطاقات العطلات غير الربحية بالأخبار والملاحظات والأسماء.
