ماذا اعرف؟ ما الذي لا أعرفه؟ وهل يمكنني قيادة الآخرين في فريقي لبناء حل لمشكلة مع العلم بنقاط القوة والضعف لدي؟
تتسابق هذه الأفكار في أذهان مديري المشاريع الجدد بمجرد تعيينهم في المنصب وتستمر حتى يبني الشخص ثقته في القيام بالمهمة. لاحظ أننا لم نذكر أن الصوت الصغير في رؤوسهم يتحدث بصوت عالٍ أثناء انتظار الوقت الذي نفهم فيه كل شيء أو نستمر حتى يكون لدينا أفضل فريق مجتمع. ينبت صوت التردد من عدم قدرتنا على متابعة عملية لحل المشاكل. لذلك ، ربما يحتاج موجهونا إلى تحدي المرشحين الجدد الذين يفكرون في القيام بدور في إدارة المشروع لتعلم طرق إنجاز الأمور وبناء نظام ناجح.
خطوات حل المشكلات
الخطوة الأولى في مواجهة التحديات هي جمع فريق متنوع ، لأن معظم المشاكل متعددة الأوجه. إذن من يمكن أن يكون في الفريق؟ يمكن لأي شخص لديه الدافع للتعلم وأي شخص يعمل بشكل أفضل كل يوم الانضمام. يمكن أن يكون أحد أعضاء الفريق مرتبطًا بشكل مباشر أو غير مباشر. مساعد الفريق المباشر هو الشخص الذي يعمل بشكل أساسي لمدير المشروع مثل مهندس أو مهندس معماري أو مبرمج برامج أو فني أو مساعد إداري. يمكن أن يتواجد هؤلاء اللاعبون جسديًا في وجودنا لمدة تصل إلى ثماني ساعات يوميًا ، لكن لديهم أيضًا القدرة على وضع القطع ذهنيًا في اللغز معًا في إطار زمني من 24 إلى 7 أيام. لذلك نختار الأفراد الذين لهم قلوبهم وأرواحهم في دعم الجماعة. الشركة التابعة غير المباشرة هي الشخص الذي يقوم بالتوصيل الذي يحمل المستندات الهامة إلى العميل ، أو فني الدعم الذي يعمل على تحسين أجهزة الكمبيوتر والخوادم الخاصة بالعميل أو عامل الصيانة الذي يحافظ على تشغيل نظام التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC). لا يعمل هؤلاء الأشخاص لمدير المشروع بدوام كامل ، لكن علاقتنا معهم يمكن أن تخلق بيئة إيجابية للفرقة بأكملها.
حتى منظمة صغيرة يمكنها بناء شبكة بشرية يمكنها منافسة موظفي أكبر شركة. عندما لا يكون لدى مدير المشروع أي شخص في كشوف المرتبات ، يمكنه الشراكة مع البائعين وغيرهم لإنشاء عمليات داعمة ومبتكرة بشكل متبادل يمكنها القيام بمهمة ما بكفاءة. عندما ترى مجموعة أخرى من المحترفين أنه يمكنهم الاستفادة من العلاقة ، فسيقومون بالاتصال بفريقنا. في كثير من الأحيان ، رأينا تطبيقات برمجية جديدة مطورة أو لوحة دوائر حديثة تم إنشاؤها برأس مال استثماري صفري من الخارج عندما تعمل مجموعتان مبتكرتان معًا لإكمال مهمة وكلاهما يتمتع بحقوق المنتج النهائي. لذلك ، ننجز العمل مع الشركاء.
التدريب والتقييم
الموظفون المباشرون وغير المباشرون للمشرف على المشروع جيدون بقدر تدريبهم فقط ، لذا يجب أن يكون إعدادهم واقعياً. قبل سنوات ، كان بإمكاننا أن نرى وحدة عسكرية تقوم بعمل جيد في تدريب بدني ، ولكن كيف ستفعل عندما تكون متعبة. لذلك ، قمنا بتغيير أسلوب التقييم الخاص بنا وكنا نتدرب طوال النهار والليل ثم نختبر قدرة الوحدة. بالطبع ، كانت لدينا إجابة مختلفة تمامًا وأكثر واقعية. لذلك ، قمنا بتغيير نموذج التعليمات الخاص بنا وبدأنا في تدريب المجموعة وتحديها لإنجاز أي شيء أمامهم حتى عندما لم يكونوا حديثي العهد. هذا تمثيل أكثر صدقًا للتخطيط لمواجهته ، نظرًا لأن الأشخاص (مثل الوحدات) دائمًا ما يكونون في مستوى معين من التوتر.
في العمل والمدرسة ، سنرغب في إجراء كل من التدريب وتقييم أعضاء الفريق لتقليد السيناريو الفعلي حتى نتمكن من مراقبة والتعليق على ما إذا كان طاقمنا لديه “الأشياء الصحيحة”. إذا فعلوا ذلك ، يجب أن نعترف بإنجازاتهم ونكافئهم بشهادات أو بطاقات هدايا أو زيادة. إذا لم يفعلوا ذلك ، فاستخدم نظام الأصدقاء لتجاوز مستوى معرفة الأقران لتقوية أوجه القصور لدى الشخص. استخدم كل الأساليب التعليمية التي يمكننا الحصول عليها مثل المستندات العملية والمرئية والمسموعة والمكتوبة لإيصال المعرفة إلى الأعضاء.
اتبع الإجراء
الآن بعد أن عملنا كمديرين للمشاريع ، نحتاج إلى اتباع جميع الإجراءات المنشورة في الصناعة لزيادة كفاءتنا إلى الحد الأقصى. عندما يتعين علينا كتابة العملية الخاصة بنا ، يجب أن نتبع نموذج بوليا:
1. فهم المشكلة
2. ضع خطة
3. تنفيذ الخطة
4. تقييم
هذا هو الأبسط من بين جميع النماذج حيث نقوم بفحص المشكلة التي تشمل الظروف البيئية وكل الظروف التي تؤثر على الموقف. نكتب أفضل إجراء يمكننا دمج الأفكار من شركائنا وفريقنا. ثم ننجز المهمة بأفضل ما لدينا وبدون تسويف. في نهاية الدورة ، يجب أن نسجل ما حدث مع ملاحظة ما حدث بشكل صحيح وما هو خطأ. لدينا الآن الفرصة لمراجعة إجراءاتنا بحيث تظهر هذه الحالة في المرة القادمة ؛ يمكننا أداء المهمة بثقة أكبر وتقديم أنفسنا كمدير مشروع متنامٍ.
