في مهنتي ، من الشائع طرح الكثير من الأسئلة. حقا ، هذا ضروري. المساعد الافتراضي هو شخص يجب أن يعرف أكبر قدر ممكن عن أنظمة عميل معين أو طريقة القيام بالأشياء من أجل تكوين واستخدام التكنولوجيا المتاحة بشكل أفضل لمساعدتهم على القيام بذلك بشكل أفضل وأسرع وبتكلفة أقل – مهما كانت يتطلع العميل إلى تحقيق مكاسب.
لقد بدأت مسيرتي المهنية في مساعدة المحاربين القدامى منذ ما يقرب من ثماني سنوات وقصرت ممارستي على المساعدة الافتراضية في الصناعة القانونية. على مر السنين ، سألت العديد من المحامين ومسؤولي مكاتب المحاماة والمساعدين القانونيين ومديري الموارد البشرية والمحققين الخاصين ومسؤولي تكنولوجيا المعلومات والشركاء الإداريين ومديري المكاتب والسكرتارية وغيرهم عن العمليات المستخدمة في شركاتهم. يستخدم البعض برامج إدارة المستندات ، والبعض الآخر لا يستخدمها. البعض لديه مواقع ، والبعض الآخر لا. تقريبًا دون فشل ، عندما سئل المحامون عما يستخدمه المحامون للإملاء ، فإن الإجابة الأكثر شيوعًا: جهاز تسجيل.
هذا جيد ، لأن الإملاء عملية فعالة للغاية ، حتى باستخدام شريط. وفقًا لـ Dictaphone ، تم إنشاء الإملاء المسجل في عام 1952 باعتباره “توفيرًا للوقت على الكتابة اليدوية والاختزال بين المحامين والأطباء وغيرهم من المهنيين”. تم تسويق أول مسجل كاسيت صغير في عام 1973. هل تصدق ذلك؟ هذا المسجل الصغير نفسه الذي لا يزال قيد الاستخدام في معظم الشركات في الولايات المتحدة اليوم هو المكافئ التكنولوجي للاستماع إلى الموسيقى على مسار 8!
على أي حال ، إذا كانت شركتك تستخدم الإملاء المستند إلى الشريط ، فمن المفهوم بالفعل أن تسجيل منتج العمل الثابت الفعلي هو طريقة جيدة لإنجاز الأمور ، وإذا كانت شركتك لا تستخدم الإملاء ، فربما يجب أن تبدأ بالرقم الرقمي ، لذا استمر في القراءة .
لماذا الترقية إلى الإملاء الرقمي؟
على الرغم من أنه ليس قديمًا قدم الإملاء نفسه ، إلا أن الإملاء الرقمي موجود منذ بعض الوقت. تستخدم مهنة الطب تقنية الإملاء الرقمي (الاتصال والمسجلات المحمولة) لأكثر من عقد. لماذا ا؟ الترقية إلى عملية الإملاء الرقمي زودت المستشفيات والعيادات ومكاتب الأطباء وشركات التأمين بما يلي:
o قدرة الأطباء على العمل عن بعد مع ما هو أكثر من هاتف أو مسجل محمول واتصال بالإنترنت
o مركزية سير عمل المستندات لعدة مستخدمين ، وعمليات متعددة في الموقع
o القدرة على مراقبة العمل الجاري والإنتاجية الإجمالية
o القدرة على تتبع المقاييس والمعايير المختلفة والإبلاغ عنها
o القدرة على الاستفادة من الناسخين عن بعد وتوفير تكاليف الموظفين
بالطريقة التي أراها ، فإن أي شركة بأي حجم لديها الكثير لتكسبه مثل ممارسة طبية ذات حجم مماثل من خلال الترقية إلى عملية الإملاء الرقمي – لذلك يبقى السؤال ، مع الكثير لتكسبه ، لماذا لم يفعلوا ذلك !؟ (اقرأ هذه القائمة أعلاه مرة أخرى – مع وضع شركتك في الاعتبار.)
لماذا لا تستخدم الشركات الإملاء الرقمي؟
السبب الرئيسي في اعتقادي هو أنه لم يقم أحد بتجميع 2٪ 2B2 معًا حتى الآن. نظرًا لأن تقنية الإملاء الرقمي ليست “جديدة” ، لم يتم إيلاء الكثير من الاهتمام لها خارج الصناعة الطبية. في الآونة الأخيرة ، ظهرت شركات محاماة بريطانية وأوروبية أخرى في الأخبار تناقش كيف كان الترقية إلى الإملاء الرقمي أسهل وأفضل مما كان متوقعًا.
ماذا عن هنا في الولايات المتحدة؟
المدرجة أدناه (بترتيب عكسي) هي أهم ثلاثة ردود تلقيتها على مر السنين على السؤال: “لماذا لم يتم ترقية شركتك إلى الإملاء الرقمي؟”
رقم 3: “الإملاء الرقمي ، أليس هذا التعرف على الكلام؟”
لا ، التعرف على الكلام ليس إملاءًا رقميًا. التعرف على الكلام هو برنامج. يأخذ الصوت البشري ويحوله إلى نص. تتطلب برامج التعرف على الكلام تدريبًا لكل مستخدم محدد – ساعات من التدريب لمعظم التطبيقات ، مما يجعل تطبيق هذه التقنية غير عملي في معظم إعدادات الشركة.
الإملاء الرقمي هو تسجيل صوتك باستخدام برنامج أو جهاز يوفر وظائف الإملاء – الإيقاف والإرجاع والإدخال وما إلى ذلك. مع ذلك ، مع التسجيل الرقمي ، لا ينتقل التسجيل إلى شريط ، يتم حفظه كملف صوتي (على سبيل المثال ، .wav ، .dss). على عكس التعرف على الكلام ، يتطلب الإملاء الرقمي ناسخًا وبرمجيات لكتابة الأفكار المسجلة.
بالمناسبة ، أحد الأسباب التي تجعلني أعتقد اعتقادًا راسخًا أن برنامج التعرف على الكلام لا يمكن أبدًا أن يحل محل السكرتير القانوني / ناسخ النص الجيد – بغض النظر عن مقدار تدريبه ، لا يمكن إدراكه عندما تقول “متهم” ويجب أن تقول “المدعي”! ؛)
لذلك ، بينما قد تكون سمعت أو قرأت عن عيوب تقنية التعرف على الكلام ، فإن الإملاء الرقمي هو حيوان مختلف تمامًا.
رقم 2: “إذا لم ينكسر …”
نعم ، صحيح أن إملاء الشريط يعمل ويعمل منذ عقود ، وكذلك الآلة الكاتبة ، والمعداد ، وحتى البوصلة في هذا الشأن. الترقية إلى الإملاء الرقمي ليست حلاً ، إنها تحسين لعملية معروفة. إنه التطور الطبيعي للإملاء – من الإنسان (Secy) ، إلى المسجل (الشريط) ، إلى الرقمي (ملف الصوت).
عند الترقية إلى الرقم الرقمي ، ما يجب تسليط الضوء عليه هو أن أولئك الذين يقومون بالتسجيل لم يعدوا بحاجة إلى أن يكونوا في نفس الموقع الفعلي مثل الشخص الذي يقوم بعملية النسخ – أو بلغة اليوم: يمكنهم العمل عن بُعد! اعتمادًا على كيفية إعداد عملية الالتقاط ، طالما أن طغاة الشركة لديهم إمكانية الوصول إلى الهاتف أو الإنترنت ، فيمكنهم إنتاج وقت قابل للفوترة.
نظرًا لأن ملف الإملاء الذي تم إنشاؤه باستخدام رقمي هو إلكتروني بطبيعته ، فيمكن معالجته تمامًا مثل أي ملف كمبيوتر آخر – يتم تخزينه وتوجيهه عبر الشبكات وما إلى ذلك. هذا يجعل ملف الإملاء نفسه أكثر ملاءمة وسهولة في الاستخدام في البيئة الإلكترونية الحالية (الشبكات ، والمكاتب المتعددة ، وبرامج إدارة المستندات ، ومتطلبات الاحتفاظ).
إلى جانب فرص العمل عن بعد للديكتاتوريين الراسخين ، توفر الترقية إلى الإملاء الرقمي تقارير وتتبع لكل ملف أثناء انتقاله خلال العملية أو جميع المقاييس التي لا يستطيع نظام الإملاء المستند إلى الشريط توفيرها. ارفع شريطًا واسأل المحامي عما يوجد عليه وشاهد ما يقوله! ومع ذلك ، إذا كان ملفًا رقميًا ، فأنت تعرف دائمًا تاريخ ووقت إنشاء الملف ، ومن قام بإنشائه ، وكم مدته ، وما هو العميل ، وما هي أهميته ، وأكثر من ذلك.
لذلك ، من منظور المسؤول وكذلك الديكتاتور ، فإن الترقية إلى الإملاء الرقمي توفر تحسينًا كبيرًا لكيفية إنجاز العمل.
و … ردي المفضل طوال الوقت على …
“لماذا لم يتم ترقية شركتك إلى الإملاء الرقمي؟”
رقم 1: “نحن لا نحب التغيير”.
أنا لا أمزح! لقد سمعت هذه العبارة بالضبط مرات أكثر مما أعترف به!
بخلاف ، بالطبع ، هذه الاستجابة التي تساعدني على إدراك أن الشركات يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً للتوصل إلى قرار ، فإنها تمثل معضلة كبيرة. لماذا ا؟ عند الترقية إلى النظام الرقمي ، لا يحدث الكثير من التغييرات في الواقع بالنسبة للديكتاتور. في الواقع ، تمتلك شركة Olympus والشركات المصنعة الكبرى الأخرى مسجلات رقمية محمولة في خطها الاحترافي والتي تحتوي على مفتاح انزلاقي. حقا ، مسجل رقمي يحاكي وظائف المسجل التناظري.
لذلك ، عند تكوينه بشكل صحيح ، بخلاف حقيقة أن المحامي لا يضطر إلى النهوض من كرسيه لتسليم شريط لسكرتيرته (أو تركه على كرسيها) ، عند الترقية إلى النظام الرقمي ، لا “يفعل” الديكتاتوريون أي شيء مختلف .
التفاف كل شيء
في مرحلة ما ، يتعين على كل شركة أن تزن إيجابيات وسلبيات أي ترقية تقنية. مع المزيد والمزيد من المعدات والبرامج اللازمة للبقاء في المنافسة ، فلا عجب أن لا أحد يبحث عن “ترقية” أخرى. على عكس الكثير من التكنولوجيا المتاحة اليوم ، فإن تقنية الإملاء الرقمي ليست “جديدة”. إنه مستقر للغاية وقد تم اختباره بقوة ، وتم تنفيذه واستخدامه بنجاح في بيئات مختلفة الحجم لأكثر من عقد من الزمان.
يجب أن يجعل هذا ، IMHO ، ترقية إلى الإملاء الرقمي أمرًا ضروريًا لميزانية التكنولوجيا الخاصة بأي شركة لعام 2009.
