مقدمة
تم التأكيد على دور الأصول الثابتة في إدارة الأعمال من قبل معظم المديرين التنفيذيين في الأعمال وخفضه إلى مجرد عناصر ذات وجود مادي. وفقًا لـ Investopedia ، إنها ملكية ملموسة طويلة الأجل تمتلكها الشركة وتستخدمها في إنتاج دخلها ولا يُتوقع أن يتم استهلاكها أو تحويلها إلى نقد قبل عام واحد على الأقل.
يعتبر المعيار المحاسبي الدولي ، IAS (أي معيار المحاسبة الدولي رقم 16) أيضًا أنها أصول من المحتمل أن تتدفق منافعها الاقتصادية المستقبلية إلى الكيان ويمكن قياس تكلفتها بشكل موثوق. تنتمي إلى نوعين: “أصول التملك الحر” – الأصول التي يتم شراؤها بحق الملكية القانوني والمستخدمة ، و “الأصول المستأجرة” – الأصول التي يستخدمها المالك دون حق قانوني لفترة زمنية معينة. تشمل الأمثلة النموذجية المصانع والمعدات والمباني والتركيبات والتجهيزات والآلات والمركبات والمعدات الثقيلة وأجهزة الكمبيوتر ومعدات تكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك.
ويطلق على محاولات الاحتفاظ بها واستخدامها وتتبعها إدارة الأصول الثابتة. إنها في الأساس عملية محاسبية تسعى إلى تتبع الأصول الثابتة لأغراض المحاسبة المالية والصيانة الوقائية وردع السرقة وتتبع موقع الأصول وكميتها وحالتها وحالة إهلاكها ، وتميل هذه الممارسة الإدارية إلى النظر إلى ما هو أبعد من طبيعتها الكمية. لتضمين السمات النوعية أيضًا ، وعادة ما يتم النظر في عمليات مثل تخطيط الأصول ، والمشتريات ، والتتبع ، والاستهلاك ، والتخلص. نظام الإدارة الأكثر شيوعًا هو سجل الأصول الثابتة وهو في الأساس سجل يدوي يستخدم لتتبع الأصول الثابتة للشركة ويعرض المعلومات المتعلقة بقيمة الأصول وتاريخ الاستحواذ واسم المورد والرمز المرجعي والتفاصيل الأخرى اللازمة لحساب لأغراض الاستهلاك والضرائب.
الصلة في العمل
عادة لا تعتبر إدارة الأصول الثابتة أولوية رئيسية من قبل الشركات ولكن الإدارة الفعالة للأصول الثابتة توفر العديد من الفوائد التي لا يمكن التأكيد عليها. من بين بعض الأمور ذات الصلة:
• تساعد المؤسسة على تتبع جميع أصولها ويمكنها معرفة مكان الأصول وكيفية استخدامها ومتى تم إجراء التغييرات عليها.
• يساعد على ضمان أن معدلات الإهلاك محسوبة بدقة والتقييم المنتظم لذلك يضمن دقة تقاريرها في البيانات المالية.
• تخلق مزيدًا من الكفاءة في التشغيل لأن إدارة الأصول تسمح للمؤسسة بفهم قدرات أصولها ، وكيف يمكن تشغيلها بأكثر الطرق فعالية لتعزيز الربحية.
• يساعد على الاستفادة من الإعفاءات الضريبية من خلال بدل رأس المال. مع تطبيق مخصص رأس المال للأصول القابلة للاستهلاك ، ستضمن الإدارة الفعالة للأصول التمتع الكامل بالمزايا الضريبية المتاحة لجميع الأصول الثابتة المحددة.
• يساعد على تجنب التحريف في البيانات المالية. ستضمن الإدارة الفعالة للأصول تسجيل قيم الأصول الثابتة بدقة في البيانات المالية لتجنب أي مبالغة محتملة أو بخس قيم الأصول.
• يساعد على تقييم وتحديد المخاطر المرتبطة باستخدام وملكية الأصول لعامل التخفيف ذي الصلة الذي يتعين النظر فيه.
• من المرجح أن يتم تخفيض حوادث السرقات لأن المحاسبة المناسبة لعملية استرداد الأصول ستضمن أن الشركة تزيد العوائد إلى الحد الأقصى مع عدم فقدان أي عناصر أثناء العملية.
الآثار السلبية في الأعمال التجارية
من المحتمل أن حقيقة أن الأصول الثابتة ليست سائلة بطبيعتها يمكن أن تفسر بعض الأسباب التي تجعل مديري الأعمال يولون اهتمامًا أقل لها على الرغم من أنها قد تشكل جزءًا كبيرًا من إجمالي الأصول في الميزانية العمومية للشركة. ومع ذلك ، فإن آثاره السلبية غير قابلة للتفاوض بشأن أي عمل تجاري. تشمل الآثار الضارة المحتملة
• قد يؤدي إلى عدم الدقة في قيمة الأصول الثابتة المبلغ عنها في البيانات المالية حيث قد لا تكون البيانات المناسبة عن الأصول في مكانها الصحيح مما يؤدي في النهاية إلى تقليل ثقة المستثمرين في التقارير المالية
• قد يستغرق إصدار تقرير الأصول الثابتة أيضًا وقتًا أطول لأن البيانات قد تكون غير كاملة أو غير موجودة
• بدون إدارة الأصول الثابتة ، قد تتعرض أصول العمل للسرقة أو سوء الاستخدام بسبب سوء التتبع
• يمكن أن يؤدي غيابها إلى نفقات رأسمالية مفرطة دون أي إنتاجية مصاحبة وبالتالي التأثير على التدفق النقدي
• لديه القدرة على المساهمة في التقليل من قيمة عمليات الشركة أو المبالغة فيها
• يمكن أن يؤثر أيضًا على الأداء العام للشركة إذا تم تسجيل مكاسب أو خسائر غير دقيقة من التخلص من الأصول مع الآثار الضريبية المرتبطة بها خاصة في حالة المكاسب
• قد يتسبب ذلك في زيادة أو زيادة تكلفة التدقيق حيث قد يضطر المدققون إلى قضاء المزيد من الوقت في تدقيق الأصول بسبب عدم اكتمال السجلات أو عدم وجود سجلات
• يمكن أن يؤدي إلى ضعف الميزانية الرأسمالية خاصة عندما تكون بيانات المصدر الأولية التي تشكل أساس الميزانية مليئة بالمعلومات غير الدقيقة أو غير الكاملة
كيفية إدارة الأصول الثابتة في الأعمال بشكل فعال
الربحية ليست مجرد وظيفة للإيرادات ، ولكن أيضًا إدارة أفضل للموارد بما في ذلك الأصول الثابتة ، ومن هنا تأتي الحاجة إلى ضمان إدارتها الفعالة.الطرق العملية الممكنة لإدارة الأصول الثابتة هي كما يلي:
ضمان المساءلة والحفظ الآمن للأصول – تعتبر الحفظ الآمن للأصول جزءًا بالغ الأهمية من العملية ويتم تحقيقها من خلال تعيين مسؤول مسؤول كوصي. فقط عندما يتم ذلك يمكن تحديد المساءلة عن الأصول ، مما قد يؤدي إلى زيادة مستوى الأمن ويساعد في تقليل حدوث السرقة أو سوء الاستخدام بما في ذلك العمل كإجراء لإدارة المخاطر.
معهد تتبع الأصول نظام– تحتاج الشركات التي لديها عدد كبير من الأصول وخاصة الأصول المنقولة إلى وضع أنظمة تتبع الأصول الثابتة لضمان السلامة والإنتاجية. يمكن أن يساعد الحفاظ على تفاصيل محدثة للأصول من خلال تتبع موقعها واستخدامها وأمينها وصيانتها وما إلى ذلك في ضمان السلامة والإنتاجية والكفاءة.
تنفيذ وسم الأصول الثابتة أو تعليمها – إن تصنيف الأصول أو وضع علامات عليها بمعرفات فريدة يقطع شوطًا طويلاً لضمان إدارة ومراقبة الأصول بشكل فعال ومناسب. على سبيل المثال ، عندما يكون لدى الشركة أصول ثابتة متعددة مع تحديد بعضها تقريبًا ، يمكن للمرء أن يرتكب خطأ عن طريق إنشاء سجلات أصول مكررة ومن ثم الحاجة إلى تصنيف الأصول ووسمها بشكل صحيح. يمكن أن تؤدي هذه العلامات أو العلامات أيضًا إلى تسريع مراجعة الأصول الثابتة حيث يمكن التعرف عليها بسهولة.
إجراء التحقق من الأصول – لضمان الإدارة المثلى للأصول ، يجب إجراء تحقق دوري من الأصول المادية لضمان وجودها وتحديدها ، مما يؤدي إلى مطابقة نتائج التحقق مع سجلات الأصول في دفاتر الشركة ، مع ملاحظة جميع الاستثناءات المهمة والتحقيق فيها وفقًا لذلك. يمكن أن يكشف أيضًا عن أوجه القصور في عملية الاستحواذ على الأصول ومراقبتها والتي قد تتطلب الاهتمام والتصحيح اللازمين للحماية.
وضع إجراءات التشغيل الموحدة أو سياسة الأصول الثابتة ورقابة داخلية قوية – يعتبر وجود إجراءات تشغيل معيارية (SOPs) أو سياسة أصول ثابتة أو ضوابط داخلية وسيلة حكيمة لإدارة هذه الأعمال بشكل فعال. نظرًا لأنها عادةً ما تكون نفقات رأسمالية ضخمة ، فإن وضع مثل هذه الآليات سيضمن إدارة عمليات الاستحواذ والصيانة والتحرك والتخلص بشكل صحيح مع مخاطر أقل للحوادث مثل السرقة ووجود أصول وهمية وسوء الاستخدام والأخطاء التي من المحتمل أن تؤثر على الربحية. ستؤدي سياسات الاستهلاك والتخلص المقبولة والموثقة حسب الأصول مع التنفيذ السليم إلى تقليل مخاطر التحريفات أو الأخطاء في التقارير المالية.
الحصول على برنامج أصول ثابتة موثوق – لن يكون لبرنامج الأصول الثابتة الموثوق به بيانات متاحة بسهولة عن مكونات الأصول والموقع والكمية وما إلى ذلك فحسب ، بل سيعزز أيضًا عملية إعداد التقارير. قد يكون تطبيق الوسائل اليدوية لحساب الاستهلاك المذكور معيبًا بالعديد من الأخطاء التي ستؤثر على موثوقية قيمة الأصول الثابتة في البيانات المالية ، ومع ذلك ، فإن استخدام مثل هذه البرامج يوفر تقارير محسّنة نسبيًا يمكن إنشاؤها في أي وقت أو يوم. يتم تشجيع ممارسات مثل مطابقة الفواتير ومسحها ضوئيًا وإرفاقها بسجلات الأصول لأنها ستوفر للإدارة تقييمًا دقيقًا للأصول الثابتة داخل الأعمال التجارية بأكملها وتسهل تدقيقها.
خاتمة
من الواضح أنه من خلال الإدارة الفعالة للأصول الثابتة ، فإن الشركات لديها القدرة على زيادة العائد على استثمارات رأس المال إلى أقصى حد ، وتقليل المخاطر وزيادة كفاءة إدارة الأصول ، وتوفير التكاليف والوقت الإداري ، وتحسين دقة امتثال التقارير المالية والضريبية و اتخاذ قرارات فعالة لتحسين الربحية التنظيمية الشاملة ودعم النمو.
