“مندوب؟”
“من الأسهل أن أفعل ذلك بنفسي.”
“لا أحد يستطيع القيام بذلك بقدر ما أستطيع.”
“ليس لدي وقت لتعليم شخص ما.”
هل أي من هذه يبدو مألوفا؟ يضيف الأشخاص يوميًا المزيد من المهام إلى قوائم “المهام” الخاصة بهم ، ثم يجدون أن اليوم (أو الأسبوع ، أو الشهر ، أو السنة) قد تأخر ، ولم ينجزوه بالكامل.
النتائج؟
- الشعور بالإرهاق أو الخروج عن السيطرة
- تراكم التوتر والقلق
- التسويف بسبب كثرة العمل
- قلة التقدم أو الترقية
التفويض هو أحد خيارات العمل التي نشدد عليها في ندوات التدريب على إدارة الوقت لأنه ، في اندفاع الأنشطة اليومية ، هو أداة غالبًا ما يتم تجاهلها.
كانت هناك العديد من المقالات في الأخبار مؤخرًا حول الرواتب الباهظة لبعض الرؤساء التنفيذيين. لماذا قد يكسب بعض هؤلاء الرؤساء التنفيذيين عشرة أضعاف إلى خمسين مرة أكثر مما يحصل عليه موظف الأعمال العادي؟ هل يقضون 10 إلى 50 مرة في عملهم أكثر من الموظف العادي؟ بالطبع لا. كل شخص يستخدم نفس 24 ساعة في اليوم.
ما الذي يفعلونه مختلف؟ بالنسبة للمبتدئين ، إذا نظر المرء إلى قوائم “المهام” الخاصة بهم ، فلن تراهم متورطين في التفاصيل الدقيقة لعملياتهم التجارية. مهمتهم هي النظر إلى الصورة الكبيرة ، ومعرفة كيف يمكن القيام بذلك ، ثم يتم تفويض تلك الخطوات. عليهم الاعتماد على الآخرين الذين تم تدريبهم في مناطق محددة من العملية.
ليس الجميع في ظروف تمكنهم من تحمل تكاليف مساعدين متعددين. ومع ذلك ، لا تزال هناك طرق يمكنك من خلالها تعلم التخلي عن بعض الأشياء. ضع في اعتبارك الموارد التي قد تكون في متناول يدك:
1. مساعد مكتب. – في كثير من الأحيان يتم تكليفهم بأكثر المهام العادية ، والنتيجة هي أنهم لا يواجهون أي تحد. امنحهم فرصة للنمو في الخبرة.
2. الزوج / الأبناء – دع الجميع يشاركون في الأعمال المنزلية. إنه يعلم المسؤولية وينتج المزيد من الوقت “معًا”. يمكن للأشخاص العاملين لحسابهم الخاص أيضًا توظيف أطفالهم للمساعدة في الأعمال المكتبية الروتينية.
3. الاستعانة بمصادر خارجية – إذا لم يكن الموظفون الداخليون متاحين ، فاستكشف خبراء التوظيف ، مثل المحاسبين ومصممي الويب ، للمساعدة. للحصول على المساعدة الكتابية ، ابحث في مدرسة ثانوية بالمنطقة أو كلية مجتمعية للطلاب المتدربين.
تمامًا كما يفعل الرؤساء التنفيذيون الرئيسيون ، انظر إلى الصورة الكبيرة في عملك وفي حياتك الشخصية. درب نفسك على استكشاف المزيد من الخيارات. ما هي اهدافك؟ ما هي المهام المهمة التي ستساعدك على تحقيق تلك الأهداف؟ عند تحديد ما إذا كان بإمكانك تفويض مهمة أو مشروع ، اسأل نفسك:
لماذا افعل هذا؟
هل يوجد شخص آخر قادر على المساعدة؟
هل هناك شخص يمكنني تدريبه للقيام بذلك؟
بمجرد تحديد المهام والمشاريع التي يمكن إعادة تعيينها ، استخدم هذه الإرشادات:
1. كن صريحًا بشأن ما تريد القيام به
2. تحقق للتأكد من أنهم قد فهموا
3. تحديد تاريخ الانتهاء والحصول على موافقتهم
4. تسليم السلطة التي تتماشى مع المسؤولية
5. تحديد الفوائد التي تعود على الشخص الذي يقوم بهذه المهمة
6. كن متاحًا للتعامل مع الأسئلة ولكن لا تحقق منها مرات عديدة
عندما يتم تخصيص الوقت للتنظيم ، يتم استعادة هذا الوقت المستغرق في غضون أيام ، وبعد ذلك تعمل في المستقبل ، باستخدام تقنيات إدارة الوقت الفعالة. التفويض هو أحد جوانب التنظيم. قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتدريب شخص ما على القيام بنشاط ما بالطريقة التي تريدها ، ولكن بعد ذلك لم تعد تتعامل مع هذا العمل في الأسابيع والأشهر المقبلة. الأمر يستحق القليل من الوقت للتدريب والتفويض. لا تماطل في اتخاذ الخطوات التالية.
