توفر خلوات الشركات أو المواقع الخارجية الفرصة لبناء الفريق والتخطيط والتفكير ووضع الاستراتيجيات. يمكنهم استحضار الرد “أوه ، لا! ليس مضيعة أخرى للوقت!” إلى “رائع! أنا أتطلع إليه حقًا.”. تضع هذه المقالة ستة مبادئ تصميم لجعل معتكف شركتك التالي يصل إلى الهدف.
1. كن استراتيجيًا فيما تريد تحقيقه:
تتمثل إحدى المزالق الشائعة التي تواجه خلوات الشركات في تعيين أهداف كثيرة جدًا أو قليلة جدًا. كن إستراتيجيًا فيما تريد تحقيقه.
اسأل نفسك: ما الذي تريد تحقيقه خلال الخلوة؟ نتيجة التراجع؟ ماذا تريد أن يأخذ الموظفون معك؟ ما هي أكبر أولوياتك؟ ما الأساس الذي تريد إنشاءه لفريق الموظفين؟
كن محددًا قدر الإمكان ، واجعل أهدافك قابلة للقياس. كما يقول المثل القديم ، “ما لا يُقاس ، لا يُنجز”.
2. اجعل الموظفين يشاركون في تصميم معتكف:
في كثير من الأحيان تفشل عمليات التراجع لأن الموظفين لا يشاركون في تصميم التراجع. ماذا يود الموظفون رؤيته مغطى؟ ابحث عن توازن بين أهداف الشركة وما يريد الموظفون تغطيته حقًا. هل هو مزيج 80/20؟ مزيج 50/50؟
يمكن لميسر الخلوة إجراء مسح للموظفين لتقييم ما يرغبون في إدراجه ، ولجمع توقعاتهم بشأن عملية الخلوة والنتائج. يمكن القيام بذلك في اجتماعات الموظفين ، إذا كانت الفرق صغيرة بما يكفي من خلال مناقشة فردية ، أو عبر البريد الإلكتروني أو أداة الاستبيان على شبكة الإنترنت.
3. الأقل هو الأكثر – تأكد من جدولة الوقت الكافي:
من الأخطاء الشائعة في تصميم التراجع أن كل شيء يميل إلى الدخول. في أعمال التصميم الخاصة بك ، تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة واضحون بشأن ما يجب تغطيته حقًا مقابل ما يرغبون في تغطيته. قد يكون من المفيد تصنيف الموضوعات المحتملة إلى ما هو أساسي ، وما سيكون لطيفًا ، وما يمكن أن ينتظر وقتًا آخر أو منتدى آخر.
الأقل هو حقًا أكثر من حيث التأثير. امنح المشاركين وقتًا كافيًا أثناء الخلوة لمناقشة الموضوعات ذات الصلة والتفكير فيها. من المهم أيضًا إتاحة الوقت للمشاركين لوضع خطة عمل ، وربط مناقشات المعتكف بالعودة إلى مكان العمل. إذا لم تكن جميع موضوعاتك تتناسب مع التراجع الذي حددته ، فابحث عن إضافة يوم إضافي إلى المنتجع أو جدولة موقع آخر خارج الموقع في وقت لاحق من العام.
4. اختر ميسرًا بحكمة
من الذي سيسهل تراجعك؟ الميسر الخارجي يجلب فوائد الحياد والتركيز الكامل والتفاني طوال عملية الخلوة. عند النظر إلى خيار المنسق الخارجي ، اختر ميسِّرًا ملتزمًا بالشراكة مع مؤسستك على المدى الطويل ، على الأقل في العديد من عمليات التراجع. سيؤدي هذا إلى تعزيز الثقة مع فريقك ، مما يتيح لك التراجع اللاحق للبدء من مستوى أعلى. سيطور الميسر الخارجي أيضًا إحساسًا أفضل بأولويات مؤسستك وثقافتك ورؤيتك بمرور الوقت. عند استخدام ميسِّر خارجي جديد ، تأكد من قضاء وقت كافٍ في الإحاطة ، بما في ذلك المناقشات حول التوقعات والنتائج وخبراتك السابقة مع الخلوات – ما الذي نجح وما لم ينجح.
بالنظر إلى أن أولويات الشركة يمكن أن تتغير بمرور الوقت ، تأكد من ترك وقت تخطيط كافٍ ، وأن الميسر يمكنه تكييف البرنامج لتلبية الاحتياجات المتغيرة بسرعة. لضمان النجاح مع ميسر خارجي ، قم بإنشاء فريق تخطيط داخلي للخلوة يمكنه العمل كحلقة وصل خلال العملية برمتها ، مما يضمن التوافق السلس.
يلعب قادة الخلوات الداخلية أيضًا دورًا مهمًا في عملية التراجع ، ويقدمون معرفة “داخلية” حول ما تدور حوله المنظمة ، والثقافة والأولويات. إذا تم استخدام قائد انسحاب داخلي ، فتأكد من إعطائه السلطة والنطاق الكافيين للقيام بدوره. قد ترغب أيضًا في التفكير في إقران منسق داخلي بميسر خارجي.
5. اجعلها منتظمة!
للحصول على نفس “الجذب” الذي تتمتع به أثناء التراجع ، اجعل الخلوات منتظمة وليس مرة واحدة في العام. حدد نصف يوم إلى أيام كاملة خارج المكتب عدة مرات في السنة للإدارات والمؤسسة بأكملها إن أمكن. يمكن أيضًا استخدام الخلوات الافتراضية لتوفير عمليات التراجع المصغرة على مدار العام ، دون نفقة إضافية للوقت والمال إلى خارج الموقع.
6. متابعة:
قم بإنشاء رابط التعلم مرة أخرى إلى المكتب – في كثير من الأحيان يتم ترك التعلم في موقع التراجع وللأسف لا ينتقل مرة أخرى إلى المكتب. خلال عملية الخلوة ، اسأل نفسك: ماذا يمكننا أن نفعل لإعادة هذا التعلم إلى المكتب؟ ما هي الأنظمة الموجودة لدينا بالفعل والتي يمكن الاستفادة منها لمناقشة التراجع عن التعلم؟ ما هي الأنظمة التي يجب أن ننشئها؟
لتقوية ارتباط التعلم بالعودة إلى المكتب ، حدد الوقت أثناء الخلوة لإنشاء خطط عمل ، على مستوى الفرد والفريق والقسم و / أو الشركة. يجب أن تحدد خطط العمل الأطر الزمنية والموارد اللازمة ومن هو المسؤول. يجب أن تكون خطط العمل محددة قدر الإمكان. يجب متابعة خطط العمل ، إما كجزء من اجتماعات الفريق المنتظمة ، أو من خلال وجهاً لوجه مع المديرين ، أو من خلال أنظمة داخلية أخرى.
للحفاظ على التعلم حيًا ، ضع في اعتبارك عقد جلسات تدريب جماعية أو جماعية بعد الخلوة مع فرق أصغر أو موظفين فرديين. يمكن أن تدعم الجلسات الشهرية أو نصف الشهرية نقل التعلم مرة أخرى إلى مكان العمل.
مع وضع مبادئ التصميم الستة هذه في الاعتبار ، يجب أن يكون خلوتك التالي ذا مغزى وجذاب ومستدام ، مما يترك موظفيك يسألون “متى سنفعل هذا مرة أخرى؟”.
حقوق النشر 2007 – تحقيق الإمكانات. كل الحقوق محفوظة
