بشكل عملي ، هذا هو الجانب الأكثر إرباكًا في امتثال البيانات. ومع ذلك ، فإن الفشل في تعيين D3P يمكن أن يؤدي إلى فشل تدقيق SEC أو يتسبب في إلحاق ضرر جسيم بسمعة الشركة.
بالنسبة لشركات الوسطاء والتجار الصغيرة ذات الوقت والميزانيات المحدودة ، فإن العثور على أفضل شريك لمساعدتها في تلبية احتياجات D3P الخاصة بهم يمكن أن يكون مهمة شاقة. يحتاجون إلى اختيار مزود يمكنه مساعدتهم على تحقيق هذه المتطلبات بفعالية – اختيار D3P الخاطئ يمكن أن يتسبب في عبء غير ضروري ويزيد بسرعة التكلفة الإجمالية لامتثال البيانات.
الإجابة على الأسئلة الكبيرة المتعلقة بالطرف الثالث المعين (D3P):
1. ما هي مسؤولية الوسيط-التاجر في اختيار شريك امتثال البيانات ليكون D3P؟
• من الأهمية بمكان أن ينشئ الوسيط-الوسيط علاقة مع طرف ثالث لديه القدرة على تزويد هيئة الأوراق المالية والبورصات (أو غيرها من الجهات المنظمة للأوراق المالية) بوصول مستقل إلى السجلات والمعلومات الإلكترونية التي يحتفظ بها.
2. ما هي مسؤوليات D3P؟
• إخطار لجنة الأوراق المالية والبورصات (أو غيرها من الهيئات التنظيمية للأوراق المالية المعينة) كتابيًا بنيتهم في تحقيق وصول الطرف الثالث ووظيفة التنزيل للوسيط-التاجر
• تزويد منظمي الأوراق المالية بالمعلومات التي يحتاجون إليها لتنزيل السجلات الإلكترونية من أنظمة الوسيط-تاجر بناءً على طلب المنظمين
• تزويد منظمي الأوراق المالية بإمكانية الوصول إلى السجلات والمعلومات المخزنة على أنظمة الوسيط-تاجر بشكل مستقل عن الوسيط-تاجر ، حتى إذا كان الوسيط-تاجر لا يتعاون مع المنظم
• الاحتفاظ بالسجلات بتنسيق غير قابل لإعادة الكتابة أو غير قابل للمسح أو بتنسيق يمنع الكتابة فوقها أو محوها أو تغييرها بطريقة أخرى أثناء فترة الاحتفاظ المطلوبة من خلال استخدام أكواد الأجهزة والبرامج المتكاملة
• التحقق تلقائيًا من جودة عملية النسخ الاحتياطي وسجلات الفهرس المحفوظة على وسائط التخزين
تم تصميم شرط D3P الأساسي بشكل أساسي لضمان الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية للوسيط والتاجر للمدة المطلوبة من الوقت ويمكن استردادها بسهولة في حالة إجراء تدقيق أو أثناء مراجعات الامتثال المنتظمة.
مزايا أخرى لـ D3P:
بصرف النظر عن ضمان استيفاء القواعد 17a-3 و 17a-4 وزيادة الثقة أثناء عمليات تدقيق SEC ، يوفر D3P العديد من المزايا الأخرى:
– يمنع D3P الكتابة فوق السجلات أو محوها أو تغييرها. وبالتالي منح الوسطاء والتجار أرشفة مدمجة طويلة الأجل لاسترداد البيانات التاريخية
– يضمن D3P أنه في حالة تقاعد أو مغادرة موظفي تكنولوجيا المعلومات الرئيسيين ، يمكن لـ D3P دائمًا الوصول إلى البيانات الحالية أو المؤرشفة ، وبالتالي يصبح D3P جزءًا لا يتجزأ من عملية تدقيق امتثال الوسطاء والتجار
– يحافظ D3P على التوافق مع الأنظمة القديمة. في حالة اندماج وسيط – تاجر أو تم الاستحواذ عليه أو تولي شركة أخرى تستخدم أنظمة مختلفة ، فإن D3P سيحتفظ بالمعلومات بتنسيق قياسي متوافق مع الأنظمة الجديدة
– الأهم من ذلك ، في حالة وقوع كارثة حيث فقد الوسيط-تاجر جميع أنظمته أو بياناته ، يضمن D3P إتاحة البيانات الحالية والتاريخية للاستعادة إلى الموقع الأصلي أو إلى موقع بديل للتعافي من الكوارث
يضع الطرف الثالث المعين مسؤولية إضافية على شركات الوساطة والوسطاء وهو مصمم لضمان قدر من الاستقرار على المدى الطويل مدمج في إستراتيجية امتثال البيانات الخاصة بهم. من خلال اختيار D3P الصحيح ، لا تكتسب الشركات ثقة أكبر أثناء عمليات تدقيق SEC فحسب ، بل سيكون لديها أيضًا فرصة أكبر لاكتساب ثقة العملاء على المدى الطويل فيما يتعلق باسترجاع السجلات الإلكترونية والإشراف عليها.
