(أريد أن أشكر كاثي توبل على مساهمتها في هذا المقال.)
حالة إدارة المشروع
في عام 2015 ، أظهر استطلاع أجراه مزود إدارة المحافظ إينوتاس أن 55٪ من مشاريع تكنولوجيا المعلومات قد فشلت خلال الاثني عشر شهرًا الماضية. بحلول عام 2017 ، بعد عامين فقط ، تحسنت الأرقام مع اعتبار 6٪ فقط من المشاريع فاشلة. اليوم يتم تسليم مشاريع تكنولوجيا المعلومات في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، ومع ذلك ، فإن ما يصل إلى 24٪ يعتبرون “ذوي أداء ضعيف”. المشاريع التي لا تقدم الفوائد التجارية الضرورية. بصراحة ، المشاريع التي لا تقدم فائدة تجارية قد لا يتم تنفيذها في المقام الأول. كان من الممكن استخدام الأموال التي يتم إنفاقها على هذه المشاريع بشكل أفضل في مكان آخر.
إذن ، لماذا يحدث هذا “ضعف الأداء”؟
أحد العناصر الرئيسية هو عدم وجود رعاية تنفيذية. غالبًا ما يبدأ مشروع كبير متعدد السنوات بضجة كبيرة وبتركيز ليزر من الراعي التنفيذي. لسوء الحظ ، تحدث أزمة (هل كان بإمكان أي شخص توقع Covid-19 في عام 2020؟) ، أو بعض الأحداث الكبرى الأخرى ويفقد الراعي التنفيذي تركيزه على المشروع الكبير.
ولكن هناك طرق لتقليل حدوث ذلك ، إن لم يكن القضاء عليه.
محاذاة الأعمال
عندما يكون العمل متسقًا ، فهذا يعني أن جميع المستويات واللاعبين واضحون بشأن غرض المنظمة واتخاذ القرارات وفقًا لها. تتماشى موارد الشركة واستراتيجياتها وأنظمة الإدارة والاتصالات مع هذا الغرض.
قد يعتقد المرء أن أي مشروع لتكنولوجيا المعلومات سيتماشى مع الأعمال ، لكن هذا ليس هو الحال. أعتقد أن هذا يحدث لأنه يتطلب الكثير من العمل الشاق لفهم حقًا كيف يمكن لميزات وقدرات تكنولوجيا المعلومات أن تمكّن الشركة من الوصول إلى أهدافها الإستراتيجية وهذا العمل الجاد لا يحدث. في حين أن المسؤول التنفيذي قد يكون على دراية تامة بالتكنولوجيا ، فإن البائع والعاملين في الخطوط الأمامية هم الذين يفهمون بشكل أفضل العملية الحالية وقدرات البرنامج أو النظام الجديد.
ومع ذلك ، قد لا يكون لدى عامل الخط الأمامي فهم جيد للكيفية التي يمكن أن تساعد بها قدرات البرنامج في تحقيق الأهداف الرئيسية للشركة.
إن مفتاح نجاح مشروع تكنولوجيا المعلومات ، وهو مشروع يعود بفائدة كبيرة على الأعمال التجارية ، هو أخذ دوافع العمل وعوامل النجاح الحاسمة للأعمال التجارية ومعرفة كيف يمكن تقسيم هذه المحركات إلى مقاييس (مؤشرات الأداء الرئيسية) التي ستقود الأعمال إلى الأمام. المقاييس التي يمكن أن توفر إجراءات واضحة يجب اتخاذها.
كل صناعة لها عوامل النجاح الحاسمة الخاصة بها ، وسوف ندرس صناعتين أدناه.
لنأخذ مثال شركة الطيران. أحد العوامل الرئيسية لربحية شركة الطيران هو الوقت المستغرق عند البوابة. لماذا هذا مهم؟ كلما حدث دوران أسرع للطائرة عند البوابة ، زاد عدد الطائرات التي يمكنها استخدام تلك البوابة. وكلما زاد عدد الطائرات التي تستخدم تلك البوابة ، زادت الرحلات الجوية. المزيد من الرحلات الجوية تعني المزيد من الأرباح. بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي التحول السريع إلى زيادة رضا العملاء عن المغادرة في الوقت المحدد / الهبوط في الوقت المحدد.
في حالة مطعم للوجبات السريعة ، الشراء من السيارة المدة عامل نجاح حاسم. لا يرغب العملاء في الجلوس في سيارة لمدة 20 دقيقة. لا يهم ما إذا كانت هناك 3 سيارات أو 30 سيارة في الطريق ، فلا يوجد عميل يريد الانتظار أكثر من بضع دقائق. تعني فترة انتظار طويلة أن العميل سيذهب إلى مطعم مختلف للوجبات السريعة في المرة القادمة. كلما كانت مدة الرحلة أقصر ، زاد عدد العملاء الذين يمكن خدمتهم وزادت ربحية المطعم.
الخطوة الأولى لمحاذاة الأعمال – إنشاء خريطة عملية
دعونا نتعمق في الرسم التوضيحي لمطعم الوجبات السريعة. تحصل مطاعم الوجبات السريعة (المعروفة أيضًا باسم مطاعم الخدمة السريعة) على أكثر من 50٪ من إيراداتها الشراء من السيارةلذا فإن تقصير المدة هو مفتاح نجاح المطعم. تتمثل الخطوة الأولى في تقليل وقت القيادة ، في تحديد عملية القيادة الحالية. وهي على مستوى عالٍ:
1. أخذ الأمر
2. أخذ المال
3. تحضير الطعام
4. تسليم الطعام (تسليمه إلى الشخص).
لذا ، كيف تقصر نطاق الشراء من السيارة الوقت في هذه المجالات الأربعة؟ هل سيقلل من وقت القيادة إذا كان أمين الصندوق أسرع مرتين؟ في حين أنه قد يكون من المرغوب فيه أن يكون لديك صراف أسرع ، فإن مقدار الوقت الذي يتم توفيره سيكون ضئيلًا (إلى جانب فرصة أكبر للخطأ في أخذ الطلب). أفضل نهج هو التراجع والنظر إلى العملية بشكل كلي باستخدام عملية رسم الخرائط.
سيكشف تخطيط العملية جنبًا إلى جنب مع الفترات الزمنية لكل عملية أن عملية أخذ الطلب يمكن تقسيمها إلى جزأين فرعيين. 1) يقرر العميل ما يريده 2) النطق بالطلب. الجزء الثاني سريع إلى حد ما بالنسبة لمعظم العملاء. سواء تم طلب 3 عناصر أو 6 عناصر ، فإن الفارق الزمني طفيف. لكن الجزء الأول ، العميل هو الذي يقرر ما يريد ، خاصة إذا كانت عائلة بها طفل صغير ، قد يستغرق الأمر عدة دقائق. مع مرور محرك واحد ، يتم تعليق الخط بالكامل ، حتى يقرر جونيور ما إذا كان يريد وجبة هابي ميل أو بيج ماك (في حالة ماكدونالدز). ولكن مع وجود مسارين للتوصيل بالسيارة ، يمكن أن يستغرق جونيور (الممر 1) كل الوقت الذي يريده. يسعد الأشخاص في المسار 2 لأنهم لم يتأخروا ويمكنهم القفز أمام الصغار لأنهم طلبوا أولاً.
يجب اعتبار أي شيء يساهم في عوامل النجاح الحاسمة كمجال للتحسين.
سنناقش في المقالات المستقبلية كيف يمكن استخدام التكنولوجيا لعوامل النجاح الحاسمة.
