الفواتير الإلكترونية ، أو الفواتير الإلكترونية ، كما يوحي الاسم ، هي التبادل الإلكتروني لمستندات الفاتورة بين المورد والعميل. تتجاوز الفواتير الإلكترونية مجرد إرسال إيصال PDF إلى العميل عبر البريد الإلكتروني. يعد حل الفواتير الإلكترونية الحقيقي حلاً متكاملاً حيث يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية واستلامها بسلاسة بين نظام حسابات المدينين للمورد ونظام حسابات العملاء الدائنة. عادةً ما يتم تبادل مستندات الفواتير الإلكترونية بتنسيق EDI أو XML. (المصدر: أساسيات الفواتير الإلكترونية)
لماذا التحول من نظام يدوي ورقي إلى نظام فواتير إلكتروني؟ من المعروف أن النظام المستند إلى الورق يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. على هذا النحو ، تميل الفواتير الورقية إلى أن تكون لها تكاليف أعلى ودورات حياة أطول للمعالجة.
على الرغم من اعتماد الأتمتة على نطاق واسع للعديد من العمليات التجارية ، إلا أن عمليات الحسابات الدائنة والذمم المدينة تظل يدوية إلى حد كبير (المصدر: Dolphin Corp).
فوائد نظام الفواتير الإلكترونية للموردين
يؤدي التبديل إلى الفوترة الإلكترونية إلى حل هذه المشكلات ، مما يؤدي إلى معالجة أسرع وتكاليف أقل للمعاملات وزيادة الرؤية وتحقيق وفورات كبيرة. من منظور الأعمال التجارية ، تقدم الفواتير الإلكترونية العديد من الفوائد خلال عملية AR / AP.
بالنسبة للمبتدئين ، لا يوجد بريد لفرز أو توزيع أو فتح. ليس ذلك فحسب ، تعمل الفواتير الإلكترونية على التخلص من التكاليف المرتبطة بالفواتير الورقية والمغلفات والطوابع البريدية. بالإضافة إلى ذلك ، يستغرق الأمر وقتًا أقل بكثير لمعالجة إنشاء دفع الفواتير. مع النظام الجديد ، يمكنك إنشاء وتوزيع مجموعة كاملة من الفواتير ببضع نقرات فقط. (المصدر: Pay Simple)
بعد ذلك ، ليس هناك حاجة لإدخال البيانات. نظرًا لأن الدفعة تصل إلى نظام حسابات الدفع للمشتري تلقائيًا ، لا يحتاج كاتب الحسابات الدائنة إلى إدخال البيانات يدويًا. تقضي الفوترة الإلكترونية على احتمالية وقوع الأخطاء وتضمن الدقة. وبالمثل ، ليست هناك حاجة لمسح فواتير الورق ، وهي عملية يدوية أخرى تستغرق وقتًا ويمكن أن تكون عرضة لأخطاء مثل عمليات المسح غير المقروءة.
في غضون ذلك ، يتم تسليم جميع الفواتير بشكل فوري وآمن. من خلال حذف البريد من المعادلة ، فإنك تقضي أيضًا على عدة أيام من الاستلام إلى الدفع. وبالمثل ، تسرع المدفوعات الإلكترونية العملية وتعني أنك لست مضطرًا إلى الانتظار في طابور في البنك لإيداع أموالك.
يسهل تخزين الفواتير الإلكترونية والرجوع إليها ، دون الحاجة إلى خزائن ملفات مادية. أثناء المتابعة مع العملاء ، يمكنك بسهولة تضمين ارتباط أو مرفق بإيصال الدفع الأصلي أو أمر الشراء أو الوثائق ذات الصلة.
فوائد نظام الفواتير الإلكترونية للمشترين
تقدم الفواتير الإلكترونية مزايا لعملائك أيضًا. على سبيل المثال ، يمكنك تقديم مجموعة متنوعة من خيارات الدفع مثل الخصم والائتمان و ACH. كما يفتح النظام اللاورقي الباب أمام رسائل تذكير آلية كاملة مع أزرار “ادفع الآن” المدمجة التي ترتبط بالفاتورة. سيقدر فريق حسابات الدفع لعملائك عدم الاضطرار إلى إدخال البيانات يدويًا أو مسح الفاتورة الورقية أيضًا.
التحول إلى الفوترة الإلكترونية يوفر الوقت والمال ، وهو أمر مربح للجانبين.
الأعمال المذكورة:
1. ادفع ببساطة ، “مزايا الفوترة والفوترة الإلكترونية” –
2. Dolphin Corp ، “الفواتير الإلكترونية للحسابات الدائنة ،” –
3. أساسيات الفوترة الإلكترونية ، “ما المقصود بالفوترة الإلكترونية ،” –
