الغابة في الخريف. بعد ظهر يوم هادئ. تجد الشمس طريقها عبر المظلة على الأرض. تخبرك نظرة واحدة بكل شيء هناك لتعرفه.
إلا أنه لا يفعل ذلك. كل ما تحصل عليه من نظرة واحدة على صورتنا هو انطباع. بالتأكيد ، يمكنك أن تقول إنها صورة لأشجار ، لكن كم عددها؟ ما الأنواع؟ كم عمر؟ كم في الهكتار؟ هل هم أصحاء؟
يرى؟ مع كل سؤال أطرحه عن هذه الصورة البسيطة ، تدرك أنك تعرف أقل قليلاً مما كنت تعتقد. في النهاية ، وصلت إلى الكلمات الثلاث الأولى في هذا المنشور. إنها غابة في الخريف.
وكذلك الحال مع نفقات السفر. أنت تعلم أنها موجودة لأنك تستمر في الإذن بالسفر بغرض العمل. قد تعرف حتى ما قضيته العام الماضي ، أو للعام حتى الآن. ولكن هل يحصل عملك على قيمة جيدة مقابل هذا الإنفاق؟
استجوب البيانات
الطريقة الوحيدة للإجابة على ذلك بأي شيء مثل الثقة هي استجواب البيانات واستنباط المعلومات الكامنة هناك. يبدو هذا وكأنه تمرين معقد ، ولا شك أنه كذلك – إذا كنت تبدأ من نقطة الصفر مع كومة من الإيصالات ومطالبات النفقات مع بيانات السفر التي تم تجميعها داخل كل شيء آخر.
وهذا هو السبب في أن نظام مراقبة لوحة القيادة المدمج في الكثير من البرامج الحديثة يعتبر ذا قيمة كبيرة. لقد قام المطورون الأذكياء الذين يقفون وراء البرنامج الذي يعمل على تشغيل تطبيقك المفضل بإعداده للقيام بالعمل الشاق نيابة عنك ، ولإعلامك على الفور بمكان وجود القمم والانخفاضات في أي نظام تتم مراقبته. إذا كان هذا هو غياب الموظفين ، فقد تجد أن هناك الكثير من الأشخاص الذين لا يحضرون صباح الاثنين على سبيل المثال.
وإذا كان الأمر يتعلق بالسفر ، فقد تجد أن ثلاثة موظفين ذهبوا في رحلة المبيعات إلى العميل الرئيسي سافروا معًا ولكنهم جميعًا ادعوا الأميال كما لو كانوا سافروا بمفردهم. للأسف ، هذا يحدث. حتى لو لم يكن ذلك في عملك ، فقد تجد طرقًا أفضل لإنجاز المهمة ، مثل إنجازها دون إنفاق الكثير على السفر. على سبيل المثال ، هل الرحلة الأرخص من مطار مختلف أرخص في الواقع من حيث القيمة الحقيقية ، بمجرد أن تأخذ في الحسبان عدد الأميال للوصول إلى المطار والإقامة الليلية في الفندق بسبب أوقات الرحلات غير الملائمة؟ وكم من الوقت يضيع عملك على السفر في المقام الأول؟ ما تكلفة الساعة لتوظيف أي شخص يسافر في رحلة عمل في السيناريو المبالغ فيه الذي أوجزته للتو؟ هل يمكن قضاء وقتهم بشكل أفضل؟ باختصار ، هل هناك طريقة أفضل؟ سيساعدك برنامج إدارة السفر والنفقات على معرفة ذلك.
المطالبة والدفع بشكل أكثر دقة
يحدد برنامج إدارة السفر والنفقات الجيد القواعد ، ويجعل من الأسهل والأسرع على الموظفين المطالبة بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب ، مما يجعل الموافقة على النفقات أبسط وأسرع أيضًا ، مما يتيح لك مزيدًا من الوقت للاستمرار في تحقيق الإيرادات – وليس ر هذا ما كنت في العمل من أجله؟
من خلال اعتماد استخدام برامج إدارة السفر والنفقات ، فأنت تحقق أفضل استخدام للأدوات المتاحة ، وتمكينك من أن تكون أكثر فعالية من خلال استجواب البيانات تلقائيًا ، وإحضار جواهر من المعلومات من الكتلة التي لا يمكن اختراقها أمامك.
كما كان والدي يميل دائمًا إلى القول: “لا يمكنك رؤية حطب الأشجار”. أعتقد أن ما قصده هو أنه كان هناك الكثير من التفاصيل بحيث كان من المستحيل الحصول على رؤية واضحة لما يهم حقًا في المشهد.
إلقاء نظرة أخرى على صورتنا. بالتفكير فيما قلته ، ألا يبدو الأمر مختلفًا بعض الشيء الآن؟ وهل ستعثر على – وتستخدم – بعض برامج إدارة السفر والنفقات؟
