لا داعي للذعر. هناك بعض الأشياء البسيطة للغاية التي يمكنك ويجب عليك القيام بها.
لديك موظف استقبال أو حارس يراقب الباب الأمامي ، ونظام إنذار في الليل ، وبرنامج مكافحة فيروسات يحمي أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك وجدار ناري يحمي خوادمك. كل شيء جيد باستثناء شيء واحد. لقد أرسلت للتو موظفيك للعمل من المنزل. لا يمكنك السماح لمعلومات عملك ، بما في ذلك بعض البيانات مع متطلبات الامتثال التي يجب حمايتها ، بالتعرض للإنترنت. لا تعرض عملك أو موظفيك أو عملائك لقراصنة الإنترنت والمحتالين أو ما هو أسوأ. إذا وجدت نفسك فجأة في هذا المنصب ، ففكر في تزويد موظفيك بهذه الأدوات الأساسية للسماح لهم بالعمل من المنزل بأمان.
نحن نعيش في عصر يتزايد فيه مستوى الخطر على معلوماتنا السرية كل يوم. تضع الحاجة إلى حماية الاتصالات الرقمية عبئًا هائلاً على الأعمال التجارية وتتطلب الاجتهاد المستمر للتخفيف من هذه المخاطر المتطورة باستمرار. أثناء حدث Black-Swan مثل انتشار COVID-19 ، حيث تضطر إلى اتخاذ قرار حاسم مثل إرسال موظفيك إلى المنزل مع إشعار قبل أيام قليلة فقط ، من الأهمية بمكان ألا تخذل حذرك. يعد استخدام تطبيق البريد الإلكتروني المشفر الآمن هو الخط الأول في تجنب المخاطر لشركتك.
تشفير البريد الإلكتروني أمر لا بد منه
أنت بحاجة إلى تطبيق يمكن لفريقك بأكمله استخدامه بأمان وسهولة وبسعر معقول. ليس لديك الوقت الكافي لجلسات تدريبية مطولة أو لمعرفة من لديه القدرة في المنزل. أنت بحاجة إلى منتج سهل التثبيت وسهل الاستخدام ومرن للغاية ، بما في ذلك تطبيق متوافق مع الأجهزة المحمولة. إذا كنت سترسل رسائل بريد إلكتروني آمنة إلى العملاء أو الموردين أو غيرهم من خارج عملك ، فستحتاج إلى تطبيق يسمح لك بإرسال بريد إلكتروني مشفر إلى المستلمين لشراء التطبيق من أجل تلقي بريد إلكتروني آمن.
تحقق من Send_It_Secure by Protected Trust https://envoy.protectedtrust.com/ تم تمديد الفترة التجريبية المجانية الخاصة بهم إلى 30 يومًا خلال هذه الأزمة دون الحاجة إلى التزام مالي إضافي. تتوفر أسعار المجموعة إذا قررت الاستمرار في الاستخدام في المستقبل.
فريق الاتصالات
يساعد التواصل مع فريق الموظفين بطريقة سهلة وشفافة قدر الإمكان في الحفاظ على تركيز فريقك وتحفيزهم ، حتى عند العمل عن بُعد. هناك العديد من المنتجات في السوق التي توفر الرسائل النصية والمحادثات الجماعية ، ومؤتمرات الفيديو ، وجدولة اجتماعات الفريق وإجرائها عبر الإنترنت ، والتعاون في الملفات ومشاركتها. لإبقاء الأمور بسيطة قدر الإمكان للموظفين الذين اعتادوا العمل عن بُعد ، فإن الجمع بين هذه الإمكانات في تطبيق واحد سهل الاستخدام سيقضي على الكثير من المتاعب ويعيد فريقك للعمل بسرعة. يعد تطبيق Microsoft Teams طريقة جيدة لتحقيق ذلك. هناك بعض الرسوم الأولية الدنيا ولكنها صغيرة إذا كنت قادرًا على الحفاظ على إنتاجية موظفك.
الدفع https://www.protectedtrust.com/ إنهم متخصصون في إنشاء فرق افتراضية.
تغيير الثقافة
يحب الموظفون العمل من المنزل ويرون القدرة على القيام بذلك في أي وقت كميزة. لا حركة مرور ولا غاز ، واعمل في PJ إذا كنت تريد. ثم ينهون يومهم الأول من العمل عن بُعد ويضيفون قائمتهم قريبًا يمكن أن تتغير. لا يوجد مكتب هادئ ، ولا مفر من الأطفال ، ولا غداء عمل ، وفقدان الاتصال بزملائهم الموظفين وتأخير إنجاز عملهم لأنهم لا يستطيعون السير في القاعة لطرح سؤال على رئيسهم. دعونا نواجه الأمر ، لدى الأشخاص أيضًا الكثير من الأسباب التي تجعلهم يحبون العمل من المكتب. قد يكون موظفوك في صدمة ثقافية. يمكن للبعض أن يتعامل معها ويرى أنها فائدة ، والبعض الآخر لن يفعل ذلك.
العمل مع الموظفين عن بعد هو أيضًا تغيير ثقافي للمديرين. هل يمكنك إدارة شركة بدون القدرة على رؤية أصابع موظفيك تعمل عبر لوحة المفاتيح؟ كثير من المديرين هم من “المدرسة القديمة” ولديهم مشكلة أكبر في تغيير الثقافة من موظفيهم. يكمن جزء كبير من التغيير في عقلية المدير. https://paulemcmahon.wordpress.com/2020/03/15/6-tips-in-10-minutes-for-successful-working-from-home/
أوصي بكتاب بعنوان “Virtual Project Management” من تأليف Paul McMahon. تمت كتابته لمديري البرامج ولكن له تطبيق واسع في أي بيئة افتراضية. www.pemsystems.com
هناك العديد من الأسباب للاعتقاد بأن أيام العمل في الأبراج المكتبية الشاهقة قد ولت. ما لم ينجزه 11 سبتمبر ، قد يكون وباء 2020. بالطبع ، أدرك أن هناك وظائف لا يمكن القيام بها عن بُعد … لكن الكثير منها يستطيع ذلك. تختفي التكلفة العامة لتشغيل معظم المكاتب والإيجار والكهرباء والتنظيف والتأمين عندما تغلق الأبواب وتسمح لموظفيك بالعمل من المنزل. غالبًا ما يكون خفض التكاليف العامة بمثابة مقايضة جيدة لفقدان السيطرة على موظفيك. استخدم الوضع الحالي لمحاولة العمل عن بُعد مع فريق الموظفين لديك. يمكن أن تتفاجأ بسرور.
