يعد التوثيق الدقيق والمكتوب جيدًا جزءًا من استراتيجية دعم العملاء ، ويقلل من تكاليف الدعم. الكتابة الفنية هي أكثر بكثير من المصطلحات الفنية والتعليمات الموجزة. يتألف جمهورنا من البشر ، وليس من الموظفين التقنيين فقط. تتطلب الكتابة الفنية أن يقدم الكاتب نقطة أو أطروحة رئيسية ، والحفاظ على التركيز ، وتنظيم الأفكار وتطويرها ، واستخدام الأسلوب المناسب للجمهور. فيما يلي المبادئ الأساسية للكتابة الفنية.
• المحتوى
يتم تطبيق خمسة أسئلة أساسية – من ولماذا وماذا وكيف ومتى – في مواقف مختلفة لتطوير المحتوى لأي نوع من المستندات. على سبيل المثال ، تخيل موقفًا يتعين عليك فيه إنشاء تقرير بناءً على ميزانيتك العمومية. قبل إنشاء تقرير ، يمكنك تخطيط محتوى تقريرك عن طريق تطبيق الأسئلة الرئيسية التالية على الموقف:
o من يود قراءة التقرير؟
س لماذا تريد / أو تحتاج إلى تقديم تقرير؟
o ما الذي سيقدمه هذا التقرير للجمهور؟
o كيف سيتم تقديم التقرير؟
س متى سيتم تقديم التقرير؟
• حالة الكتابة: الجمهور والغرض
قبل البدء في أي مهمة كتابة ، يقوم الكاتب بتحليل الجمهور وتحديد الغرض من المستند. يسأل الكاتب الأسئلة التالية عن الجمهور:
س من سيقرأ الوثيقة؟
س ما هي تحيزاتهم؟
o ما هي المسؤوليات الأخلاقية للكاتب الفني عند توصيل هذا للجمهور؟
فيما يتعلق بالهدف ، يتساءل الكتاب الفنيون: ما الذي ينبغي أن تحققه هذه الوثيقة؟ ماذا يجب أن تفعل؟ ينبغي له:
الإعلام
o طلب
س إرشاد
س اقترح
س النظام
o تقرير
س الرد
o التحليل / النقد
س قارن
• منظمة
يستخدم الكتاب نمطًا تنظيميًا بحيث يعطي الاتساق في الكتابة. يوفر النمط التنظيمي للوثيقة الاستمرارية حتى يتمكن الجمهور من فهم الأفكار. على سبيل المثال ، يمكن للكتاب تنظيم أفكارهم ترتيبًا زمنيًا ومكانيًا وقطعيًا.
• أسلوب
يغير الكتاب أسلوبهم حسب الجمهور. لا يجوز لأي شخص أن يكتب بريدًا إلكترونيًا إلى صديق مقرب بنفس أسلوب المذكرة الرسمية إلى المدير. يعتمد الكتاب إما أساليب رسمية أو غير رسمية ، اعتمادًا على حالة الكتابة.
• سهولة الوصول والخصوصية
تشير إمكانية الوصول إلى السهولة التي يمكن للجمهور من خلالها الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها من المستند. يساعد جدول المحتويات والرؤوس والتذييلات وأرقام الصفحات والعناوين والعناوين الفرعية على تسهيل وصول المستند إلى الجماهير المقصودة.
• القواعد التقليدية والميكانيكا
يلتزم الكتاب بقواعد النحو التقليدية والميكانيكا. يقوم الكتاب الفنيون بشكل أساسي بمراجعة وتحرير المستند لاكتشاف الأخطاء وتصحيحها في الرسومات والطباعة والتخطيط.
