كانت طالبة المدرسة الثانوية متحمسة للغاية بشأن رقصتها القادمة في المدرسة. كان فستانها رائعًا ، وكان حذائها وحقيبة يدها متطابقتين تمامًا. كانت تدخر المال من وظيفتها في مطعم الوجبات السريعة المحلي لدفع ثمن كل ما تحتاجه لجعل هذا الحدث مميزًا للغاية. كانت هناك زهور للاختيار من بينها ، وسيارة ليموزين لها ولموعدها وعدد قليل من الأصدقاء والصور والكثير من الإضافات التي تجعل من المساء ذكرى تدوم طويلاً. كان لديها كل أرباحها المستقبلية المخطط لها للأسابيع القليلة المقبلة وخصصت للمناسبة الخاصة. ما لم تخطط له هو النقص الذي لا يمكن تفسيره البالغ 20 دولارًا على نقودها حتى العمل. كان للمطعم سياسة تقضي بسداد جميع حالات النقص النقدي. “أوه لا!” اعتقدت. “لم أسرق أي نقود ؛ ماذا سأفعل؟ أحتاج إلى كل قرش أكسبه لدفع ثمن الرقص.”
سياسة الاسترداد الإلزامية
عند التشاور مع تجار التجزئة وأصحاب المطاعم ، ستتحول المحادثة عمومًا إلى نقص السيولة. تفاخر عدد قليل من الناس بأنهم ببساطة لا يعانون من نقص في السيولة بسبب السياسة التي يطبقونها. تطلبت السياسة من الصرافين سداد النقص في فواتيرهم. وذكروا كذلك أن النقص قد يحدث مرة أو مرتين ، ولكن بعد دفع ثمن النقص ، لم يكن أمين الصندوق في كثير من الأحيان ينقصه مرة أخرى. لم تتطلب حالات النقص أي تحقيق ، ولا استثمار للوقت الثمين للمدير ، ولا إجراءات تأديبية ، ولا سياسات معالجة نقدية معقدة.
تداعيات السياسة
لذلك ، بعد التحقيق في العديد من حالات النقص النقدي وتنفيذ برامج فعالة للتحكم النقدي لتجار التجزئة والمطاعم ، فإن سداد النقص النقدي ليس جزءًا من المعادلة ما لم يتم إجراء تحقيق شامل بالطبع ، اعترف أمين الصندوق بسرقات نقدية وكان التعويض جزءًا من الدقة. قد يؤدي إلغاء رواتب الإرساء أو دفع الموظف لصاحب العمل مقابل النقص النقدي إلى جعل الموظف يتقاضى أقل من الحد الأدنى للأجور ويعرض صاحب العمل للخطر لانتهاك قوانين الأجور والساعات.
عواقب غير مقصودة
قد يكون لجعل الصرافين يسددون النقص تأثيرًا معاكسًا لنيتهم. افترض أن أمين الصندوق الشاب يقوم بالتحضيرات للذهاب إلى الرقص الخاص ، كما في السيناريو أعلاه. إنها بحاجة إلى المال من أجل ثوبها ، والأحذية المتوافقة ، والتذاكر ، والشعر ، والمكياج ، وربما تقاسم تكلفة سيارة ليموزين. إنها تكلفة كبيرة للسيدة الشابة ، لكنها تضع الميزانية بعناية ويتم تخصيص كل دولار تكسبه بينما تستعد لمناسبتها الخاصة. إنها صراف جيد جدًا وموظفة أفضل. لكن ، للأسف ، يأتي درج النقود الخاص بها قصيرًا. لم تسرق أي نقود من الصندوق. قد يكون الخطأ في عد التغيير أو سوء التعامل مع العملة هو المشكلة. ربما هناك تفسيرات أخرى محتملة. ربما كان هناك خطأ من قبل أحد المديرين في إزالة الأموال الزائدة من السجل النقدي الخاص بها. ربما قام أمين صندوق آخر بإجراء المعاملات في سجلها بينما كانت في حالة استراحة وأساء التعامل مع النقود – أو سرقها.
وفقًا للقواعد ، يتعين على أمين الصندوق سداد النقص. إنها تشعر بالذعر لأنها تتصور أن أمسيتها المثالية ستدمر. لا يمكنها تحمل النقص. وهل تطلب الإذن لعدم سداد النقص؟ بالتأكيد. هل يمكنها أن تطلب من شخص ما أن يقرضها المال؟ نعم. لكنها يائسة. قررت استرداد المال بالطرق التي كانت تعلم أن الصرافين الآخرين يفعلونها. لقد كانوا يرنون المعاملات الاحتيالية ويسرقون الأموال لفترة أطول مما عملت هناك ولم يسألهم أي مدير عن ذلك. لقد تفاخروا كثيرًا بأموالهم “الإضافية”. كانت دائما تشعر بالاشمئزاز من موقفهم المتعجرف من السرقة. هي تتخذ قرارها. كانت ستأخذ فقط المبالغ اللازمة لجعل رقصها مميزًا ، ثم تسددها.
إنها ترقص وجبات الموظفين الوهمية ، والفراغات ، والمبالغ المستردة وتخفيضات الأسعار ، وتحصل على النقود في جيوب. إنها تسرق! كان الأمر سهلاً للغاية لدرجة أنها استمرت في جني أموال تتجاوز بكثير المبالغ التي كانت تنوي سدادها. يمكن للمدير اكتشاف النقص في التسجيل بسرعة ، لكنه أهمل الأجزاء الأخرى من إدارة النقد. تستمر السرقات لفترة طويلة بعد رقصتها ودرج النقود الخاص بها لا يكون قصيراً على الإطلاق – وهي لا تسدده أبدًا. لقد تجاوزت الخط ، وأصبحت الآن لص. إذا تم القبض عليها يمكن أن يتم القبض عليها.
إدارة النقود
هذه القصة حقيقية ، وقد حدثت في العديد من متاجر البيع بالتجزئة والمطاعم. لا يتطلب برنامج إدارة النقد السليم سداد أي نقص نقدي. يجب تسجيل حالات النقص النقدي في تاريخ أداء أمين الصندوق. يجب أن تتضمن برامج إدارة النقد تحقيقات في الفروق النقدية الكبيرة وتنفيذ الضوابط التدريجية لكل حادث يتطلب إعادة التدريب عند الحاجة. يجب تحديد مستويات التسامح المقبولة لكل عنصر من عناصر معاملات العملاء مثل الفراغات ، والمبالغ المستردة ، وتخفيضات الأسعار ، وعدم البيع. يجب مراقبة الأداء في هذه المجالات ووضع الضوابط الخاصة بالأداء الضعيف. في كل مرة يحدث استثناء خارج المستوى المقبول للأداء في التعامل مع المعاملات النقدية يكون الانضباط أقوى. على سبيل المثال ، في المرة الأولى التي يكون فيها أمين الصندوق أقل من 3 دولارات ، تتم مراجعة تحذير كتابي مع أمين الصندوق. يتضمن التحذير تداعيات أكبر مع انتهاكات لاحقة قد تؤدي إلى الإيقاف وربما الإنهاء. هذا المفهوم يسمى الانضباط التدريجي. يضع التحذير الموظف على علم بأنه تتم مراقبة أدائه ، وأن التعامل النقدي السليم أمر مهم ، ويؤسس توثيقًا لسوء الأداء. الفكرة هي تغيير السلوك.
تحتوي البرامج الفعالة للتحكم في الخسائر على عناصر إدارة النقد هذه. فهي عادلة ومنصفة ، وتضع “القواعد الأساسية” للأداء في التعامل النقدي ، وتوفر المساءلة لأولئك الموظفين الذين قد يسرقون من خلال التلاعب في المعاملات. إن اشتراط استرداد النقص النقدي كأساس لبرنامج إدارة النقد لا يعالج بشكل كاف الأداء الضعيف في التعامل مع النقد. قد يكون حتى الأموال النقدية ، لكنه لا يفعل الكثير لمعالجة استغلال نقص الضوابط النقدية.
بواسطة DB “Libby” Libhart، CPP
