فوائد إدارة المخاطر هائلة ، ولكن بالنسبة للعديد من المشاريع ، لا يزال هذا مجالًا يتم تجاهله بشكل شائع. من خلال تطبيق تقنيات إدارة المخاطر البسيطة والمتسقة ، يمكننا بسهولة تقليل تأثير التهديدات المحتملة بالإضافة إلى الاستفادة من الفرص المحتملة. هذا لا يضمن فقط تلبية النطاق والتكلفة والوقت المتفق عليه ، بل يحسن أيضًا الصحة العامة وكفاءة تشغيل المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الأوسع. تعود هذه المقالة إلى الأساسيات المتعلقة بالقواعد الأساسية لإدارة المخاطر ، لضمان تسليم مشاريعك باستمرار بنجاح كامل.
نصيحة رقم 1 – تنفيذ عملية تحديد قوية
يبدو بسيطًا حقًا. ومع ذلك ، لا يزال هناك العديد من المشاريع التي تدار اليوم بدون تحديد رسمي للمخاطر على الإطلاق. ثم هناك آخرون يعتقدون أنهم يستخدمون إدارة المخاطر بشكل مناسب لكنهم لا يطبقون الأساليب الصحيحة لتحديد المخاطر. ستعتمد عملية تحديد الهوية على المشروع والمنظمة وثقافة الشركة المعنية. لذلك من الأفضل مراعاة هذه المجالات عند تحديد النهج الأكثر فعالية. قد يكون هذا بسيطًا مثل تثقيف الفريق حول ماهية المخاطر في الواقع ومطالبتهم بشكل دوري بمراجعة المشهد للمخاطر الجديدة. أو بالنسبة للمشاريع الكبيرة ، يمكن الاستفادة من مكتب إدارة المشاريع (PMO) لضمان تضمين تحديد المخاطر في قرع الطبول.
نصيحة رقم 2 – كن إيجابيا
تتضمن إدارة المخاطر تحديد وإدارة كل من المخاطر السلبية والإيجابية ، ولكن يبدو أن معظم المشاريع تركز فقط على المخاطر السلبية. تأكد من إضافة تذكيرات ومؤشرات واضحة ضمن عملية إدارة المخاطر الخاصة بك للنظر في المخاطر الإيجابية. يمكن أن يكون التسليم الذي يتم تسليمه قبل موعد استحقاقه أمرًا جيدًا ، ولكن يمكن أن يكون له أيضًا تأثيرات غير متوقعة على مناطق أخرى أو ترك المشروع يعمل بشكل غير فعال. من ناحية أخرى ، يمكن أن تساعد مثل هذه المخاطر الإيجابية في الواقع على موازنة تأثير المخاطر السلبية في مجالات أخرى.
نصيحة رقم 3 – إعطاء الأولوية للكفاءة
جميع المخاطر ليست متساوية وهناك دائمًا قيود حول مقدار الموارد التي يمكن استخدامها للتخفيف منها. على هذا النحو ، من الضروري تصنيف المخاطر من حيث “الاحتمالية” أو مدى احتمالية حدوث الخطر ومستوى “التأثير” إذا تجسد الخطر في مشكلة. من خلال القيام بذلك ، سيسمح لمدير المشروع وجميع أعضاء الفريق برؤية المخاطر ذات الأولوية التي يجب التركيز عليها بسهولة. يعد استخدام نموذج سجل المخاطر وسيلة فعالة للغاية للقيام بذلك. سيكون لدى معظم المؤسسات نموذج قياسي لهذا أو إذا لم يكن هناك العديد من النماذج التي يمكن العثور عليها عبر الإنترنت.
نصيحة رقم 4 – تطبيق الملكية الصحيحة
غالبًا ما يكون من الشائع أن يفترض الأشخاص داخل منظمة المشروع أن مدير المشروع يمتلك جميع المخاطر ولكن هذا غير صحيح تمامًا. يمكن أن تؤثر المخاطر على مجالات واسعة من مجموعة أصحاب المصلحة الأوسع ، ومن المعتاد أن تكون الموارد ذات المعرفة أو المهارات ذات الصلة في هذا المجال في وضع أفضل بكثير لتصبح مالكة للمخاطر ولتنفيذ إجراءات التخفيف المناسبة.
نصيحة رقم 5 – التواصل والتتبع حتى الإغلاق
مع تحديد الهوية والتصنيف وتخصيص المالك بشكل صحيح ، نحتاج إلى توخي الحذر بصفتنا مديري المشاريع بحيث لا تعتبر هذه الخطوة النهائية في عملية إدارة المخاطر. في هذه المرحلة ، من الأهمية بمكان أن يتم الإبلاغ عن المخاطر بشكل صحيح. أولاً للمالك المكلف بإدارة إجراءات التخفيف وثانيًا لمجموعة أصحاب المصلحة الأوسع المتأثرة حتى يكونوا على دراية بالمخاطر والتأثير المحتمل على مناطقهم. ومن الضروري أيضًا بعد ذلك مراقبة المخاطر بانتظام ومتابعتها حتى الإغلاق فيما يتعلق بالتقدم المحرز في إجراءات التخفيف والتغييرات المحتملة في تصنيفات التأثير / الاحتمالية عندما تؤتي هذه الإجراءات ثمارها.
ملخص
باتباع النصائح المذكورة أعلاه ، سيكون مديرو المشاريع في وضع جيد ليكونوا في موقع تحكم فيما يتعلق بإدارة المخاطر لمشاريعهم ، وفي النهاية سيضمن ذلك أساسًا سليمًا لإنجاز عملهم بنجاح
