تغطي الاجتماعات ثلاثة مجالات رئيسية للمسؤولية: (1) لتقديم السياسة والإجراءات ؛ (2) لتنظيم الاجتماع وإدارته في إطار أوامره وإجراءاته الدائمة ؛ (3) توقع مشاركة الأعضاء في صنع القرار والمبادرة وتنفيذ الإجراءات في مجالات خبرة الاجتماع واهتماماته. عندما يتم تنفيذ مجالات المسؤولية الثلاثة هذه باستمرار ، ستصبح الاجتماعات فعالة لأن السلطة التنفيذية والأعضاء ستتاح لهم الفرصة لخلق أفكار جديدة وحل المشكلات واتخاذ قرارات ديمقراطية.
يقضي معظم المديرين وقتًا طويلاً في الاجتماعات مع مرؤوسيهم ومسؤولي الشركة. إنهم يعملون كأعضاء في فرق عمل متعددة الوظائف أو كمشاركين في فرق عمل خاصة. يعد إجراء اجتماعات مثمرة تحديًا رئيسيًا متكررًا للعديد من المديرين. العديد من الاجتماعات عبارة عن جلسات تبادل معلومات بسيطة. يمكن بعد ذلك نشر المعلومات بشكل أفضل عن طريق مذكرة قصيرة أو مكالمة هاتفية سريعة. يتم إجراء العديد من الاجتماعات الأخرى لحل المشكلات المعقدة بينما لم يتم الانتهاء من تقصي الحقائق والبحث الأساسي.
تتمثل الخطوة الأولى في عقد اجتماعات الجودة في التأكد من أن المعلومات المقدمة هي الوسيلة المناسبة لنوع الاتصال المطلوب.
مهارات الاتصال الفعال لإجراء الاجتماعات
1. وزع جدول أعمال الاجتماع قبل بدء الجلسة. عادة ما يتم توزيع مذكرة على المشاركين تحتوي على الموضوعات التي سيتم مناقشتها في جلسة الاجتماع. امنح جميع المشاركين فرصة لتبادل الأفكار حول الموضوعات التي ستتم مناقشتها خلال الاجتماع. تجنب تحديد مواضيع كثيرة جدا للمناقشة. كن متسقًا مع ما تريد مناقشته في اجتماع معين.
2. دعوة جميع المشاركين وصناع القرار المعنيين. سوف يلعبون دورًا مهمًا في القرارات النهائية للاجتماع المعني.
3. اختر مكانًا مناسبًا للاجتماع. حاول أن تجد مكانًا كبيرًا به جو ملائم وراحة. المكان المناسب سيسهل تبادل الرسائل ويتيح لك الفرصة لتقول ما هو ضروري.
4. اختر الكراسي ذات الوسائد الناعمة ذات الإضاءة الكافية.
5. قم بتدوين محضر الاجتماع وتوزيعه على المشاركين بعد الاجتماع. جوانب مهمة قبل الاجتماع
حدد ما إذا كانت المشكلات المطروحة تستحق الحل.
• هل هذه القضايا مهمة بما فيه الكفاية؟
• هل لدينا ما يكفي من الموارد والوقت لحل هذه القضايا؟
• هل ترغب في تخصيص مواردنا ووقتنا لحل هذه القضايا؟
اشرح الغرض من الاجتماع.
• لماذا علينا مناقشة هذه القضايا؟
• ماذا نتوقع من هذا الاجتماع؟
• ما هي أدوارنا في محاولات تحقيق الأهداف المتوقعة؟
• ماذا نتوقع من هذا الاجتماع فيما يتعلق بعلاقاتنا مع الغرباء؟
جهز نفسك.
• ما نوع المشكلة التي تدور في ذهني ولماذا؟
• كيف يمكنني التعبير عن المشكلة المعنية؟
• هل المشكلة سببها آخرون؟
• هل لدي الرغبة في الاستماع إلى المشاركين الآخرين في الاجتماع؟
• كيف أشعر حيال المشكلة؟ كيف يشعر الآخرون حيال المشكلة؟ هل يمكننا التحكم في عواطفنا عند الحديث عنها؟
اقترب من الآخرين.
• اتصل بالآخرين وحدد مكانًا محايدًا لعقد اجتماع.
• اسأل عما إذا كان بإمكان جميع المعنيين حضور الاجتماع في وقت ومكان معينين.
جوانب مهمة خلال الاجتماع
• عامل الجميع باحترام.
• كن صادقا.
• استمع إلى وجهات النظر الأخرى وافهم سبب أهمية وجهات نظرهم بالنسبة لهم
• اشرح وجهات نظرك ورغباتك.
• تحكم في عواطفك. خذ قسطًا من الراحة إذا لزم الأمر.
• كن صبورا. قد تجري المناقشة في دوائر في بعض الأحيان. حاول أن تستمع بعناية أكبر.
• العصف الذهني. شارك بأفكارك لتلبية احتياجات الجميع.
• اتخاذ قرار يدعمه الجميع ووضع خطة للتنفيذ.
جوانب مهمة بعد الاجتماع
• قم بعمل محاضر لتسجيل القرارات المشتركة المتخذة خلال الاجتماع.
• في حال لم يسفر الاجتماع عن قرار مشترك ، خطط للاجتماع التالي. قم بتدوين ما تمت مناقشته وما الذي لا يزال يتعين مناقشته في الاجتماع القادم. هذا مهم لتجنب تكرار نفس المناقشات في الاجتماع القادم.
• ضع جدول أعمال للاجتماع القادم.
• في حالة اتخاذ قرارات مشتركة حاسمة ، قم بتقييم تلك القرارات. مراقبة تنفيذ القرارات. في حالة الانحرافات قم بإجراء التصحيحات اللازمة أو عقد اجتماع طارئ.
