كثير من الناس يأخذون مهاراتهم في إدارة الوقت على محمل الجد وما يحدث عمومًا هو أنهم لا يحققون أهدافهم عندما يحتاجون إلى ذلك. تعد إدارة الوقت مهارة مهمة جدًا لا يجب تطويرها فحسب ، بل يجب أيضًا تأسيسها كنظام روتيني ، وإلا فسوف تقصر دائمًا في تحقيق أهدافك المرجوة. تكمن مشكلة إدارة وقتك بشكل صحيح في أن الناس يفتقرون إلى الصيغة التي تتطلبها عملية مهارات إدارة الوقت لتعمل بالفعل ، وهي أبسط مما تعتقد. كم مرة تخطط لأسبوعك في عقلك ثم بحلول نهاية الأسبوع تكون قد أنجزت حوالي 25 في المائة من هذه الأهداف ، إذا واصلت ذلك لمدة شهر ، فستكون قد تراكمت لديك نسبة كبيرة من المهام غير المنجزة التي ستستمر في التراكم لأعلى ودفع تقدمك بعيدًا حتى تجد نفسك في حفرة كبيرة.
السيطرة على مهارات إدارة الوقت للعمل
هناك كما ذكرت معادلة بسيطة يمكن أن تبقيك على المسار الصحيح والتي لن تقضي على التوتر فحسب ، بل ستكون بمثابة نجاحات يمكن أن تحسن حالة عملك أو راتبك. أول شيء يواجهه الكثير من الأشخاص هو معرفة كيفية قول “لا” ، فهذه مشكلة شائعة تسمى قاطعة الوقت. إن معرفة كيف ومتى تقول لا سيوفر لك الحرية لإنجاز مهامك. يمكن أن يؤدي تقديم خدمات لأشخاص آخرين إلى إعاقة تقدم مهاراتك في إدارة الوقت. يشعر العديد من الأشخاص بأنهم ملزمون بمساعدة الآخرين عندما يحتاجون حقًا إلى تلبية احتياجاتهم الخاصة ، ولا يمكنك مساعدة الآخرين إلا عند الانتهاء من مهامك. تشمل بعض عصابات الوقت الأخرى عدم التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بشكل صحيح. يقضي الموظفون 25-50٪ من كل يوم عمل (2 – 4 ساعات) على البريد الإلكتروني 36٪ من الوقت الذي يقضونه على البريد الإلكتروني يحاول الاتصال بالأشخاص والعثور على المعلومات وجدولة الاجتماعات. تذكر أن نسبة صغيرة فقط تحتاج إلى استجابة فورية.
فيما يلي بعض النصائح المفيدة عبر البريد الإلكتروني ؛
اجعل الرسائل مركزة وسهلة القراءة ومختصرة
- لا تضع أي شيء في رسالة بريد إلكتروني لا تريد نشرها علنًا
- اجعل سطر الموضوع وثيق الصلة وذات مغزى
- حدد ما إذا كنت بحاجة إلى رد (ماذا ومتى)
- إذا استغرق الأمر أكثر من 2-3 رسائل بريد إلكتروني لإغلاق موضوع ما ، فاجعله محادثة صوتية (ربما تكون معقدة للغاية بالنسبة إلى رسالة بريد إلكتروني)
استخدام أدوات مهارات إدارة الوقت المناسبة
بالإضافة إلى
إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ومعرفة كيفية قول لا ، ومعرفة كيفية تحديد أولويات وقتك أمر بالغ الأهمية. هذا هو المكان الذي يقصر فيه معظم الناس لأنهم لا يضعون خطة لتحقيق أهدافهم بالفعل. يجب عليك تحديد الأهداف التي تريد تحقيقها ، وتحديد إطار زمني معقول ثم تحديد أولوياتك (الأشياء التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري) ، وهذا هو المكان الذي ينحرف فيه معظم الناس عن مسارهم لأنهم يتركون أشياء أخرى تتولى أولوياتهم التي يمكن القيام بها في وقت لاحق. عليك أن تفكر هكذا ؛ أزمة – عاجلة ومهمة ، تركيز – ليست عاجلة ولكنها مهمة ، نفايات – ليست عاجلة وليست مهمة والتوافه – عاجلة ولكنها غير مهمة. إذا كنت قادرًا على تعيين مهامك لكل فئة من هذه الفئات ، فستكون في طريقك إلى ممارسة مهارات إدارة الوقت بشكل فعال.
