ها أنت ، مدير مشروع مشروع جديد ، لقد انتهيت من تخطيط مشروعك وبدأت في التنفيذ. أنت الآن تفكر فيما يمكنك إخبار زملائك في معهد إدارة المشاريع في اجتماع الفصل التالي ، وإنشاء جدول بيانات رائع لتجنب فشل المشروع وإحداث ثورة في التحكم في المشروع ، وتعلم كيفية استخدام حزمة برامج جديدة اشتريتها للتو ، عند BAM – انت في مشكلة. حطام مشروع وأنت لم تره قادمًا!
حسنًا – لذا فإن مشروعك في مأزق ومن المحتمل أن يصبح إحصائيًا ما لم يتم اتخاذ بعض الإجراءات الفورية. لا يمكن لأي قدر من التفكير بالتمني ، أو الصلاة إلى الإله العظيم PMI ، أو ضرب رأسك بأقرب جدار من الطوب إعادة عقارب الساعة إلى الوراء – لذلك عليك الآن أن تبدأ عملية استعادة المشروع.
موضوع الاسترداد المشترك
هل تتذكر المسلسل التلفزيوني M * A * S * H؟ كلما تعرضوا لتدفق من الإصابات ، كان أول شيء فعلوه هو “الفرز” ، والذي ينص حسب التعريف من إنكارتا على أنه “عملية إعطاء الأولوية للمرضى أو المصابين للعلاج وفقًا لخطورة الحالة أو الإصابة”. في الواقع ، لم يتسرعوا في محاولة شفاء أول إصابة رأوها – لقد أجروا تقييمًا شاملاً لمدى خطورة كل ضحية ثم عملوا على المشكلة الأكثر خطورة أولاً ، وعملوا على قائمة الأولويات حتى يتم علاج كل شيء.
في شروط تنفيذ المشروع ، قد تكون هناك جميع أنواع الأشياء التي تسوء ، مثل التخلف عن الجدول الزمني ، أو تجاوز الميزانية ، أو قلة الموارد ، أو وجود مخرجات ذات جودة رديئة تؤدي إلى عدم القبول. فكيف تتعافى من هذا الفشل الوشيك؟
منع فشل المشروع
أول شيء في استرداد المشروع هو تقييم المشروع ككل – يجب أن تحدد المراجعة أو مراجعة المشروع باستخدام سلسلة من الأسئلة القياسية المشكلات الرئيسية وخطورة كل منها. سيسمح لك هذا بتحديد أولويات تخطيط استعادة المشروع والنشاط بحيث تعالج المشكلات الأكثر خطورة أولاً ، ثم العمل في القائمة. أثناء المراجعة ، قد تجد بعض المناطق حيث يمكنك إيقاف النزيف – على سبيل المثال ، إذا كان النطاق غير مستقر ومتغير إلى الأبد ، فإن إدخال عملية تحكم صارمة في التغيير يجب أن يساعد على الأقل في تثبيت النطاق واستقراره.
ستختلف درجة التخطيط لاستعادة المشروع من مشروع إلى آخر – قد تحتاج بعض المشاريع إلى تخدير كامل (إيقاف كل العمل) للسماح بتنفيذ العملية (إعادة تحديد النطاق أو حتى جولة أخرى من تخطيط المشروع). قد يحتاج البعض إلى قالب جبس لشل حركة جزء مكسور (لمنع أي تغييرات أخرى في النطاق حتى يستقر المشروع) ، قد تحتاج بعض المناطق إلى ضمادة (بعض الإجراءات التصحيحية التي قد تقيد التقدم ولكن لا توقف المشروع) ، والبعض يحتاج فقط لاصق لاصق (إجراءات تصحيحية طفيفة لها تأثير ضئيل على التقدم الكلي) ، وبعضها يحتاج فقط إلى بعض TLC (تلطيف المشكلات الصغيرة).
التعرف عندما يكون المشروع غير قابل للاسترداد
بعد تقييم المشروع المضطرب ، قد تقرر أنه لا توجد دراسة عمل جيدة لاستعادة المشروع ، لذلك قد نحتاج إلى تقليل خسائرنا والمضي قدمًا بدلاً من إضاعة الوقت والمال في التخطيط الإضافي. في هذه الحالة ، نحتاج إلى التخطيط للقتل الرحيم – دع المشروع يموت بدون ألم وبكرامة قدر الإمكان.
يحتاج المشروع الفاشل إلى مساعدة متخصص في تخطيط المشروع مدرب جيدًا ، ويسمى أيضًا مدير مشروع الاسترداد لتقليل وقت الاسترداد والتكلفة والأضرار المتبقية إذا كان من الممكن حفظ المشروع ، أو التعرف على الوقت الذي يكون فيه القتل الرحيم هو الخيار الموصى به.
بيع خطة التعافي وتحفيز أصحاب المصلحة
بمجرد أن يقوم أخصائي تخطيط المشروع بإجراء الفرز وتجنب فشل المشروع ، يجب أن يكون قادرًا على إنشاء و “بيع” خطة استرداد ذات أولوية لجميع أصحاب المصلحة. يعد الاتصال أمرًا بالغ الأهمية في أي مشروع ، ولكنه أمر حيوي بشكل خاص أثناء استعادة المشروع حيث قد يكون هناك فريق محبط ، وعميل غاضب ، وإدارة عصبية ، وعدادات فاصولياء غير سعيدة.
عندما يتم قبول الخطة وجاري التعافي ، يجب أن يكون أخصائي تخطيط المشروع قادرًا على تحفيز الفريق للوصول إلى النجاح ، وتهدئة العملاء ومنحهم الثقة في النجاح النهائي ، وتزويد عدادات الفول بخطة واقعية يمكن أن تكون بانتظام تم قياسها والإبلاغ عنها. يجب مراقبة التقدم والتحكم فيه والإبلاغ عنه بعناية طوال فترة الاسترداد ويجب أن تكون الاستجابات للأحداث غير المخطط لها (المخاطر) حاسمة وسريعة وفعالة أو قد نواجه المزيد من الفشل في المشروع.
أخيرًا ، خلال فترة التعافي ، من المهم أن تحافظ على فريقك إيجابيًا – قم ببناء معالم للسماح لك بالإعلان عن الإنجازات الصغيرة والثناء عليها. بناء الزخم على أساس النجاح ، بحيث يدرك الفريق وأصحاب المصلحة الآخرون أنه “طبيعي” للوفاء بالمعالم ، وعلى النقيض من ذلك ، فإن فقدان أي معلم هو أمر غير عادي ويبرز بين جميع النجاحات الأخرى.
خاتمة
يمكن منع فشل المشروع من خلال التخطيط الجيد للمشروع بناءً على هيكل تقسيم العمل المبني جيدًا على أساس التسليمات والضوابط المناسبة. ومع ذلك ، بمجرد أن يبدأ المشروع بالفشل ، هناك تقنيات للتعرف عليه وتقليل مدى الفشل وجعل الاسترداد ناجحًا قدر الإمكان. قد يكون هناك بعض الضحايا على طول الطريق ، مثل بعض التخفيض في النطاق ، و / أو الوقت الإضافي ، و / أو التكلفة الإضافية ، ولكن مع التخطيط الجيد للمشروع والتدخل في الوقت المناسب عند الاقتضاء ، يمكن التقليل منها. يحتاج مدير المشروع إلى التدريب على هذه التقنيات ليس فقط لاستعادة مشروع فاشل ، ولكن الأهم من ذلك ، تقليل فرص إنشاء واحد بأنفسهم في المستقبل!
