يهدف قسم تكنولوجيا المعلومات في منظمة الأغذية والزراعة (CIO) إلى ضمان أن تكون مبادرات تكنولوجيا المعلومات مبتكرة وتحويلية لدعم استراتيجية المنظمة طويلة الأجل ؛ إظهار علامة إيجابية على النجاح والاستثمار في المستقبل وأنه تم استيفاء الجداول الزمنية المتفق عليها لمشروع تكنولوجيا المعلومات والميزانيات ومستويات الأداء (الجودة). نجح قسم تكنولوجيا المعلومات مؤخرًا في تنفيذ إطار عمل مبسط لإدارة المشاريع (SPMF) لتحقيق هذه الأهداف.
يهدف الإطار المبسط لإدارة المشروع الجديد (SPMF) إلى توفير هيكل واسع باستخدام آليات مراقبة ومراقبة الأداء البسيطة التي ستتيح القياس وفقًا لمعايير أفضل الممارسات الصناعية حيث يتم اعتماد التنفيذ بالكامل ونضجه. توفر مبادئ SPMF نهجًا أساسيًا لإدارة المشروع يمكن دمجه في أي نظام إدارة مشروع مع المستوى المطلوب من الدعم والمراقبة وإعداد التقارير التي تتنوع اعتمادًا على حجم المشروع وتعقيده ومتطلباته.
من الضروري إدراك أن عملية إدارة المشروع تبدأ عند التصور الأولي للمشروع ، وليس بعد الاتفاق على “تمويل المشروع” عندما يبدأ التسليم التشغيلي. على هذا النحو ، يوفر SPMF دعم إدارة المشروع أثناء تحديد المشروع ومراحل التخطيط لجميع المشاريع. يمكن وصف دورة الحياة الكاملة على أنها سلسلة من المراحل المتميزة ، مع تقدم العمل من المراحل المفاهيمية إلى مراحل التنفيذ ومرحلة التشغيل وما بعد التقييم. يتمثل الجزء الرئيسي من عملية إدارة المشروع الفعالة في المراجعة المستقلة لتقدم المشروع في نهاية كل مرحلة ، والتي من المتوقع أن تتحقق من الفوائد والأهداف قبل الموافقة والانتقال إلى المرحلة التالية ، وبالتالي ضمان حصول صاحب المشروع على كامل المنفعة الإستراتيجية للمشروع.
يمكن للمزيج الصحيح من التخطيط والمراقبة والتحكم أن يحدث فرقًا في إكمال المشروع في الوقت المحدد ، وفي حدود الميزانية ، وبنتائج عالية الجودة. العناصر الأساسية لإطار العمل هي خمس مراحل رئيسية خلال دورة حياة المشروع.
المرحلة 1: تحديد النطاق والموافقة (تحديد الحاجة)
هناك ميل للمشاريع لتغيير قصير في عملية التخطيط ، مع التركيز على القفز مباشرة وبدء العمل. هذا خطأ. سيؤدي الوقت المستغرق في التخطيط الصحيح للمشروع إلى تقليل التكلفة والمدة وزيادة الجودة على مدار عمر المشروع. تعريف المشروع هو الناتج الأساسي من عملية التخطيط ويصف جميع جوانب المشروع على مستوى عالٍ.
تحدد هذه المرحلة بشكل أساسي ما إذا كانت الحاجة قد تم بحثها وتبريرها ؛ هو المشروع المتسق مع استراتيجية شعبة تكنولوجيا المعلومات والفاو ؛ هل تم النظر في الخيارات المختلفة لمقاربة المشروع وتقييمها ؛ هل تم تحديد التكلفة والفوائد التي تعود على المنظمة مع الأخذ في الاعتبار أي تكاليف متكررة طويلة الأجل ، مثل التوظيف ، وكذلك تكاليف رأس المال قصيرة الأجل ؛ هل تم أخذ الفرص والمخاطر الرئيسية المرتبطة بالمشروع في الاعتبار ؛ هي الموارد الداخلية المناسبة (بما في ذلك الوقت والموظفين و / أو المهارات) المتاحة للتقدم إلى المرحلة 2 والمراحل اللاحقة من المشروع ؛ تم التماس الموافقة “من حيث المبدأ” على المشروع من الأفراد / الهيئات المناسبة.
يتم تقديم هذه المرحلة إلى مجلس تكنولوجيا المعلومات للنظر / الموافقة ، إذا تمت الموافقة على تقدم العملية إلى المرحلة التالية.
المرحلة الثانية: تخطيط المشروع
بعد إعداد تعريف المشروع ، يجب إنشاء خطة العمل. توفر خطة العمل خططًا خطوة بخطوة لإنشاء مخرجات المشروع وإدارة المشروع. أثناء تطوير خطة عمل المشروع ، فإن العناصر الرئيسية التي يجب تقييمها هي ما إذا كانت المهارات التي يمتلكها فريق المشروع الداعم كافية لإكمال المشروع بنجاح ؛ هل تم إعداد خطة مفصلة لإدارة المشروع بأهداف SMART (محددة وقابلة للقياس ومتفق عليها وواقعية ومحدودة زمنياً)؟
ناتج هذه المرحلة عبارة عن مستند بدء مشروع مدعوم بخطة عمل لتكنولوجيا المعلومات تحدد جميع عناصر تسليمات المشروع والجدول الزمني والموارد والتكاليف. الموافقة على خطة العمل هذه شرط أساسي للمرحلة التالية.
المرحلة الثالثة: بدء المشروع
من أجل المضي قدمًا في مرحلة البدء ، يحتاج المشروع إلى التأكد من أن جميع الأفراد المرتبطين بشكل مباشر وغير مباشر بالمشروع (بما في ذلك المراجع المستقل) يفهمون بوضوح أهداف المشروع وتأثيره عليهم. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تحديد مسؤولياتهم بوضوح ومناقشتها مع المراجع المستقل. يجب تطوير خطة اتصال بسيطة لتحديد التواصل السريع والسهل مع أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع.
يجب أن تقدم هذه المرحلة تأكيدات بأنه لا توجد فجوات زمنية كبيرة بين المعالم الرئيسية وأنه تم وضع مخصص للمراجعات المؤقتة المناسبة.
المرحلة الرابعة: تسليم المشروع
تتمثل العناصر الرئيسية لهذه المرحلة في ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح فيما يتعلق بخطة المشروع ؛ يتم تسليم جميع المنتجات والخدمات المتوقعة وتحقيق الأهداف ؛ تم الانتهاء من جميع اجتماعات مراقبة المشروع المجدولة ؛ تم إبلاغ جميع قضايا المشروع إلى مسؤول محفظة تكنولوجيا المعلومات الأقدم و / أو تم حلها ؛ وأن يتم استيفاء جميع العناصر الرئيسية لتسليم المشروع ، مثل “في الوقت المحدد” و “حسب الميزانية” و “الجودة”.
المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع
يتطلب إطار عمل البرنامج الاستراتيجي من صاحب المشروع إجراء تقييم للمشروع فور اكتماله ، لتقييم الأداء الفعلي للمشروع فيما يتعلق بتحقيق الأهداف الأصلية ومعايير النجاح وأن المخرجات التي تم تسليمها كما هو متوقع.
يجب توثيق الدروس المستفادة واستخدامها لتحسين إدارة المشاريع المماثلة في المستقبل. يجب أيضًا إعداد تسليم إنتاج موثق جيدًا من قبل فريق تطوير المشروع وتقديمه إلى فريق العمليات لضمان التسليم السلس للعمليات.
إن إطار عمل برنامج الحماية من التلوث (SPMF) هو إطار عمل موجه لكل من منهجيات “السقوط المائي” و “الرشاقة”.
تؤكد منهجية الشلال على حفظ السجلات بدقة حيث يعرف العميل ما يمكن توقعه وما سيفعله برنامجهم في النهاية (بما في ذلك التكلفة والحجم والجدول الزمني للمشروع). في حين أن منهجية Agile تتبع نهجًا تدريجيًا يبدأ بتصميم مشروع مبسط ، ثم يبدأ في العمل على وحدات صغيرة. يتم العمل على هذه الوحدات في سباقات أسبوعية أو شهرية ، وفي نهاية كل سباق ، يتم تقييم أولويات المشروع وتشغيل الاختبارات. التأثير الرئيسي على SPMF في منهجية Agile ، هو تكرار المرحلة الثانية إلى الرابعة من SPMF لكل سباق حتى يتم التسليم النهائي لجميع الوحدات.
منذ تقديم SPMF في أوائل عام 2015 ، حقق قسم تكنولوجيا المعلومات أكثر من 85٪ نجاحًا في تسليم المشاريع التقليدية ، و 90٪ من النجاح في تقديم أنشطة التطوير السريع. في المستقبل ، سيقترح قسم تكنولوجيا المعلومات مزيدًا من التقييم “مراجعة (مراجعات) ما بعد المشروع” المخطط لها لمدة 6 ، 12 ، 24 شهرًا بعد الانتهاء.
