ملخص
لدى العديد من الشركات نظام ترقيم وظيفي متسلسل ، ولكن هل فكرت في إمكانية تغيير تسلسل الترقيم حتى تتمكن من سحب التقارير الخاصة بنوع معين من المشاريع أو المشاريع حسب السنة والتقارير الإعلامية التي يمكن إنشاؤها؟
وهل أكواد التكلفة الخاصة بك كافية لتغطية التفاصيل التي تريد رؤيتها في تقاريرك؟ هل تجمع كل السفر والإقامة المتعلقين بالموقع في رمز واحد ، أو هل لديك تفاصيل الفنادق مقابل السكن والوجبات مقابل المعيشة؟
ليست كل البرامج معقدة بما يكفي للسماح بتسلسل ترقيم نوع الوظيفة المخصص ؛ ومع ذلك ، يمكن حتى تكييف أنظمة برامج تكلفة العمل الأساسية للسماح بنظام ترقيم متقدم.
تسلسلات ترقيم وظيفية محددة
يمكن لتقنيات إعداد التقارير المتقدمة أن تسفر عن ثروة من المعلومات. يمكن أن تؤدي كيفية ترقيم الوظائف إلى تخفيف عبء إعداد التقارير بحيث يمكن بسهولة سحب المشاريع من نوع و / أو سنة معينة من البرنامج. يمكن أن تستند عينات تسلسل الترقيم إلى المعايير التالية:
· تم ترسية المشروع العام
· الأشغال العامة مقابل الأعمال الخاصة
· تجاري مقابل سكني
· البناء مقابل الخدمة
· أقسام الشركة
إذا سمح برنامجك بذلك ، يمكنك بدء رقم الوظيفة بالسنة الممنوحة ، متبوعًا بنوع الوظيفة ثم الرقم التسلسلي. قد تطلب الإدارة تقريرًا عن إجمالي الإيرادات في جميع مشاريع تحسين المستأجر التجاري في عام 2013. إذا كان لديك تسلسل ترقيم ، فسيكون هذا تقريرًا سهل السحب ، بدلاً من استعراض جميع مشاريعك لعام 2013 وإضافة الأرقام يدويًا للحصول على النتائج.
يعد الملف الرئيسي لتكلفة الوظيفة مصدرًا جيدًا آخر للمعلومات إذا تم إكمال جميع الحقول وكان هناك استخدام شائع للحقول المخصصة التي يمكن استخدامها لسحب التقارير.
رموز التكلفة – قليلة جدًا أم كثيرة جدًا؟
غالبًا ما نرى قوائم رموز التكلفة التي تمتد إلى صفحات متعددة. تسمح معظم برامج تكلفة الوظائف باستخدام رمز تكلفة واحد لفئات متعددة (العمالة ، والمواد ، ونفقات الوظيفة المباشرة ، وما إلى ذلك).
من المصادر الجيدة التي يمكن استخدامها لإنشاء قائمة رموز التكلفة ملخص العطاء وأوراق التفاصيل المستخدمة عند تقديم العطاءات للمشاريع. سيؤدي ذلك إلى المراحل المختلفة للعمالة ، وأنواع المواد المراد تركيبها المرتبطة بهذه العمالة ، وأنواع المعدات المختلفة التي سيتم تأجيرها ، وفئات المقاولين من الباطن ، وتفاصيل تكاليف العمل المباشرة التي سيتم تكبدها.
يمكن “ترقيم” هذه الأنشطة لإنشاء قائمة برموز التكلفة. إذا كان البرنامج يسمح باستخدام رمز واحد عبر فئات متعددة ، ففكر في عدم تكرار الأوصاف ، ولكن ترتيب الرموز معًا حسب “نوع” العمل الذي يتم تنفيذه ، والمعدات المستأجرة ، ونفقات العمل المباشرة ، والعمل الذي يتم التعاقد عليه من الباطن عادةً ، وما إلى ذلك.
سيسمح الحفاظ على اتساق أكواد التكلفة عندئذٍ بإعداد تقارير أكثر تعقيدًا – يمكن للإدارة الآن أن تطلب جميع مشاريع تحسين المستأجرين التجاريين في عام 2013 والتكلفة الإجمالية لإيجارات الرافعات للسنة في تلك المشاريع المحددة.
لماذا تتبع هذه الخطوات؟
التاريخ هو مصدر كبير للمعلومات عند التنبؤ بالمستقبل. يمكن تحليل تفاصيل التكلفة لأنواع محددة من الوظائف عند التحضير لتقديم عطاءات لمشروع مماثل. يمكن تحليل المعلومات التاريخية للهوامش في أنواع معينة من المشاريع أو قسم من الشركة لاتخاذ قرارات بشأن ما إذا كان نوع معين من العمل مربحًا أم لا.
إذا كانت الحقول متوفرة في الملف الرئيسي لتكلفة الوظيفة ، فيمكن سحب التقارير ليس فقط حسب النوع والسنة ولكن بواسطة مدير المشروع أيضًا للنظر في الأداء وتقدير النتائج مقابل النتائج الفعلية.
خاتمة
عند تطوير أي نظام ترقيم ، يكون الاتساق مهمًا من أجل تعظيم نتائج التقارير. يجب أن تحدد الإدارة المعلومات التي يرغبون في رؤيتها وتطوير أرقام الوظائف ورموز التكلفة التي ستسمح بإعداد تقارير متقدمة ليس فقط لأنفسهم ولكن توفر معلومات مفيدة للتقدير ومديري المشاريع والمحاسبة أيضًا.
