مخطط جانت هو أداة مفيدة لتحليل المشاريع وتخطيطها. يساعدك على تخطيط الأنشطة والجداول الزمنية لإكمال المهام. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يوجهك في تخطيط الموارد لكل نشاط فيما يتعلق بعدد ونوع الموارد.
بمجرد استمرار المشروع ، يمكن أن يساعدك مخطط جانت في مراقبة تقدم المشروع. يمكن تحديد أي مهمة لم تكتمل في الموعد المحدد ويمكن اتخاذ إجراءات علاجية لإعادة المهام الأخرى إلى الموعد المحدد.
أثناء تحديد أنشطة المشروع ، ستلاحظ أنشطة متسلسلة ومتوازية. الأنشطة المتسلسلة هي الأنشطة التي يجب إكمالها بالتسلسل. يجب إكمال المهمة قبل بدء المهمة التالية. إنها أنشطة تابعة لأنها تعتمد على إكمال المهمة السابقة قبل بدء المهمة التالية. الأنشطة الموازية هي الأنشطة التي يمكن أن تبدأ في وقت واحد. أنها لا تعتمد على الانتهاء من أي مهمة لبدء لهم. على هذا النحو ، لدى المدير خيار وقت بدء النشاط طالما أنه يفي بالموعد النهائي المحدد للمشروع. الميزة هي أنه يمكن للمديرين جدولة الأنشطة خلال الفترة التي تتوفر فيها الموارد. الخطر هو أن الناس قد يميلون إلى تأجيل النشاط حتى النهاية وإذا تم دفع جميع الأنشطة الموازية إلى النهاية ، فقد يؤدي ذلك إلى نقص في الموارد. قد تعتمد بعض الأنشطة الموازية على إكمال بعض المهام قبل أن تبدأ. هناك نوعان من التبعيات التي يجب أخذها في الاعتبار ، الأنشطة السابقة واللاحقة. الأنشطة السابقة حيوية لأن هذه هي الأنشطة التي إذا لم تكتمل في الوقت المحدد ستؤثر على بدء هذه المهمة. الأنشطة اللاحقة لها نفس الأهمية لأنها ستخبرك بالتأثير والتداعيات على المهام المحتملة إذا لم يكتمل هذا النشاط في الموعد المحدد. راقب كلا التبعيات عن كثب.
عند رسم مخطط جانت ، ابدأ بقائمة الأنشطة. ابدأ بالأنشطة الرئيسية. يمكنك توسيع الأنشطة الرئيسية لاحقًا باستخدام المهام الفرعية. في البداية ، من الضروري أن تفكر في جميع الأنشطة الرئيسية لأن عدم وجود نشاط كبير قد يعني انهيار المشروع. حدد المدة المقدرة لكل نشاط من الأنشطة الرئيسية. ضع بعض الاحتمالات في تقديراتك. على سبيل المثال ، يمكن أن يمرض الأشخاص ، أو قد تظهر حالات أخرى لا يمكن السيطرة عليها وتؤثر على جداولك. سيساعد توفير الطوارئ في تقليل تعديل المواعيد النهائية للمشروع. اعتمادًا على نوع المشروع وخبرتك ، يمكن أن تتراوح حالات الطوارئ من اثني عشر إلى عشرين بالمائة من إجمالي مدة المشروع. هذا ليس معيارًا وأي حالة طوارئ ، إن وجدت ، تعتمد على حكم مدير المشروع. ستحاول الإدارة وأصحاب المصلحة تقليل وقت المشروع نظرًا لأنه كلما استغرق المشروع وقتًا أطول ، سيتم تكبد المزيد من التكاليف. يفضل مديرو المشروع وأعضاء الفريق الحصول على مزيد من الوقت للسماح لهم ببعض المرونة والوقت للتعويض عن الأحداث غير المتوقعة.
