عند تشغيل مشروع ما ، يكاد يكون من الضروري التأكد من أن لديك برنامج إدارة مشروع مناسب لتتبع مهامك وتكاليفك ومواردك. يجب أن تكون المعلومات متاحة بسهولة لضمان إجراء مكالمات مناسبة وحالات محددة يمكن الإبلاغ عنها لجميع الأطراف المعنية. عند استخدام التكنولوجيا المناسبة ، لا يوجد مكان أكثر وضوحًا من منهجك لبناء وتحليل مخطط شبكة المشروع أو مخطط التدفق.
عند التفكير في استخدام أدوات البرامج الآلية للاندماج في نظام مؤسستك ، تأكد من أن التطبيق يوفر المرونة والتفاصيل التي تحتاجها. قد يكون العمل من خلال عدد من أدوات البرامج المتاحة محبطًا تمامًا ، لذا تأكد من إجراء الاختبارات على عدد من التطبيقات المختلفة للحصول على أفضل ملاءمة. ستؤدي الأدوات الآلية المهمة للمشاريع الصغيرة أو فرق شخص واحد ، لكن المشاريع الكبيرة يمكن أن تعترض طريقها. أجد أنه يتطلب قدرًا كبيرًا من التفاعل البشري لتوفير التفاصيل المطلوبة من أداة البرنامج الآلي ، مما يمكن أن توفره الأداة بمفردها.
على الرغم من أن البرامج أصبحت أكثر تعقيدًا وتفاعلية ، إلا أنها لا تزال تتطلب الكثير من مدخلاتنا فيما يتعلق بإدارة المشروع. أفضل طريقة لشرح هذا هو النهج المتبع لإنشاء مخطط شبكة المشروع أو مخطط تدفق المشروع. بمجرد تحديد أداة برنامج إدارة المشروع ، أدخل الأنشطة ومددها في الأداة المحددة. تتطلب الخطوات التالية تفاعلًا بشريًا ، وبالتالي مشاركة فريقك في جلسات “العصف الذهني”. اطلب المدخلات من كل عضو من أعضاء فريقك ، واكتب مدخلاتهم ، وضع الأفكار على السبورة. اطلب من فريقك تحديد جميع الأنشطة التي ليس لها سابقات ، وستكون هناك مجموعة مقابلة من الأنشطة التي يجب دمجها في العقد المتصلة بالفعل من الخطوة السابقة لكل هيكل تقسيم عمل رئيسي. بمجرد قبول المعلومات ، أي المهام والأنشطة والمدة المحددة من قبل الفريق ، فقد حان الوقت لإدخال مخطط الشبكة أو مخطط التدفق في أداة البرنامج. إذا لم يكن للنشاط نشاط لاحق منطقي ، فيجب ربطه بالنشاط النهائي. تذكر أن الاتصال الكامل يعني أن كل نشاط له نشاط سابق واحد على الأقل ونشاط تالٍ واحد.
تستغرق جلسة التخطيط هذه عادةً بعض الوقت والمشاركة ، حيث نادرًا ما توفر لك المسودة الأولى تاريخ الانتهاء المقبول للمشروع. سيحتاج الناتج الأول لمخطط الشبكة إلى إعادة صياغة ، إذا لم يكن كذلك ، فأنت محظوظ جدًا. يجب أن تجد أداة البرنامج التي تستخدمها الأنشطة على المسار الحرج بسرعة وسهولة ، وأن تزودك بتفاصيل كافية لك ولفريقك لبدء اتخاذ قرارات مستنيرة على مدة المهمة. لضغط الجدول الزمني للمشروع ، ابحث عن فرص لتغيير العلاقات العامة مع تقديم بعض الوقت المتأخر. كن حريصًا جدًا على عدم الانغماس في ضغط الجدول لأنه سيؤدي إلى تفاقم مشكلة جدولة الموارد. في كل تكرار ، استخدم الأداة التلقائية للتحقق مما إذا كان المسار الحرج قد انتقل إلى تسلسل جديد من الأنشطة. لقد قمت الآن بإنشاء جدول زمني للمشروع يتوافق مع تاريخ اكتمال المشروع المطلوب. الخطوة الأخيرة هي جدولة الموارد لإكمال العمل وفقًا للجدول الزمني المنقح.
في حين أن مثل هذا النهج يمكن أن يضمن اتباع عملية تطوير النظام ، إلا أنه لا يفعل الكثير لضمان فهم فريق التطوير بوضوح لماهية جودة المنتج المطلوبة على وجه التحديد وأن متطلبات الجودة لم يتم المساس بها أثناء انتقال المشروع من خلال التحليل والتصميم ، التطوير والتنفيذ. علاوة على ذلك ، لا يضمن تخطيط الجودة التقليدي عملية ضمان الجودة ؛ بل إنه يضمن حدوث العملية.
توفر اتفاقية الجودة وسيلة بسيطة لتحديد متطلبات الجودة للمشروع. لقد لاحظت في الماضي أن المهمة في النظام X ، والتي تمثل في هذه الحالة سمات جودة البيانات والوظيفة وسهولة الاستخدام وتأثير الوظيفة إلزامية بالنسبة لغالبية أصحاب المصلحة. بناءً على هذا الافتراض ، يكون لدى مدير المشروع والفريق فهم واضح لجوانب النظام التي يجب مراجعتها أثناء عملية التطوير.
يجب أن تتضمن خطة الجودة عمليات ضمان الجودة التي تراجع كل نظام يتم تسليمه من منظور سمات الجودة الإلزامية أولاً. يتم تقييم مخرجات تحليل النظام ، مثل الرسوم البيانية للتدفق ونماذج البيانات ومواصفات الوظيفة والواجهات بين الإنسان والحاسوب ، من أجل المطابقة وقابلية الاستخدام وتأثير الوظيفة. توفر اتفاقية الجودة إطارًا لضمان التحكم في الجودة المطلوبة من خلال جميع عمليات تطوير النظام.
بغض النظر عن أداة برنامج إدارة المشاريع التي تستخدمها مؤسستك أو التي يتم النظر فيها ، فإنها تتطلب قدرًا كبيرًا من المدخلات منك ومن فريقك لضمان دقة وشرعية الأطر الزمنية للمشروع. الأدوات من هذا النوع لا تقدر بثمن للحصول على لقطات سريعة للمشروع ، توقع قضاء وقت ممتع مع أداة البرنامج لضمان تسليم المشروع بنجاح.
