قد يشعر قادة المشروع وأعضاء الفريق بالإحباط والغضب من الأعضاء الآخرين الذين يتغيبون عن الاجتماعات. يشعر الأعضاء الذين حضروا الاجتماع بعدم الاحترام وأن عضو عدم الحضور لا يقدر بشكل مناسب أهمية اجتماعاتهم أو الفريق أو مشروعهم. غالبًا ما كان من الممكن منع هذه المشاعر من خلال وضع بعض القواعد لحضور الاجتماع والعقوبات المرتبطة بعدم الحضور. نقدم هنا بعض الأفكار لحل المشاكل التي قد تسببها التغيب عن العمل للمجموعات.
إذا كان الاجتماع لتبادل المعلومات فقط ، فستسمح بعض الفرق بإرسال بديل بدلاً من عضو عادي. الاعتقاد هو أنه يمكن لأي شخص تقديم تحديث. تكمن المشكلة في ذلك في أن البديل قد يعرف المعلومات العامة ولكنه قد لا يكون قادرًا على تقديم إجابات لأسئلة محددة أو لديه معرفة أساسية كافية للمساعدة في اتخاذ القرارات. إذا كان مسموحًا بالبدائل لمشاركة المعلومات فقط ، فيجب على العضو العادي إعلام رئيس الاجتماع أو الميسر مسبقًا بمن سيحل محله.
إذا كان اجتماع فريق حيث يتم حل المشكلات واتخاذ القرار ، فلا ينبغي إرسال البدائل حيث لن يكون لديهم خلفية كافية في إنجازات الفريق أو العمليات ليكون مفيدًا للفريق. بدلاً من ذلك ، يجب أن يعمل العضو الغائب قبل موعد الاجتماع مع رئيس الفريق أو ميسر الاجتماع لتقرير كيفية إنجاز مدخلاتهم أو ما إذا كان بإمكان الفريق المضي قدمًا دون مدخلات أو تمثيل من العضو الغائب.
إذا غاب أحد الأعضاء العاديين عن عدة اجتماعات ، فيجب على الفريق أن يقرر ما إذا كان هذا الشخص هو الشخص المناسب ليكون عضوًا في الفريق أم لا. إذا كانوا أفضل ممثل وتغيبوا بسبب التزامات عمل أخرى أو صعوبة في الوصول إلى موقع الاجتماع ، فيمكن للفريق حينئذٍ أن يقرر ما إذا كان يجب تغيير وقت اجتماع الفريق أو مكانه. إذا قرر الفريق أن ذلك يمثل نقصًا في الالتزام تجاه الفريق أو مشكلة المشروع ، فقد يرغب القائد أو الفريق في التفكير في طلب بديل لهذا العضو الغائب غالبًا إذا كان التمثيل من القسم أو المجموعة ضروريًا.
من المهم تحديد متطلبات الحضور والمشاركة في الاجتماع في بداية الفريق أو المشروع. إذا انتظر الفريق حتى ينتهك شخص ما قاعدة غير مكتوبة أو مطلبًا متصورًا ، فقد يكون الوقت قد فات لحل المشكلة أو قد يستغرق الأمر وقتًا أطول للتنفيذ نظرًا لأن القواعد لم يتم تحديدها في وقت مبكر من العملية. لأغراض تتبع الحضور ، قد يختار الفريق تسجيل الأعضاء الحاضرين وغير الموجودين في محضر الاجتماع. قد يكون البديل هو أن يختار قائد المشروع أو الفريق تعيين عضو بمسؤولية تتبع هذه المعلومات في جدول بيانات وتوعية الفريق بما إذا كانت مشكلة الحضور المتكررة تحدث في الاجتماعات.
يجب على كل مجموعة اجتماع النظر في الأفكار التي قد تعمل لحل مشكلة التغيب في اجتماعاتهم. عند التفكير في الأفكار ، يجب أن يكون الفريق على دراية بضرورة أن يكونوا انتقائيين في وضع القواعد الخاصة بحضور اجتماعاتهم وفرض العقوبات لعدم الالتزام بالقواعد. إن وجود قواعد موثقة وعملية لتطبيق القواعد سيساعد جميع الأعضاء على الشعور باحترام أكبر والتعرف على قيمة وقت الاجتماع أيضًا. قد يتم تقليل استمرار غياب الأعضاء عن الاجتماعات بمجرد أن يفهم جميع الأعضاء أهمية الالتزام بالقواعد والاعتراف بأهمية اجتماعات الفريق.
