اليوم ، تقضي وكالات الأنباء الكبرى يومًا ميدانيًا عندما وجد رجل أعمال بارز نفسه وسط واحدة من أكبر فضائح القرصنة في العالم. بصفتك رجل أعمال ، من السهل استبعاد هذا الخبر باعتباره قصة أخرى ستُنسى قريبًا. الحقيقة هي أن الأخبار يجب أن تكون بمثابة أداة فتح العين للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني أكثر أمانًا. يجب أن تكون خدمات تصفية البريد الإلكتروني وأفضل حلول أرشفة البريد الإلكتروني أفضل صديق لرجل الأعمال في هذه المرحلة نظرًا للخسائر المحتملة.
حافظ على الأشياء منظمة
يذكر العديد من أصحاب الأعمال أنهم يريدون بريدًا إلكترونيًا منظمًا لإدارة أعمالهم بشكل أفضل. في حين أنه قد يكون لديهم أفضل النوايا ، فإن إدارة الأعمال جنبًا إلى جنب مع مخاوف المبيعات كافية لجعلهم ينسون. والنتيجة هي رسالة بريد إلكتروني يمكنهم فهمها وتتبعها بشكل صحيح. يمكن أن يتسبب هذا السيناريو في حدوث تأخيرات نظرًا لأن المالك لا يمكنه أن يعهد برسائل البريد الإلكتروني إلى موظف موثوق به لأن الشخص لن يفهم ما يواجهه. ثم يتحمل المالك عبئًا إضافيًا يتمثل في الاحتفاظ بالاتصالات الرسمية بدلاً من التركيز فقط على إدارة الأعمال.
قد يساعد وجود خدمات تصفية البريد الإلكتروني في حل هذه المشكلة بشكل أسرع. يمكن أن تساعد الخدمات أي تجارة في تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة بشكل صحيح بحيث يمكن لأصحاب الأعمال تفويض هذه المسألة. يمكن تسهيل الاتصال الداخلي والاتصال الخارجي بشكل صحيح وبسهولة أفضل.
يمكن أن تساعد خدمات تصفية البريد الإلكتروني أيضًا في الحفاظ على احتراف الشركة. يتيح للمالكين والموظفين الرئيسيين التحقق من مواعيد العمل بشكل أفضل حتى يمكن حضور ذلك بشكل صحيح. ستختفي الأيام التي يدرك فيها المكتب أنه فاته مأدبة غداء مهمة أو لقاء مع أحد العملاء لأن الخدمة تجلب النظام.
منع مخاطر الإدارة التي قد تؤدي إلى غرامات أو عقوبات محتملة
نظرًا لأن المزيد من الشركات والهيئات الحكومية تحتفظ بسجلات من خلال رسائل البريد الإلكتروني ، فقد أفسح هذا المجال للوائح الحكومية. يوجد في الولايات المتحدة العديد من الوكالات مثل هيئة الأوراق المالية والبورصات (SEC) وإدارة الغذاء والدواء (FDA) والتي تتطلب من الشركات الحصول على أفضل حلول أرشفة البريد الإلكتروني الممكنة. هذا منطقي بشكل خاص حيث يتعين على الشركات ذات الصلة بالاستثمار والأغذية إجراء أبحاث مكثفة. من المحتمل أن تنتهي البيانات المستمدة من هذه الأبحاث كرسائل بريد إلكتروني وستحتاج إلى نسخ احتياطية مناسبة. لا يُعد فقدان البيانات عذرًا صالحًا نظرًا لوجود متطلبات بالفعل لضمان منع حدوث هذا السيناريو.
بدون حلول أرشفة مناسبة ، يمكن أن تواجه الشركات دعاوى قضائية محتملة لأنها لم تمتثل لهذا المطلب. يمكن للعقوبات والغرامات أن تلحق الضرر بصورة الشركة حيث يمكن أن يتسبب ذلك في أكثر من ضرر مالي. قد ينخفض طلب المبيعات أو الخدمة إذا حظيت القضية باهتمام وسائل الإعلام.
وقد يؤدي ذلك أيضًا إلى جعل عملاء الشركة أو الجمهور بشكل عام يشككون في نزاهة الشركة إذا استتبع ذلك محاكمة محكمة. يمكن أن يفسر كثير من الناس هذا على أنه إهمال من جانبهم أو عدم امتثال متعمد. أسوأ جزء هو أن هيئة المحلفين أو القاضي يمكن أن يصدقوا هذا أيضًا وينتهي بهم الأمر بإصدار حكم غير موات.
بصفتك رجل أعمال ، يجب أن تكون مسؤولية الحصول على أفضل حلول أرشفة البريد الإلكتروني على رأس أولوياتك. يمكن أن يعني التأخير مخاطر غير محسوبة: وفي الأعمال التجارية ، من غير العملي تحمل هذه المخاطر عندما يكون من السهل تجنبها.
