“احكم على الشخص بأسئلته وليس بإجاباته”. فولتير ، 1694-1778 ، مؤرخ وكاتب فرنسي
عادة ، يبدأ كل مشروع جديد باجتماع بدء العمل (SOW). عندها يلتقي الكاتب بفريق العميل ويكتشف ما تدور حوله الوظيفة. هذا عندما يكتشف كل ما يحتاج إلى معرفته لإكمال المهمة.
في بعض الأحيان ، على الرغم من ذلك ، يشعر الكاتب بالارتباك قليلاً (هذه خطوة واحدة بعد أن طغت عليه) في هذا الاجتماع بكل الوجوه والأسماء والبيانات الجديدة. يصبح سلبيًا ويستقبل كل ما يقدمه العميل دون طلب المزيد. يمكن أن يؤدي ذلك إلى فقدان بعض المعلومات المهمة جدًا للكاتب.
لقد قابلت مؤخرًا أحد عملائي المنتظمين من أجل SOW. كانت غير رسمية إلى حد ما. لقد عملنا معًا على أنواع مختلفة من المشاريع لسنوات. ربما لهذا السبب غادرت مع تفريغ المعلومات المعتاد ولكن ليس كل المعلومات التي احتجت لمعرفتها حول الورقة البيضاء التي أرادت كتابتها. بعد يوم أو بعد ذلك ، بعد أن بدأت بالفعل في تنظيم المواد ، ووضع الخطوط العريضة ، والقيام بالبحث ، أدركت أنني لا أعرف كم من المفترض أن تكون الوثيقة. لقد كان موضوعًا كبيرًا ، وقد تلقيت مخزونًا كبيرًا من المعلومات. كان من الممكن أن تستمر الورقة في الحصول على مجلدات. لقد قدمت بالفعل معلومات كافية لعشرين أو ثلاثين صفحة.
لتجنب الوقوع في هذا الموقف ، عليك أن تعرف ما الذي تحتاج إلى معرفته. فيما يلي قائمة بالأسئلة التي ستمنحك الحد الأدنى من المعلومات التي تحتاجها بغض النظر عن الوظيفة. يمكن وضع الأسئلة في ثلاث مجموعات. أول شيء يجب أن تعرفه هو:
ماذا او ما نوع المشروع فعلا؟
لا تريد كتابة تقرير تنفيذي عندما يتوقع العميل دليل مستخدم. حتى إذا قال العميل على وجه التحديد أنه دليل مستخدم أو تقرير أو مستند تقني ، فتأكد من فهمك بالضبط لما يعنيه هذا العميل لهذا المشروع بعينه.
من الذي جمهور؟
لا تبدأ في كتابة أي شيء بدون هذه المعلومات – كلما كان ذلك أكثر تحديدًا كان ذلك أفضل. من هؤلاء؟ ماذا يعرفون عن الموضوع؟ كيف سيستخدمون المعلومات؟ هذا هو الوقت المناسب أيضًا للتعرف على مؤشر المقروئية. لن تتواصل مع الجمهور إذا لم تكتب بالمستوى الذي يفهمه.
ما هو ملف غرض؟
تحتاج إلى معرفة سبب قيام العميل بإنشاء هذا المستند المحدد. اكتشف كيف يتوقع العميل من الجمهور أن يفكر أو يتصرف بشكل مختلف بعد قراءة المستند مقارنة بكيفية تفكيره أو تصرفه قبل قراءته.
المجموعة الثانية من الأشياء التي تحتاج إلى معرفتها هي:
ما هو ملف الجدول الزمني؟
هذه ليست مجرد مسألة معرفة متى يتوقع منك إكمال المشروع. يوضح الجدول الزمني متى يجب إكمال الأحداث الرئيسية أثناء عملية إنشاء التسليم النهائي. قد تكون هناك مهام محددة على طول المخطط الزمني يجب عليك إكمالها قبل أن يتمكن الآخرون الذين يعملون في المشروع من إكمال مهامهم.
ما هو المفتاح مصدر المعلومات؟
تحتاج إلى معرفة الشركات الصغيرة والمتوسطة وأين تجدها. تحتاج أيضًا إلى معرفة ما إذا كان كل ما تحتاجه موجودًا في مكان واحد أو إذا كان هناك سفر. سيسمح لك هذا بتقدير مقدار الوقت الذي من المحتمل أن تقضيه في الأجزاء الفردية من المهمة والمقدار الذي ستحتاجه لإكمال المهمة بأكملها.
إرادة البحث الأصلي تكون مطلوبة؟
إذا كان كل المحتوى لا يمكن أن يعتمد على البيانات الموجودة أو يستخرج منها ، فقد تضطر إلى قضاء بعض الوقت في الموقع في مراقبة عملية أو العثور على إجابات في أماكن لم يطلع عليها أي شخص آخر. مثل مصادر المعلومات الرئيسية ، ستساعدك هذه المعلومات في معرفة ما إذا كان هناك وقت كافٍ لك لإكمال المهمة في الإطار الزمني الذي حدده العميل. المجموعة الثالثة لها علاقة بالمستند الذي تقدمه للعميل.
ما هو ملف أسلوب الكتابة؟
هذا سوف يعتمد على الغرض من القطعة. بالنسبة لبعض الأشياء ، ستكون رسميًا أو أكاديميًا. يدعو البعض الآخر إلى أسلوب غير رسمي أكثر ولكن مع وجود بعض الأشياء الصعبة المضمنة فيه. يعتبر الالتزام بأسلوب معين أمرًا مهمًا بشكل خاص إذا كان عملك سيتم دمجه مع مواد مكتوبة من قبل آخرين يعملون في المشروع. إذا أمكن ، استخدم مادة مماثلة مكتوبة للشركة بالأسلوب المطلوب كدليل.
ما هو ملف الذهاب من قبل في الأماكن الصحيحة. لهجة اللغة؟
ستتعامل مع المهمة بشكل مختلف تمامًا اعتمادًا على نغمة المستند. بناءً على الجمهور والغرض من القطعة ، قد يُطلب منك الكتابة بنبرة جادة أو نغمة أخف – حتى للناس. هناك العديد من الطرق لتقديم المعلومات من التهكم إلى التبجيل. تريد أن تبدأ بالنغمة الصحيحة منذ البداية ثم تلتزم بها.
ما هو ملف “بحث” من الناتج؟
حتى بالنسبة إلى مستند Word البسيط ، فأنت بحاجة إلى معرفة كيف يريد العميل النسخة الموضحة على الصفحة وكيف تتم الإشارة إلى الرسوم التوضيحية. يتضمن ذلك الهوامش والمسافات البادئة ونمط التخطيط. قد تكون هناك متطلبات محددة للغاية إذا كان يجب أن تتناسب المواد مع المستندات الأخرى التي تنتجها الشركة.
ما هو ملف صيغة من الناتج؟
قد يطلب العملاء أن يكون التسليم بتنسيق معين مثل Word و Excel و Power Point. قد يكون لدى الشركة خط قياسي وحجم كتابة ولون من المتوقع أن تستخدمه لتوفير الوقت في التنسيق النهائي. قد لا يكون كافيًا تسليم مستند في Word. قد يتوقع العميل أن يكون في 11 نقطة من Ariel Narrow مع العناوين الرئيسية في PMS-Blue 072. إذا كان كتيبًا ، فقد تحتاج إلى القيام بعمل تقريبي للكاتب يحتوي على ثنايا و
هذه هي الأشياء الأساسية التي يجب معرفتها حتى تبدأ في مشروع. تأكد من حصولك على إجابات لهم جميعًا. قم بعمل قائمة تحقق إذا كنت بحاجة إلى ذلك ، واصطحبها معك إلى بيان العمل. إذا لم يتم توفير المعلومات التي تمنحك جميع الإجابات في القائمة ، اطرح الأسئلة – حتى لو كان شيئًا تعتقد أنك يجب أن تعرفه ولا تعرفه. قال رجل حكيم ذات مرة إنه من الأفضل للعميل أن يرى جهلك في بداية المشروع بدلاً من عدم كفاءتك في النهاية.
بالمناسبة ، عندما راسلت العميل بسؤالي عبر البريد الإلكتروني ، قالت إنها تريد ورقة بيضاء ولكن أيضًا شيئًا يمكنها وضعه في الكتب التجارية. كان تقديرها للطول ، “ربما 5 صفحات كحد أقصى”. قد تقع في المشاكل عندما لا تعرف ما تحتاج إلى معرفته.
