مع نمو عملك ، ستجد على الأرجح المزيد من الطرق لاستخدام التكنولوجيا لزيادة الإنتاج (ونأمل أن تحقق الأرباح). يعد اتخاذ القرار لتحسين بيئة التكنولوجيا الخاصة بك من أجل تحقيق أهداف عملك علامة بارزة ضرورية ، ولكن من المهم أيضًا تحديد نطاق مشروعك وميزانيته قبل الانتقال إلى التنفيذ.
تشرح هذه المقالة نهجًا مرحليًا سيساعدك على زيادة ميزانيتك إلى أقصى حد وتقديم أفضل النتائج عند التفكير في تحسين التكنولوجيا.
المرحلة الأولى – حاجة العمل
تم تصميم هذه المرحلة الأولية لمساعدتك على تحديد ما إذا كنت قد أجبت على أسئلة “السبب” من حيث صلتها بأهدافك. يجب أن تكون قادرًا على تحديد فائدة العمل (عائد الاستثمار) بوضوح لمشروعك المحتمل بعد الانتهاء من هذه المرحلة. فيما يلي الخطوات التي ستوجهك خلال هذه المرحلة:
1. ما هي المشكلة / النقص الذي يحتاج إلى استثمارك في الوقت والمال ليتم حله؟
2. هل يتطلب تحدي عملك بالتأكيد تقنية جديدة أو محسّنة؟
أ. هل يحتاج موظفوك إلى تدريب إضافي على الأنظمة الحالية؟
ب. هل يمكن حل التحدي عن طريق تغيير سير العمل أو ممارسات العمل؟
3. بمجرد تحديد المشكلة بوضوح ويشير الحل إلى تحسينات التكنولوجيا ، يمكن وضع ميزانية أولية.
المرحلة الثانية – الميزانية والنطاق
في المرحلة الأولى ، قمنا بتأهيل حلنا المحتمل في مجال التكنولوجيا والآن نحتاج إلى تحديد نطاق الحل. بدون تحديد النطاق ، ستواجه خطر خروج مشروعك عن نطاق السيطرة في الوقت والمال. هذه هي المرحلة التي يجب أن تقضي فيها الوقت لتوثيق متطلبات العمل بوضوح أو “ماذا” سيتم تنفيذه.
1. جمع جميع اللاعبين اللازمين لمناقشة أهداف المشروع.
2. تحديد كيفية تأثير المشكلة التي تم تحديدها في المرحلة الأولى على جميع اللاعبين الرئيسيين.
3. ناقش كيف يمكن حل المشكلة بالتكنولوجيا وكن محددًا من حيث صلتها بممارسات عملك الحالية وسير العمل.
4. توثيق النتائج والمناقشات الخاصة بك.
5. بمجرد تحديد الحل ، يمكنك تقديم مستنداتك إلى البائع (البائعين) المفضل لديك والحصول على عروض أو عروض أسعار.
المرحلة الثالثة – التجريبية
يمكن أن يمثل تنفيذ أي مشروع تقني تحديًا لأن التكنولوجيا نفسها تتغير بسرعة كبيرة وقد يكون لموظفيك توقعات مختلفة مع الحل. تعتبر المرحلة التجريبية فعالة للغاية في “اختبار” الحل والتأكد من تلبية جميع التوقعات.
1. بمجرد تحديد البائع ، يمكنك طلب وضع حل تجريبي أو تجريبي للاستخدام المحدود لنتائج الاختبار.
2. بعد تنفيذ الحل التجريبي ، تأكد من قياس الفعالية والتحقق من حل المشكلات في المرحلة الأولى.
المرحلة الرابعة – التنفيذ
لقد تأكدت الآن من أن البرنامج التجريبي يعمل على حل بعض أو كل المشكلات التي تم تحديدها في المرحلة الأولى ، فأنت الآن جاهز لطرح الحل الكامل. من المهم جدًا إدارة البائع عن كثب والتأكد من تقديمه لما وعد به في عرضه.
1. قم بإنشاء خطة مشروع تتكون من المعالم الرئيسية لتنفيذ الحل الخاص بك.
يتم عرض خطة عينة أدناه:
* إفتتاح المشروع
* مراجعة الميزانية
* تحديد الجداول الزمنية لبقية المشروع
* تحديد متطلبات التدريب
* تثبيت التكنولوجيا / التحسين
* وثق التغييرات في سير العمل الحالي الخاص بك
* إنشاء منتدى للموظفين لتقديم التغذية الراجعة خلال هذه العملية
* تطوير مجموعة من الاختبارات التي تتحقق من أن التكنولوجيا المثبتة حديثًا لا تكسر أي عمليات موجودة.
* تطوير مجموعة من الاختبارات التي تتحقق من أن التكنولوجيا المثبتة حديثًا تلبي توقعات الحل المقترح.
* تأكد من الوفاء بالجداول الزمنية الخاصة بك والميزانية لا تنمو.
* اكتمل التنفيذ
* ابدأ التدريب
2. بعد تثبيت الحل ، ادمج جميع المستندات ومواد التدريب في مستودع واحد للرجوع إليها بسرعة.
المرحلة الخامسة – مراجعة المشروع وإغلاقه
الآن بعد أن تم تنفيذ الحل التكنولوجي بنجاح وتم تدريب الجميع ، ستحتاج إلى إعداد تدابير لضمان أن الحل فعال.
1. قم بإنشاء استبيان مجهول الهوية للموظفين لتقديم التغذية الراجعة.
أ. يجب أن تتضمن أسئلة المسح ما يلي: النجاح الكلي للمشروع ، ومواد التدريب ، وتأثير المسؤولية.
2. تطوير المقاييس التي يمكن أن تقيس الربح و / أو الكفاءة التي تحققت نتيجة لهذا المشروع. سيساعدك هذا على تحديد العائد الحقيقي على الاستثمار.
3. الاستمرار في صقل التدريب.
من المفترض أن يكون هذا النهج التدريجي لإدارة مشروع تقني دليلاً. هناك العديد من التفاصيل داخل كل مرحلة قد تكون طويلة جدًا بحيث لا يمكن وصفها هنا. هناك أيضًا العديد من الكتب التي يمكن أن تساعد في إدارة أي نوع من المشاريع بنجاح ، وليس التكنولوجيا فقط. إليك موقع ويب يعد مرجعًا رائعًا لإدارة المشاريع.
