هل هناك أي أسباب للتفاوض على عقد متعدد السنوات لمجموعتك؟ لماذا تفعل ذلك أو لماذا لا؟
تاريخيا – عادة ما توقع عقدًا جديدًا لاجتماعك السنوي بعد عام أو عامين نظرًا لحجم اجتماعك ونطاقه ، ولكنك لم توقع على عقد متعدد السنوات ، فلماذا تفعل ذلك الآن؟
الافتراضات – لنفترض أولاً بعض العناصر التي تعجبك في فندق المؤتمر الذي تتفاوض معه حاليًا. عدد الغرف المتاحة بالإضافة إلى حجم غرف الاجتماعات وترتيبها ملائم جدًا لجدول أعمالك. أيضًا ، يقع اختيار المكان الخاص بك حيث تعرف أن الحاضرين سيسجلون. يحبون الفندق ومن السهل الوصول إليه بالسيارات أو الخطوط الجوية.
حقائق معروفة – اختيارك الفندقي هو الخيار الذي ترغب في استخدامه. من الواضح أنها كانت رائعة في الماضي أو لديك توصيات رائعة من مخططي اجتماعات آخرين. قد تكون أسباب أخرى بسبب قيود الحجم. قد تكون مجموعتك كبيرة جدًا لدرجة أن هذا الفندق هو واحد فقط من الفنادق القليلة التي ستلائم مؤتمرك أو يقع في موقع استراتيجي بالقرب من شيء حيوي لبرنامجك ، مثل جولة نباتية معينة أو أنشطة وسط المدينة أو ربما ملعب جولف يفضله الحاضرون. أيضًا ، عرض اختيارك للفندق أسعار الغرف التي كانت في النطاق الذي يناسبك أنت وحاضرك.
الإعجابات والتفضيلات – لذلك ، إذا كانت جميع الافتراضات والحقائق المعروفة صحيحة ، يمكننا الآن مناقشة سبب رغبتك في التفاوض على عقد متعدد السنوات. دعنا نتحدث على وجه التحديد عن ثلاثة أسباب كبيرة.
مجموعة التواريخ المفضلة – يحتوي فندقك على ما تحتاجه من حيث الحجم وغرف النوم ، بالإضافة إلى مساحة اجتماعات تم إعدادها بشكل مثالي لمجموعتك ، لذلك من المهم للغاية توقيع عقد عندما تكون هذه العناصر متاحة لك. إذا كنت مترددًا أو تماطل ، فهناك احتمال أن تقوم اتفاقية أخرى بتوقيع عقد لتواريخ قبل أو أثناء أو بعد التواريخ التفضيلية بقليل. في هذه الحالة ، قد لا تكون بعض المساحات أو الغرف المفضلة لديك متاحة وأنت محظوظ.
ببعد أسعار الغرف – توفر عروض الباقات الاستقرار للفندق مع ضمانات للغرف المملوءة مقابل الإشغال الأقل وتوقعات الميزانية المفقودة. لذلك ، لتحقيق هذه الضمانات ، عادةً ما يقدم مديرو مبيعات الفنادق عقودًا متعددة السنوات مع أسعار الغرف المجمعة. أسعار الحزمة أقل مما قد تقدمه من خلال التفاوض على عقدين منفصلين ، سنة تلو الأخرى. ومن ثم ، فإن الحاضرين يجنيون فوائد أسعار الغرف المنخفضة ويسعدون بمهاراتك في التفاوض. إذا كنت تقوم بحجز جزء من أعمال الشركة ، فإن أسعار الغرف المنخفضة تمنح ميزانيتك فترة راحة. في كلتا الحالتين ستظهر على الجانب الإيجابي مع أسعار غرف أفضل.
البنود المتعاقد عليها الخاصة – ومع ذلك ، لا تنسَ طلب تضمين بعض الامتيازات الصغيرة في عقدك. تحقق من إمكانية وسائل الراحة الإضافية أو الغرف أو الأجنحة التكميلية. قد يكون مدير المبيعات الذي يتوقع توقيع عقد متعدد السنوات على استعداد لإضافة شيء ما إلى عقدك لحثك على التوقيع. أنت تحجز أكثر ويجب أن تحصل على مزايا إضافية في العقد بسبب عقدك متعدد السنوات.
ملخص – هناك أسباب محددة للتفاوض وتوقيع عقد متعدد السنوات. بعد الاتفاق على افتراضاتك والحقائق المعروفة ، فإن باقي العقد متعدد السنوات هو “فوز – فوز” لك وللفندق الذي تختاره. يحصل الفندق على إشغال وإيرادات مضمونة لتلبية ميزانية العام المقبل بالإضافة إلى فكرة أفضل عن كيفية التخطيط للسنوات المقبلة. يمكنك الحصول على أسعار غرف أفضل ، بالإضافة إلى مساحة الاجتماعات المفضلة والمواعيد التي تريدها وتحتاجها. لذلك ، ضع في اعتبارك عقدًا متعدد السنوات عندما تشير جميع العوامل إلى الاتجاه الصحيح.
