لطالما كان التخطيط عملية متكاملة عندما يتعلق الأمر بإدارة عملك الخاص. إنه يشجع بشكل أساسي على إنشاء رؤية ورسالة لمنظمتك. بدونها ، هناك احتمال قوي ألا تنجح مساعيك المالية أبدًا لسبب بسيط هو أنك لم تنشئ أي شكل من أشكال الاتجاه.
تبدأ مع نهاية في الاعتبار
تم التأكيد بشكل أكبر على فكرة التخطيط من قبل أحد الأبطال الرائدين في إدارة الوقت والتخطيط ، ستيفن كوفي. في كتابه سبع عادات للأشخاص ذوي الكفاءة العالية، يقترح كوفي أن تبدأ دائمًا بالنهاية. يتحدث عن كيفية تحديد وتطوير أهداف طويلة المدى ليس فقط لنفسك ولكن لموظفيك أيضًا.
في الغرب ، أصيب الناس بالإحباط بسبب النجاح. إنهم يعتقدون أنه حتى لو التزموا بإحراز تقدم ، فإنهم في النهاية يدركون أن المنتج لا يمنحهم حقًا بعض الشعور بالإنجاز. ومع ذلك ، فإن السبب النهائي لخيبة الأمل هذه لا يكمن حقًا في حقيقة أنهم وصلوا إلى ما يعتبرونه نهاية حياتهم. إنها الحقيقة أنهم لم يعطوا أنفسهم حقًا رؤية واضحة لماهية النهاية – فهم لم يحددوا الغرض من مؤسستهم ، خاصة في الصناعة التي يعملون فيها.
فوائد التخطيط
لا ينبغي إنكار أن التخطيط يستغرق الكثير من الوقت ، حيث توجد عوامل معينة يجب أخذها في الاعتبار. عندما تخطط ، ليس عليك فقط مقابلة مجلس الإدارة أو الأعضاء المؤسسين للشركة. الأهم من ذلك كله ، عليك التأكد من أنك قد شاركت خططك مع مرؤوسيك من خلال تمثيلات المشرفين والمديرين من مختلف الإدارات.
ومع ذلك ، لا يوجد طريق مختصر للنجاح ، وبالتالي ، فهذا يعني فقط أنه يجب إنجاز التخطيط. فيما يلي بعض الفوائد التي يمكنك الحصول عليها عند التخطيط:
1. يمنع إضاعة وقتك. كل عضو في منظمة يبذل جهد. ومن ثم ، فمن الصالح أن تجد المكافآت في كل عملك الشاق. عندما لا تخطط ، على الرغم من ذلك ، هناك ميل كبير لأنك ستؤدي وظائف غير ذات صلة. ما هو أسوأ ، أنت تميل إلى تطوير التكرار في عملك. في كلتا الحالتين ، لم تقم بتعظيم الاستفادة من وقتك. عندما لا تخطط جيدًا ، ستفقد الكثير من المواعيد النهائية.
2. يمكنك جمع الموارد التي تحتاجها بالتأكيد. تعتبر الموارد ، مثل الأموال الإضافية للحفاظ على استمرار عملك ، أمرًا بالغ الأهمية لنجاح مؤسستك. عندما تفشل في التخطيط ، لن تتمكن أبدًا من اكتشاف الموارد التي تفتقر إليها ، وبالتالي ، لا يمكنك أبدًا وضع خطة بديلة للتعامل مع حالات الطوارئ وحالات الطوارئ الأخرى.
3. لديك فكرة جيدة عن التغييرات التي يمكن أن تتوقعها بالتأكيد من مؤسستك. تخضع الشركة الجيدة دائمًا لتغييرات لتكمل مع الاتجاهات المتغيرة باستمرار في المجال الذي تعمل فيه. من ناحية أخرى ، يمنحك التخطيط ليس فقط بداية جيدة بمجرد تعيين هذه التغييرات في المنظمة ، ولكن يمكنك جميعًا اتخذ أيضًا الاحتياطات اللازمة لتخفيف وطأة التغييرات الجذرية ، والتي قد تغير إلى حد كبير أداء كل شخص لعمله.
4. يمكن أن يزيد من وجود المنظمة. لا يقضي التخطيط على إهدار الجهود القادمة من أعضائه فحسب ، بل سيساعد أيضًا في تعظيم وقت وأرباح الشركة. يمكنك التخلص من التكرار في الوظائف ؛ تعزيز الاستخدام الأفضل لمواردك البيئية والبشرية والمالية ؛ ويمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في تنفيذ جميع خططك.
مبدأ باريتو
قام جوزيف جوران ، مهندس صناعي ومحسن ، بترويج مبدأ باريتو ، الذي سمي على اسم اقتصادي إيطالي يدعى فيلفريدو باريتو. يُعرف اليوم عمومًا بقاعدة 80-20 ، مما يعني أن 80 بالمائة من أرباح الأعمال يجب أن تأتي من العملاء. يمكنك أيضًا ربط هذا المفهوم بالتخطيط حيث يمكن إكمال 80 بالمائة من الوظيفة باستخدام 20 بالمائة فقط من الوقت. في بيئة لا يتم فيها التخطيط ، يتم إعطاء جهود الأعضاء 80 بالمائة ، ومع ذلك يمكنهم تحقيق 20 بالمائة فقط من النتائج المرجوة.
تبسيط التخطيط بإنتاجية الأجهزة المحمولة
كيف يمكنك تطبيق مبدأ باريتو بشكل أفضل في عملك؟ يمكنك الاستفادة من تقنيات الهاتف المحمول ، مثل الهواتف المحمولة. في الواقع ، يمكن أن يكون هاتفك الخلوي أحد أفضل مواردك للتأكد من أنه يمكنك أنت وبقية موظفيك وضع خطة قوية يمكن تنفيذها ومراقبتها بسهولة.
من أفضل التطبيقات في مجال تمديد المحمول. عندما تكون في مرحلة التخطيط أو حتى في عملية مواكبة تنفيذ خططك ، يجب أن تكون دائمًا على اتصال مع مرؤوسيك والأعضاء الآخرين في المنظمة. ومع ذلك ، عندما يكون معظمكم على الطريق ، يصبح من الصعب جدًا عليك القيام بذلك. ثانيًا ، ليس لدى الجميع الكثير من الوقت لتذكر أرقام الهواتف المحمولة الطويلة.
يوفر امتداد الهاتف المحمول وسيلة مناسبة لجميع أعضاء المنظمة ليكونوا على اطلاع بالخطة أو تنفيذها أو التغييرات المتعلقة بها بمجرد الضغط على أرقام الامتداد. ما يمكن أن تفعله الشركة هو اختيار مزود شبكة واحد فقط للشركة. يجب إعطاء كل مستخدم مسجل رقمه الداخلي الثابت المكون من 4 أرقام والذي يمكن لأي شخص الاتصال به حتى باستخدام هاتف مكتبه.
