تعد الفرق أداة عمل مفيدة لتحسين العملية والجودة ، مما قد يؤدي إلى زيادة رضا العملاء أو تقليل التكلفة. يدرك العديد من المديرين الفوائد التي قد تجلبها الفرق ولكنهم لا يفكرون بشكل صحيح في ما يتطلبه الأمر لجعل الفريق يعمل وفقًا لرغبات إدارة الاتجاه. عند تشكيل الفرق ، يجب على المدير مراعاة الغرض ومشاركة الأعضاء وتنسيبهم ، بالإضافة إلى عمليات وخطط الفريق. من خلال العناصر الخمسة للغرض ، والمشاركة ، والتنسيب ، والعملية ، والتخطيط ، يمكن للإدارة تصميم الفرق بشكل أفضل وتحديد احتياجات التطوير.
غاية – هل سيتفهم الفريق سبب وجوده بوضوح ، وما الذي يجب أن يفعله وكيف سيعرف أنهم ناجحون؟ يجب أن يتفق الفريق والإدارة على بيان الغرض أو الرسالة المكتوب حتى يعملوا معًا في اتجاه مشترك نحو الحلول التي تفي بالغرض العام. يجب أن تتوافق أهداف الفريق والمواعيد النهائية للإدارة مع غرضها العام وستعمل على توجيه الأداء ومساعدتهم على مواجهة التحديات.
المشاركة – من سيكون أفضل الأشخاص الذين يتم تضمينهم في الفريق وما الحجم الذي يجب أن تكون عليه المجموعة من أجل تحقيق هدفها؟ تحتاج الإدارة إلى مراعاة مجموعات المهارات اللازمة والمواقف المهنية والمعرفة العملية عند اختيار أعضاء الفريق. بالإضافة إلى ذلك ، بالنسبة للعضوية في تشكيل الفريق أو مع نمو احتياجات الموظفين ، ابحث عن توازن بين أنواع الشخصية لكل من المهمة والتركيز على الأشخاص ليتم تضمينها حتى يكون تصميم فريق الحلول أكثر تنوعًا وابتكارًا لتحقيق هدف الفريق والمطلوب الشغل.
تحديد مستوى – أين سيتواجد أعضاء الفريق فعليًا وكم مرة يجب أن يخطط الفريق لعقد اجتماعات؟ إذا كان الفريق سيكون مجموعة عمل سليمة ، فقد يجعل هذا بعض الأشياء أبسط ولكن المجموعة ستحتاج إلى غرفة اجتماعات لحل المشكلات المعقدة. إذا كان الفريق منتشرًا على مواقع متعددة ، فسيحتاج المديرون إلى النظر في التكاليف والمشكلات المحتملة التي قد يواجهها الفريق بسبب الثقافة أو الاختلافات الزمنية ، ثم تحديد ما إذا كان السفر لبعض الاجتماعات مطلوبًا أو ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي معدات خاصة للأعضاء للاجتماع بانتظام عبر الهاتف أو عبر الإنترنت.
معالجة – كيف سيصل الفريق إلى حيث يحتاج للوصول لتحقيق هدفه؟ يجب على الأعضاء تطوير القواعد الأساسية الخاصة بهم والموافقة عليها ، وأي قيود قد تضعها الإدارة فيما يتعلق بسلطة اتخاذ القرار أو الحدود الوظيفية. يجب أن يشمل تدريب الفريق الأولي إدارة الاجتماع مع جدول أعمال مقترح للاجتماع وتنسيقات حفظ السجلات ، والتواصل بين الأشخاص ، وحل المشكلات ، وإذا كان ذلك مناسبًا لعمل الفريق ، فيجب أن يتضمن تخطيط العملية.
يخطط – هل سيقر الفريق بموعد اكتمال مشروعه أو مهمته ويعرف ما يحتاجه لإنجاز مهامه؟ إذا كانت الأهداف خاصة بالغرض منها واتفق الفريق على أن هذه الأهداف ذات صلة وقابلة للتحقيق ، فيجب على الفريق الموافقة على جدول زمني للأهداف وطريقة لقياس مدى تحقيقهم للأهداف. لا يجب على الفريق وإدارتهم تحديد المواعيد النهائية للعمل والمعالم المتوقعة في أهدافه وجداوله الزمنية فحسب ، بل يجب أن يتضمن أيضًا التدريب اللازم لاكتساب مهارات التعاون والمهام ذات الصلة.
بالنظر إلى العناصر الخمسة للغرض والمشاركة والتنسيب والعملية والخطة ، يمكن للإدارة تصميم فرق أفضل وتخطيط احتياجات التطوير الخاصة بهم وفقًا لذلك. يعد التعرف على الفوائد التي يمكن للفرق أن تجلبها إلى شركة أو مؤسسة أمرًا جيدًا ، لكن الفرق تكون فعالة فقط عندما تفهم الإدارة ما قد يتطلبه الأمر لتحريك فرقهم في الاتجاه المطلوب. تصبح الفرق المصممة والمطورة جيدًا مفيدة فقط للعملية وتحسين الجودة عندما يفكر المديرون في اختيار الأعضاء للحصول على أفضل مشاركة وموضع مفضل جنبًا إلى جنب مع غرض الفريق وعملية وخطة الفريق.
