يُطلق على منطقة العملية الرئيسية (KPA) اسم إدارة البرامج من الباطن بواسطة CMM / CMMI ولكنها تتوافق مع مجال معرفة إدارة المشتريات في PMBOK®. الهدف هو اختيار البائعين الأكثر قدرة على تلبية احتياجات المشاريع من حيث العمل والمنتج والميزانية. ضع في اعتبارك أنه بينما يرسم PMBOK® أنشطة إدارة المشتريات بفرشاة واسعة لتغطية جميع الصناعات ، فإن CMM / CMMI يهتمون فقط بالأنشطة المتعلقة بمقاولي البرامج من الباطن أو بائعي البرامج. يجب أن تغطي خطة إدارة المشتريات أي عملية شراء. كما هو الحال مع KPAs الأخرى ، يتم تنظيم إدارة البرامج من الباطن في أهداف والتزامات وقدرات وأنشطة وقياسات وعمليات تحقق.
الأهداف
الأهداف الأربعة لهذا الجيش الشعبي الكوري هي:
- يتم اختيار مقاولي البرامج المؤهلين من قبل مدير المشروع. يتم دعم هذا الهدف بالكامل من خلال عملية إجراء المشتريات.
- يوافق العميل والمقاول من الباطن على التزاماتهما تجاه بعضهما البعض. عقد تسليم البضائع و / أو الخدمات بمقابل هو الاتفاق. العقد (منح عقد الشراء) هو ناتج عملية الشراء.
- يحتفظ العميل والمقاول من الباطن باتصالات مستمرة. لا يوجد شيء في عمليات إدارة المشتريات يتناول هذا الهدف على وجه التحديد ؛ ومع ذلك ، فإن جدولة اجتماعات المراجعة المنتظمة ، مثل مراجعات الأداء ، ستحقق هذا الهدف.
- يتتبع العميل نتائج مقاول البرنامج من الباطن مقابل الالتزامات. معلومات أداء العمل وتقارير الأداء ومراجعات الأداء كلها مدخلات لعملية إدارة المشتريات وتعمل على تتبع النتائج مقابل الالتزامات.
الالتزام بالأداء
هناك التزامان: أن يتبع المشروع سياسة تنظيمية مكتوبة لإدارة مقاول البرامج من الباطن وأن مدير تعاقد من الباطن يكون مسؤولاً عن إنشاء وإدارة عقد البرنامج. السياسة هي مسؤولية المؤسسة التي تتعاقد من الباطن مع العمل وأنت ، أو أي شخص تقوم بتعيينه لهذا الدور ، هو مدير العقود من الباطن. خطة إدارة المشتريات الخاصة بك ليست سياسة تنظيمية ولكنها ستحل محل واحدة للمشروع الذي تديره.
القدرة على أداء
ستثبت قدرتك على أداء الأنشطة التي تتطلبها خطتك من خلال تخصيص موارد وتمويل كافيين لوظيفة اختيار وإدارة المقاول من الباطن. أنت المورد الأول المعين للمشروع وأي سياسات تنظيمية ومعايير وقوائم الموردين وخطة إدارة المشتريات الخاصة بك هي أيضًا موارد. يجب أن يكون أي مديرين أو أفراد آخرين تقوم بتعيينهم لعمل اختيار المقاول من الباطن أو إدارته مدربين تدريباً كافياً في هذا العمل وإعطاء توجيهات بشأن الجوانب الفنية للعقد. ستصف خطة إدارة الموارد البشرية الخاصة بك كيف يتم ذلك. يجب أن تدرب تلك المجموعة الموارد التي تم تعيينها لمشروعك من قبل مؤسسات خارجية مثل مجموعة المشتريات.
الأنشطة المنجزة
- حدد وخطط العمل وفقًا للإجراء الموثق ويتم وصف العمل المتعاقد عليه من الباطن في بيان العمل (SOW) ، وهو مشتق من بيان العمل الخاص بالمشروع. سيكون الإجراء الموثق في هذه الحالة هو خطة إدارة المشتريات الخاصة بك. تشمل الأنشطة التفصيلية اتخاذ قرارات الشراء أو شرائها واختيار معايير اختيار البائعين. يجب أيضًا مراجعة بيان العمل والموافقة عليه من خلال الموارد التي تعمل على اختيار وإدارة المقاول من الباطن.
- حدد المقاول من الباطن بناءً على قدرته على أداء العمل وفقًا لإجراء موثق. هذه هي عملية إجراء المشتريات الموضحة في خطة إدارة المشتريات الخاصة بك.
- يتم استخدام العقد بين العميل والمقاول من الباطن لإدارة العقد من الباطن. يتضمن هذا النشاط مواصفات منتجات العمل التي يجب على المقاول من الباطن تقديمها ، والمعايير التي يجب أن يفي بها ، وكيفية إجراء التغييرات ، ومعايير القبول ، وكيفية مراقبة أداء المقاول من الباطن. هذه هي جميع الأشياء القياسية التي تغطيها عمليات إجراء المشتريات وإدارة المشتريات.
- يراجع العميل ويوافق على خطة تطوير مقاول البرامج من الباطن. سيكون هذا ناتجًا مغطى في بيان العمل وسيتم أيضًا وصف عملية الموافقة وشروط الموافقة هناك.
- تُستخدم خطة المقاول من الباطن لتتبع أنشطة المقاول من الباطن. يجب أن يتم التتبع في اجتماعات مراجعة الحالة التي تجريها مع مدير مشروع المقاول من الباطن.
- يتم تحديد التغييرات على بيان العمل الخاص بالمقاول من الباطن والعقد وفقًا لإجراء موثق. سيكون هذا الإجراء هو نظام التحكم في تغيير العقود الموضح في عملية إدارة المشتريات.
- يجري العميل مراجعات دورية للحالة / التنسيق مع إدارة المقاول من الباطن. تسمى هذه مراجعات أداء المشتريات بواسطة PMBOK® وهي جزء من عملية إدارة المشتريات. يجب توضيح ذلك في بيان العمل (SOW) ويجب عقده على فترات زمنية مجدولة (على سبيل المثال مرة واحدة في الأسبوع) لمراجعة حالة مشروع المقاول من الباطن. يستمر هذا النشاط في تحديد معالجة الانحرافات عن الخطة ومعالجة التعارضات. الإجراءات التصحيحية هي جزء من مسؤوليات المقاول من الباطن رئيس الوزراء. قد تؤدي الانحرافات التي لم يتم تناولها بواسطة مدير المشتريات هذا إلى حدوث تعارض ويتم حل التعارضات بواسطة أداة إدارة المطالبات الموضحة في إدارة المشتريات. أفضل طريقة لتلبية هذه الاحتياجات هي التأكد من أن مدير المشروع للمقاول من الباطن يدير مشروعك وفقًا لأفضل ممارسات إدارة المشروع (التي تتطلب اتخاذ إجراءات تصحيحية عندما تنحرف النتائج عن الخطة). يجب عليك أيضًا التأكد من أن رئيس الوزراء يحتفظ بسجل إجراءات أو سجل إصدار لتسجيل أي مشكلات لديك مع المشروع.
- يتم إجراء المراجعات الفنية الدورية مع المقاول من الباطن. يتحقق هذا النشاط من أن المنتج الذي يتم إنتاجه يلبي احتياجاتك وأي أهداف جودة محددة له. تم وصف هذا النشاط في عملية إدارة المشتريات مثل عمليات التفتيش والتدقيق. فسر هذا على أنه يعني مراجعات المواصفات الوظيفية ووثائق التصميم التفصيلية التي ينتجها المقاول من الباطن حيث يتم ترجمة المتطلبات الواردة في مستند متطلبات العمل إلى وظائف ورمز.
- يتم إجراء المراجعات الرسمية لمنتجات عمل المقاول من الباطن في مراحل محددة. هذه المراجعات الرسمية هي ما أشير إليه باجتماعات Gate Review التي أجريت في مراحل رئيسية خلال المشروع. قد يكون للمقاول من الباطن اجتماعات “مراجعة البوابة” معك بصفتك أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين ، أو قد تكون اجتماعات “مراجعة البوابة” كافية بمفردها. في كلتا الحالتين ، يجب مراجعة النواتج المخططة لمرحلة المشروع الفرعي المكتملة للتأكد من اكتمالها ، كما يجب مراجعة الخطط والموارد والمخاطر وما إلى ذلك لمرحلة المشروع الفرعي القادمة.
- تراقب مجموعة ضمان جودة البرامج (SQA) الخاصة بالعميل أنشطة SQA للمقاول من الباطن وفقًا لإجراء موثق. هذا خارج نطاق مشروعك ، إلا إذا كان مشروعك يقوم أيضًا بتنفيذ مجموعة وعمليات SQA. يمكن أن يساهم مشروعك في النشاط من خلال التأكد من أن العقد ، بيان العمل ، وخطة إدارة الجودة الخاصة بك تحدد أنشطة SQA المطلوبة للمقاول من الباطن وإجراء عمليات تدقيق لضمان تنفيذ هذه الأنشطة.
- تراقب مجموعة إدارة التكوين أنشطة التكوين الخاصة بالمقاول من الباطن. يجب أن يشتمل بيان العمل المستخدم لتحديد مسؤوليات المقاول من الباطن على أنشطة إدارة التغيير ويجب أن يتم تسجيلها أيضًا في خطط مشروع المقاول من الباطن. يجب أن تتضمن المراجعات والتدقيقات التحقق من أن المقاول من الباطن يؤدي أنشطة إدارة التغيير الخاصة به وفقًا لخططه.
- يجب عليك إجراء اختبار قبول لتسليمات المقاول من الباطن وفقًا لإجراء موثق. يجب أن تخضع عمليات التفتيش على التسليمات مثل المواصفات والتصميمات والكود لعملية إدارة المشتريات في خطتك. يجب أن يشمل ذلك اختبار البرنامج (اختبار قبول المستخدم).
- يتم تقييم أداء المقاول من الباطن بشكل دوري ومراجعة التقييم مع المقاول من الباطن. تم توضيح ذلك في قسم الأدوات والتقنيات في عملية إدارة المشتريات (مراجعات أداء المشتريات).
القياس والتحليل
لا يوجد سوى قياس واحد: يتم أخذ القياسات واستخدامها لتحديد حالة أنشطة إدارة المشتريات. يتم أخذ هذه القياسات كجزء من الإشراف على أنشطة إدارة المشروع للمشروع ككل. سيتم توفيرها في خطط مشروعك.
التحقق من التنفيذ
يجب مراجعة أنشطة إدارة المشتريات الخاصة بك مع الإدارة العليا بشكل دوري. يمكن أن يحدث هذا في اجتماعات Gate Review و / أو في اجتماعات اللجنة التوجيهية والاجتماعات مع الراعي. إذا كنت تدير مشروعًا وكان لديك مدير مشروع يقدم تقاريره إليك بشأن مشروع فرعي برمجي ، فأنت بحاجة إلى الاجتماع معهم بشكل دوري لمراجعة أنشطة إدارة المشتريات الخاصة بهم. يمكن أن يكون هذا جزءًا من جدول الأعمال للاجتماعات الأسبوعية لمراجعة الحالة ، أو يتطلب اجتماعات خاصة لهذا الغرض. أخيرًا ، يجب على مجموعة SQA مراجعة و / أو تدقيق الأدوات والأنشطة المستخدمة في إدارة المشتريات. سيكون هذا ممكنًا فقط إذا كانت مؤسستك لديها مجموعة SQA. بدون مجموعة SQA ، قد يكون لدى مؤسستك مكتب PMO أو PMC وفي هذه الحالة ستكون هذه المجموعة مسؤولة عن الإشراف على جميع مجالات إدارة المشروع ، بما في ذلك إدارة المشتريات ، وستقوم بإجراء عمليات تدقيق المشروع.
هناك القليل جدًا مما قد يفعله مدير المشروع الذي يلتزم بأفضل ممارسات إدارة المشروع الموضحة في PMBOK® أو يمكنه القيام به لتلبية معايير برنامج KPA لإدارة العقود من الباطن. الشيء الوحيد خارج تأثير مدير المشروع هو إنشاء مجموعة ضمان جودة البرمجيات. هذه المجموعة ضرورية أيضًا لـ KPA لضمان جودة البرامج. لا توجد طريقة أفضل من التي أعرفها لإثبات فهمي لأفضل ممارسات إدارة المشاريع من الحصول على الشهادة كمحترف في إدارة المشاريع (PMP®). يمكن لمديري المشاريع الذين يستوفون معايير PMI® الحصول على الشهادة من خلال حضور دورة PMP® أو تدريب مماثل للتحضير لامتحان PMP® ثم كتابة امتحان الشهادة.
